Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Web-App Bürofy ist:
[Firmenname inkl. Rechtsform], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
E-Mail: [Datenschutz-E-Mail-Adresse], Telefon: [Telefonnummer]

Datenschutzbeauftragte/r (falls benannt): [Name und Kontakt oder „nicht benannt“]

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb der Website, die Bereitstellung von Bürofy und die Abrechnung erforderlich ist. Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern (z. B. Schriftarten-, Video- oder Kartendienste) beim Seitenaufruf ein; Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

3. Hosting und Server-Logfiles

Website und App werden bei [Hosting-Anbieter, Anschrift, Serverstandort] betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der Auslieferung und Sicherheit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach [Anzahl] Tagen gelöscht. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von Bürofy legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten Firmenname, Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert) sowie Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn das Konto beendet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Nach der Registrierung senden wir einen Link zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse. Bis zur Bestätigung verschickt Bürofy keine E-Mails an Dritte – so kann niemand Bürofy mit einer fremden Adresse nutzen.

Anmeldung mit Google, Microsoft oder Apple (optional): Wählen Sie diese Anmeldung, leitet Ihr Browser Sie zum jeweiligen Anbieter (Google Ireland Ltd., Microsoft Ireland Operations Ltd. bzw. Apple Distribution International Ltd., jeweils Irland). Wir erhalten von dort nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ob diese bestätigt ist, und eine Kennung, die Ihr Konto beim Anbieter eindeutig bezeichnet – kein Passwort und keine weiteren Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Verknüpfung können Sie unter Einstellungen → Mein Konto jederzeit lösen. Für die Verarbeitung beim Anbieter gelten dessen Datenschutzhinweise.

5. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie (wb_session), das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält. Einstellungen wie eingeklappte Bereiche oder Entwürfe speichert die App lokal in Ihrem Browser (Local Storage); diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, ist für Skripte nicht lesbar und läuft spätestens nach 30 Tagen, nach längerer Inaktivität oder bei Abmeldung ab. Zu jeder Sitzung speichern wir Browser und Betriebssystem, die auf das Netz gekürzte IP-Adresse und den Zeitpunkt der letzten Aktivität, damit Sie unter „Angemeldete Geräte“ sehen und beenden können, wo Sie angemeldet sind; die Angaben werden mit der Sitzung gelöscht. Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, setzen wir zwischen Passwort und Code für höchstens 10 Minuten das technisch notwendige Cookie wb_2fa (signierte Kennung des Kontos, keine Zugangsdaten). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

6. Daten, die Sie in Bürofy verarbeiten

In Bürofy speichern Sie Daten Ihres Betriebs, z. B. Kunden- und Lieferantenkontakte, Belege, Bankumsätze und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der AGB ist. Die eingesetzten Dienstleister stehen unter Unterauftragnehmer, unsere Schutzmaßnahmen unter Sicherheit.

Kunden unserer Nutzer, die einen Link auf ein Online-Angebot oder einen Bericht zum Unterschreiben öffnen, sehen die Inhalte des jeweiligen Betriebs. Dabei speichern wir die eingegebenen Angaben (Name, Nachricht, Unterschrift) sowie den Zeitpunkt der Annahme bzw. Unterschrift als Nachweis für den Betrieb. Verantwortlich ist der Betrieb, der den Link verschickt hat.

7. E-Mail-Versand

Systemmails (z. B. Passwort zurücksetzen, Einladungen) versenden wir über [E-Mail-Dienstleister]. Belege, die Sie an Ihre Kunden schicken, versendet Bürofy über den von Ihnen hinterlegten Postausgangsserver oder – falls keiner hinterlegt ist – über unseren Systemversand. Versandvorgänge werden in Ihrem Konto protokolliert.

8. Zahlungsabwicklung

Bezahlte Abos werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Beim Bezahlen geben Sie Ihre Zahlungsdaten direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Wir übermitteln an Stripe Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und den gewählten Plan. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

9. KI-Funktionen

Bürofy bietet optionale KI-Funktionen (KI-Assistent, Belegerkennung, Textvorschläge, KI-Telefon). Sie lassen sich unter Einstellungen → KI abschalten. Ist eine Funktion eingeschaltet, übermitteln wir für die jeweilige Anfrage nur die nötigen Inhalte – z. B. das Belegbild oder die Frage an den Assistenten samt der dafür abgerufenen Daten – an Anthropic (Anthropic, PBC, USA bzw. Anthropic Ireland, Ltd.). Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Ergebnisse der KI sind Vorschläge, die Sie vor dem Speichern prüfen.

