Selbstständig machen: Checkliste, Kosten und was du beachten musst

Selbstständig zu sein heißt: Du verkaufst deine Arbeit nicht mehr an einen Arbeitgeber, sondern direkt an Kunden. Du bestimmst Preise, Arbeitszeit und Aufträge selbst. Dafür trägst du das Risiko, zahlst deine Versicherungen allein und kümmerst dich um Steuern und Buchhaltung.

Die Wege in die Selbstständigkeit sind sehr unterschiedlich. Vier typische Beispiele aus der Praxis:

• Elektrikermeisterin Sandra verlässt nach acht Jahren ihren Betrieb und gründet einen eigenen Elektrobetrieb mit Transporter und einem Gesellen. Für sie gelten Handwerksrolle, Berufsgenossenschaft und Rentenversicherungspflicht. Alles dazu steht im Guide Selbstständig machen im Handwerk.
• Webentwickler Jonas kündigt seine Festanstellung und arbeitet als Freelancer für drei Agenturen. Ob er Freiberufler oder Gewerbetreibender ist, klärt der Guide Freelancer werden.
• Fotografin Lea fotografiert Hochzeiten am Wochenende und behält ihren Teilzeitjob. Für sie gelten die Regeln aus dem Guide Nebenberuflich selbstständig.
• Murat gründet einen Hausmeisterservice mit Gartenpflege und Winterdienst. Er meldet ein Gewerbe an und achtet darauf, keine meisterpflichtigen Arbeiten anzubieten.

Fünf Fragen vor dem Start

• Gibt es zahlende Kunden? Hast du schon Anfragen, einen früheren Arbeitgeber als Auftraggeber oder Kontakte in der Branche? Ein erster Auftrag vor der Kündigung ist der beste Test.
• Reicht der Preis zum Leben? Als Selbstständiger zahlst du Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub und Krankheitstage selbst. Ein Stundensatz von 30 € ist oft weniger als ein Angestelltengehalt.
• Hast du eine Reserve? Kunden zahlen oft erst 30 Tage nach der Rechnung. Rechne mit drei bis sechs Monatsausgaben als Puffer.
• Darfst du das? Im Handwerk, bei Bewachung, Immobilienvermittlung oder Gastronomie brauchst du eine Qualifikation oder Erlaubnis.
• Haupt- oder Nebenberuf? Ein Start neben dem Job senkt das Risiko. Er muss aber mit dem Arbeitgeber abgestimmt sein.

Diese Reihenfolge hat sich bewährt. Einzelne Punkte entfallen je nach Tätigkeit, etwa die Handwerksrolle für Freiberufler.

1. Geschäftsidee und Preis prüfen: Wer sind deine Kunden, was zahlen sie, wie viele Stunden kannst du abrechnen? Ein einfacher Finanzplan auf einer Seite reicht für den Anfang.
2. Rechtsform wählen: Für Einzelpersonen meist das Einzelunternehmen. GbR, UG oder GmbH nur bei Partnern oder hohem Haftungsrisiko.
3. Gewerbe oder Freiberuf klären: Davon hängt ab, ob du zum Gewerbeamt musst und Gewerbesteuer zahlen kannst.
4. ELSTER-Zugang beantragen: Der Aktivierungscode kommt per Post und braucht ein bis zwei Wochen. Kümmere dich darum zuerst.
5. Erlaubnisse und Handwerksrolle: Im zulassungspflichtigen Handwerk lässt du dich vor der Gewerbeanmeldung bei der Handwerkskammer eintragen.
6. Gewerbe anmelden: Beim Gewerbeamt deiner Gemeinde, oft online. IHK oder HWK erfahren davon automatisch.
7. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung senden: Über ELSTER, innerhalb eines Monats nach Start. Hier entscheidest du auch über die Kleinunternehmerregelung.
8. Versicherungen regeln: Krankenkasse informieren, Rentenversicherung prüfen, Berufsgenossenschaft anmelden, Haftpflicht abschließen.
9. Geschäftskonto eröffnen: Betriebliche und private Zahlungen von Anfang an trennen.
10. Buchhaltung und Rechnungen einrichten: Rechnungsnummern, Belegablage und eine Steuerrücklage ab dem ersten Auftrag.

Wer allein gründet, ist ohne weiteres Zutun ein Einzelunternehmen. Du brauchst keinen Notar, kein Startkapital und keinen Gesellschaftsvertrag. Gewinne versteuerst du über deine private Einkommensteuer. Der Nachteil: Du haftest für Schulden des Betriebs mit deinem gesamten Privatvermögen.

