EÜR erstellen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung Schritt für Schritt

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Die Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Du stellst alle Betriebseinnahmen eines Jahres den Betriebsausgaben gegenüber. Die Differenz ist dein Gewinn oder Verlust. Eine Bilanz, Inventur oder doppelte Buchführung ist nicht nötig.

Wer die EÜR nutzen darf, hängt von der Buchführungspflicht ab. Freiberufler wie Designer, Berater oder Ingenieure dürfen die EÜR immer nutzen – unabhängig von Umsatz und Gewinn. Gewerbetreibende wie Handwerker oder Händler dürfen sie nutzen, solange sie nicht im Handelsregister eingetragen sind (als Kaufmann) und die Grenzen aus § 141 AO nicht überschreiten.

Wichtig: Die Buchführungspflicht nach § 141 AO beginnt nicht automatisch. Das Finanzamt muss dich zuvor schriftlich auffordern. Die Pflicht gilt dann ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe folgt. Bis dahin darfst du weiter eine EÜR erstellen.

Die EÜR reichst du nicht als freie Aufstellung ein. Du füllst das amtliche Formular Anlage EÜR aus und übermittelst es elektronisch über ELSTER oder eine zertifizierte Software. Eine Abgabe auf Papier ist nur in Härtefällen auf Antrag möglich. Die Anlage EÜR gehört zur Einkommensteuererklärung. Gewerbetreibende geben zusätzlich die Gewerbesteuererklärung ab, Regelbesteuerte die Umsatzsteuererklärung.

Fristen für das Steuerjahr 2025

Nach § 149 AO endet die Frist sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres. Mit Steuerberatung gilt der letzte Tag im Februar des übernächsten Jahres. Fällt das Fristende auf ein Wochenende, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.

Wer die Frist ohne Steuerberatung verpasst hat, sollte die Erklärung jetzt so schnell wie möglich abgeben. Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen. Gibst du ohne Steuerberatung erst mehr als 14 Monate nach Ablauf des Steuerjahres ab, wird er in der Regel automatisch festgesetzt – mindestens 25 € je angefangenem Monat.

In der EÜR zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zahlungstag (§ 11 EStG). Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem das Geld auf deinem Konto eingeht. Eine Ausgabe gehört in das Jahr, in dem du bezahlst. Schreibst du im Dezember 2026 eine Rechnung und der Kunde zahlt im Januar 2027, ist das eine Einnahme für 2027.

Die 10-Tage-Regel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen

Es gibt eine wichtige Ausnahme. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, gehören zum Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Als kurze Zeit gelten 10 Tage, also der Zeitraum vom 22. Dezember bis 10. Januar. Typische Fälle sind Miete, Leasingraten, Versicherungsbeiträge und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.

Nach der Rechtsprechung des BFH müssen Fälligkeit und Zahlung innerhalb dieses Zeitraums liegen. Beispiel: Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember ist gesetzlich am 10. Januar fällig. Zahlst du sie bis zu diesem Tag, ist sie eine Betriebsausgabe des alten Jahres.

Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Private Ausgaben gehören nicht hinein. Jede Buchung braucht einen Beleg – wie du diese richtig ablegst, erklärt der Ratgeber Belege aufbewahren.

Kfz-Kosten kurz erklärt

Gehört ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen, buchst du alle Kosten als Betriebsausgabe. Die private Nutzung versteuerst du über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch. Die 1-%-Regelung ist nur zulässig, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Nutzt du dein Privatauto für betriebliche Fahrten, setzt du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer an. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt die Entfernungspauschale – 2025 noch 0,30 € für die ersten 20 km und 0,38 € ab dem 21. km, seit 2026 einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer.

Homeoffice-Pauschale

Arbeitest du an einem Tag überwiegend in der eigenen Wohnung, kannst du 6 € pro Tag ansetzen, höchstens 1.260 € im Jahr (210 Tage). Das regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG. Ein eigenes Arbeitszimmer ist dafür nicht nötig. Hast du ein häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt deiner Tätigkeit, gelten andere Regeln. Für die Tage im Homeoffice solltest du eine einfache Liste führen.

Wirtschaftsgüter, die du länger als ein Jahr nutzt, darfst du meist nicht sofort voll absetzen. Du verteilst die Kosten über die Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle. Ein Transporter wird zum Beispiel linear über sechs Jahre abgeschrieben. Im Anschaffungsjahr gilt die AfA monatsgenau ab dem Kaufmonat.

