Software für Fotografen und Designer: Angebot, Anzahlung, Rechnung
Ein Shooting oder ein Logo besteht aus mehr als Arbeitszeit. Dazu kommen Nutzungsrechte, Optionen und eine Anzahlung vor dem Termin. Bürofy bildet das im Angebot ab. Dein Kunde nimmt es online an, und die Anzahlung verrechnest du später automatisch.
- Nutzungsrechte und Optionen als eigene Positionen
- Online-Annahme des Angebots per Link
- Anzahlung als Abschlagsrechnung
Business-Porträts und Teamfotos
Kanzlei Hoffmann & PartnerAngenommen
Typischer Büroalltag
Kennst du das?
Angebote, die niemand versteht
Shooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte, Anfahrt: Im Fließtext verschwimmt, was der Kunde wofür bezahlt. Nachfragen kosten Zeit und Vertrauen.
Ausfall ohne Anzahlung
Der Termin ist geblockt, der Kunde sagt kurzfristig ab. Ohne vereinbarte Anzahlung bleibst du auf dem Ausfall sitzen.
Optionen, die verloren gehen
Zusätzliche Motive oder erweiterte Rechte nennst du im Gespräch. Im Angebot fehlen sie, und das Zusatzgeschäft entgeht dir.
Ablauf
So läuft ein Auftrag mit Bürofy
- 1
Angebot mit Optionen
Du stellst Pauschale, Nutzungsrechte und Nebenkosten als Positionen zusammen. Zusätze stehen als Alternativposition daneben.
- 2
Online annehmen lassen
Der Kunde bekommt einen Link, liest das Angebot und nimmt es mit Namen an. Ohne Antwort erinnert Bürofy automatisch.
- 3
Anzahlung anfordern
Aus dem angenommenen Angebot erstellst du eine Abschlagsrechnung, zum Beispiel über 30 % der Auftragssumme.
- 4
Schlussrechnung stellen
Nach der Lieferung erstellst du die Schlussrechnung. Bürofy zieht die gezahlte Anzahlung automatisch ab.
Beispiel
So sieht ein Angebot aus
Positionen, Mengen und Einheiten, wie du sie kennst. Beschreib den Auftrag in eigenen Worten, die Bürofy KI schlägt die Positionen vor.
Beispielpreise, netto.
Angebot kostenlos erstellenBusiness-Porträts und Teamfotos
Kanzlei Hoffmann & Partner
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fotoshooting vor Ort, inkl. Licht-Setup | 1 Tag | 950,00 € | 950,00 € |
| 2 | Bildauswahl und Bearbeitung je Motiv | 12 Stk. | 35,00 € | 420,00 € |
| 3 | Nutzungsrechte Website und Social Media, zeitlich unbegrenzt | 1 psch. | 600,00 € | 600,00 € |
| 4 | Online-Galerie zur Bildauswahl | 1 psch. | 80,00 € | 80,00 € |
| 5 | Nachbearbeitung nach Abstimmung | 2 Std. | 75,00 € | 150,00 € |
- Summe netto
- 2.200,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 418,00 €
- Gesamt
- 2.618,00 €
Angebote, die Leistung und Rechte trennen
Jede Leistung steht als eigene Position im Angebot: Shooting, Bearbeitung, Nutzungsrechte, Nebenkosten. Mit Überschriften und Zwischensummen gliederst du größere Projekte. Zusätzliche Motive oder erweiterte Rechte führst du als Alternativposition. Sie erscheint mit Preis im Angebot, zählt aber nicht zur Summe. Deine Pakete legst du einmal als Artikel an und fügst sie mit wenigen Klicks ein.
- Überschriften, Zwischensummen, Textpositionen
- Alternativpositionen ohne Einfluss auf die Summe
- Pakete als Artikel mit festem Preis
Online-Annahme statt Hinterhertelefonieren
Das fertige Angebot schickst du als Link. Dein Kunde nimmt es online an oder lehnt es ab, du siehst die Antwort sofort. Kommt keine Reaktion, erinnert Bürofy den Kunden automatisch. Das PDF gestaltest du in einem von vier Designs mit deinem Logo.
- Annahme per Link mit Namen
- Automatische Erinnerung
- Vier PDF-Designs mit Logo
Anzahlung und Schlussrechnung
Aus dem angenommenen Angebot erstellst du eine Abschlagsrechnung als Prozentsatz oder fester Betrag. So sicherst du den Termin vor dem Shooting ab. Die Schlussrechnung zieht alle gezahlten Abschläge automatisch ab. Abschlags- und Schlussrechnungen sind ab dem Professional-Plan enthalten.
- Anzahlung in Prozent oder Euro
- Automatische Verrechnung in der Schlussrechnung
Equipment und Belege im Griff
Kamera, Objektive, Rechner: Teure Anschaffungen führt Bürofy im Anlagenverzeichnis mit Abschreibung, auch geringwertige Wirtschaftsgüter. Software-Abos und Fahrtkosten erfasst du als Beleg per Handyfoto. Am Jahresende steht die EÜR bereit.
- Anlagen mit AfA und GWG
- Belege per Foto mit KI-Erkennung
Eine App für alle
Bürofy für weitere Branchen
Die Beispiele, Einheiten und Textbausteine passen sich deiner Branche an.
Kann ich für Nutzungsrechte einen anderen Steuersatz verwenden?
Kann der Kunde im Online-Angebot einzelne Optionen auswählen?
Gibt es Kundengalerien oder Vertragsvorlagen?
Welcher Plan ist für Fotografen und Designer sinnvoll?
Feierabend statt Papierkram.
In 5 Minuten startklar. 30 Tage alle Funktionen kostenlos – endet automatisch, wenn du nichts tust.