Kontakt-Import: Beim Import von Kundenlisten kann die KI vorschlagen, welche Spalte welchem Feld entspricht. Dafür werden ausschließlich Spaltenüberschriften und anonymisierte Formatmuster (z. B. „99999 Aa“ statt „86150 Augsburg“) übermittelt – keine Namen, Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Die Umwandlung der Daten erfolgt in Bürofy; die Importdatei wird nicht gespeichert.

10. KI-Telefon

Hat ein Betrieb das KI-Telefon aktiviert, werden Anrufe über Twilio (Twilio Ireland Ltd., Dublin) angenommen. Verarbeitet werden die Rufnummer des Anrufers und das Gesprochene, das in Text umgewandelt und mit Hilfe der KI zu einer Notiz für den Betrieb zusammengefasst wird. Es wird kein Tonmitschnitt in Bürofy gespeichert. Bei der Begrüßung erfahren Anrufer, dass eine digitale Assistenz das Gespräch annimmt. Twilio kann Daten auch in den USA verarbeiten (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln).

11. Bankanbindung, USt-IdNr.-Prüfung, Wetter und Karten

• Bankanbindung: Verbinden Sie ein Konto, ruft Bürofy Umsätze über einen lizenzierten Kontoinformationsdienst ab (Enable Banking Oy, Finnland, bzw. finAPI GmbH, München). Ihre Bank-Zugangsdaten geben Sie nur beim Dienst bzw. Ihrer Bank ein.
• USt-IdNr. prüfen: Auf Knopfdruck fragt Bürofy die Gültigkeit einer USt-IdNr. beim MIAS/VIES-Dienst der EU-Kommission ab; übermittelt wird nur die Nummer.
• Wetter: Für die Wetteranzeige fragt unser Server Ort bzw. Koordinaten bei Open-Meteo (Schweiz) ab – ohne IP-Adressen oder Personendaten Ihrer Nutzer.
• Karten: Links „In Karte öffnen“ führen zu Google Maps. Erst beim Anklicken werden Daten an Google übertragen; es gelten dann die Bestimmungen von Google.

12. Kostenlose Werkzeuge

Die kostenlosen Vorlagen und Rechner auf unserer Website (z. B. Quittung, Zahlungserinnerung, Verzugszinsrechner, Stundenzettel, Fahrtenbuch, Bautagebuch, Abnahmeprotokoll) arbeiten vollständig im Browser. Eingaben werden lokal in Ihrem Browser gespeichert, damit sie beim nächsten Besuch erhalten bleiben, und nicht an uns übertragen.

• Rechnung, Angebot und Kostenvoranschlag: Für die Live-Vorschau und das PDF bzw. die E-Rechnung werden Ihre Eingaben (Ihre Firmendaten, Name und Anschrift des Empfängers, Positionen, Texte) verschlüsselt an unseren Server übertragen, dort nur zur Erzeugung des Dokuments verarbeitet und nicht gespeichert. Ihre Firmendaten speichert nur Ihr Browser. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Werkzeugs).
• E-Rechnung lesen und in E-Rechnung umwandeln: Die Datei wird an unseren Server übertragen, nur für die Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• KI-Hilfe in den Beleg-Werkzeugen: Nur wenn Sie die KI-Hilfe aktiv nutzen, übermitteln wir Ihre Beschreibung, Ihren Firmennamen sowie Betreff und Positionstitel an unseren Dienstleister OpenRouter, Inc. (USA), der die Anfrage an ein Sprachmodell weiterleitet. Name und Anschrift Ihrer Kunden werden dabei nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Wir speichern die Anfragen nicht.
• Schutz vor Missbrauch: Wir zählen Anfragen an diese Werkzeuge kurzzeitig je IP-Adresse, um automatisierte Massenabrufe zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Inhalte der Anfragen werden dabei nicht protokolliert.

13. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

14. Speicherdauer und Aufbewahrung

Buchhaltungsrelevante Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB). Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten exportieren; danach werden sie gelöscht, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

15. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. [zuständige Landesdatenschutzbehörde] (Art. 77 DSGVO)

16. Sicherheit

Die Verbindung zu Bürofy ist per TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir nur als Hash, hinterlegte Zugangsdaten verschlüsselt. Daten verschiedener Betriebe sind logisch voneinander getrennt, Zugriffe innerhalb eines Betriebs regeln Rollen. Details: Sicherheit & Datenschutz.