Die Grenzen beziehen sich auf den Nettobetrag. Das gilt auch für Kleinunternehmer, obwohl diese die Vorsteuer nicht abziehen dürfen. Der Sammelposten ist ein Wahlrecht, das für alle Anschaffungen eines Jahres einheitlich gilt. Wählst du ihn, kannst du Güter zwischen 250 € und 800 € nicht gleichzeitig als GWG sofort abziehen.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, laufen Umsatzsteuer und Vorsteuer durch die EÜR. Das wirkt zunächst ungewohnt, gleicht sich aber über die Jahre aus. In der Anlage EÜR erfasst du:

• Vereinnahmte Umsatzsteuer aus Kundenzahlungen als Betriebseinnahme.
• Umsatzsteuer-Erstattungen des Finanzamts als Betriebseinnahme.
• Gezahlte Vorsteuer auf Einkäufe als Betriebsausgabe.
• An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer (Vorauszahlungen und Nachzahlungen) als Betriebsausgabe.

Auch hier gilt das Zahlungsprinzip. Entscheidend ist also, wann du die Umsatzsteuer tatsächlich ans Finanzamt überweist. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Bei ihnen fließen die Bruttobeträge der Einkäufe als Ausgabe in die EÜR.

Mit einer laufend gepflegten Buchhaltung ist die EÜR am Jahresende vor allem Kontrolle. So gehst du vor:

1. Belege vollständig sammeln: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Verträge des Jahres.
2. Bankkonto abgleichen: Jede Kontobewegung braucht einen Beleg und eine Kategorie. Private Zahlungen markierst du als Entnahme oder Einlage.
3. Zahlungstag prüfen: Ordne Einnahmen und Ausgaben nach Zahlungsdatum zu. Prüf die Zahlungen zwischen 22. Dezember und 10. Januar auf die 10-Tage-Regel.
4. Anlagevermögen erfassen: Neue Anschaffungen über 800 € netto ins Anlagenverzeichnis aufnehmen und die AfA berechnen.
5. Sonderposten ergänzen: Private Kfz-Nutzung, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, Homeoffice-Pauschale, Sachentnahmen.
6. Umsatzsteuer abstimmen: Summe der Voranmeldungen mit der Umsatzsteuererklärung und den Zahlungen abgleichen.
7. Anlage EÜR in ELSTER ausfüllen: Die Summen den Zeilen zuordnen, Plausibilität prüfen und mit der Einkommensteuererklärung übermitteln.
8. Unterlagen archivieren: Belege und Aufzeichnungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahren.

Bürofy erstellt die EÜR automatisch aus deinen Buchungen und ordnet sie den Positionen der Anlage EÜR zu. Belege erfasst du per Handyfoto, Kontobewegungen über den Bankabgleich. Die Übermittlung an das Finanzamt erfolgt über ELSTER, für deine Steuerberatung steht ein DATEV-Export bereit. Eine Übersicht über die laufende Buchhaltung gibt der Ratgeber Buchhaltung für Einzelunternehmer.

Malermeisterin Jana K. führt einen Ein-Personen-Betrieb mit Regelbesteuerung. Ihr Transporter (30.000 € netto) wurde im Vorjahr angeschafft und wird über sechs Jahre abgeschrieben. Im Jahr 2026 kauft sie ein Farbspritzgerät für 690 € netto. Alle Beträge sind im Jahr 2026 gezahlt bzw. eingegangen.

Der Gewinn enthält 429,90 € Umsatzsteuer-Effekt: vereinnahmte Umsatzsteuer minus Vorsteuer minus Zahlungen ans Finanzamt. Diese Differenz entsteht nur durch den Zahlungszeitpunkt. Im Folgejahr gleicht sie sich aus, wenn die Restzahlung an das Finanzamt fließt. Ohne Umsatzsteuer betrüge der Gewinn 50.310 €.

• Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum: Offene Forderungen vom Dezember gehören noch nicht in die EÜR des alten Jahres.
• 10-Tage-Regel falsch angewendet: Bei Dauerfristverlängerung zählt die Dezember-Vorauszahlung nicht mehr zum alten Jahr.
• Teure Anschaffungen sofort abgesetzt: Über 800 € netto ist eine AfA nötig, sofern du keinen Sammelposten bildest.
• Umsatzsteuer vergessen: Vereinnahmte Umsatzsteuer und Erstattungen sind Betriebseinnahmen, nicht nur die Netto-Umsätze.
• Private Kfz-Nutzung fehlt: Bei betrieblichen Fahrzeugen ist der private Anteil zwingend als Entnahme zu erfassen.
• Fehlende Belege: Ausgaben ohne ordnungsgemäße Rechnung erkennt das Finanzamt oft nicht an. Achte auf die Pflichtangaben einer Rechnung.
• Frist verpasst: Verspätungszuschläge lassen sich vermeiden, wenn du die Buchhaltung laufend führst.

Dieser Ratgeber ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Sonderfällen wie Betriebsaufgabe, gemischt genutzten Immobilien, Investitionsabzugsbeträgen oder einem Wechsel zur Bilanzierung solltest du eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater einbeziehen.