Für die meisten Handwerker, Freelancer und Dienstleister ist das Einzelunternehmen der richtige Start. Eine UG oder GmbH lohnt sich meist erst bei hohen Gewinnen oder hohem Haftungsrisiko. Sie bringt deutlich mehr Aufwand: doppelte Buchführung, Bilanz, Steuerberatung und Geschäftsführergehalt. Ein Wechsel der Rechtsform ist später möglich.

Gewerbe oder Freiberuf?

Freiberufler nach § 18 EStG, etwa Ingenieure, Journalisten, Übersetzer, Künstler oder Lehrkräfte, melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer. Alle anderen Tätigkeiten sind in der Regel ein Gewerbe, also Handwerk, Handel, Hausmeisterservice oder Reinigung. Bei IT, Design und Beratung ist die Grenze oft unscharf. Details stehen in den Guides Freelancer werden und Gewerbe anmelden.

Gewerbeamt

Gewerbetreibende zeigen den Beginn beim Gewerbeamt ihrer Gemeinde an (§ 14 GewO). In vielen Städten geht das online mit dem Personalausweis. Die Gebühr liegt meist zwischen 15 und 65 €. Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, Kammer und Berufsgenossenschaft. Den genauen Ablauf erklärt der Ratgeber Gewerbe anmelden.

Finanzamt: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Gewerbetreibende und Freiberufler senden innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER (§ 138 AO). Darin schätzt du Umsatz und Gewinn für das erste und zweite Jahr. Danach bekommst du deine Steuernummer. Die brauchst du für jede Rechnung. Was danach in der Buchhaltung passiert, zeigt der Ratgeber Buchhaltung für Gründer.

Kammer und Handwerksrolle

Gewerbetreibende werden automatisch Mitglied der IHK, Handwerksbetriebe der Handwerkskammer. Im zulassungspflichtigen Handwerk, etwa als Elektriker, Maler oder Dachdecker, musst du dich vorher in die Handwerksrolle eintragen lassen. Freiberufler gehören keiner IHK an, manche aber einer eigenen Berufskammer, zum Beispiel Architekten oder Steuerberater.

Berufsgenossenschaft

Jedes Unternehmen muss sich innerhalb einer Woche bei der zuständigen Berufsgenossenschaft melden (§ 192 SGB VII). Sobald du Mitarbeiter hast, sind diese dort gegen Arbeitsunfälle versichert. Ob du als Inhaber selbst pflichtversichert bist, regelt die Satzung der jeweiligen BG. Andernfalls kannst du dich freiwillig versichern. Für körperliche Arbeit ist das dringend zu empfehlen.

Kleinunternehmer ja oder nein?

Im Fragebogen entscheidest du über die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Du darfst sie nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Im Gründungsjahr muss der voraussichtliche Umsatz unter 25.000 € liegen. Du stellst dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer, darfst aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Firmenkunden können die Umsatzsteuer selbst abziehen. Für sie ist ein Preis mit Umsatzsteuer kein Nachteil. Privatkunden zahlen dagegen 19 % mehr. Ein ausführliches Rechenbeispiel findest du im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Krankenversicherung

Hauptberuflich Selbstständige sind in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert oder wechseln in die private Krankenversicherung. In der GKV richtet sich der Beitrag nach dem Einkommen. Es gilt aber eine Mindestbemessungsgrundlage: 2026 sind das 1.318,33 € im Monat. Daraus ergibt sich inklusive Zusatzbeitrag und Pflegeversicherung ein Mindestbeitrag von grob 270 bis 300 € im Monat, je nach Kasse, Krankengeld und Kinderzahl.

Melde die Selbstständigkeit sofort deiner Krankenkasse. Der Beitrag wird zunächst vorläufig nach deiner Schätzung festgesetzt und später anhand des Steuerbescheids korrigiert. Ein Krankentagegeld ist wichtig: Ohne Absicherung hast du bei längerer Krankheit kein Einkommen.

Rentenversicherung

Die meisten Selbstständigen sind nicht gesetzlich rentenversicherungspflichtig. Ausnahmen gelten unter anderem für Handwerker in der Handwerksrolle (§ 2 Nr. 8 SGB VI), Lehrkräfte, Pflegekräfte, Künstler und Publizisten über die Künstlersozialkasse sowie Selbstständige, die im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine Mitarbeiter haben (§ 2 Nr. 9 SGB VI). Alle anderen sorgen selbst vor, freiwillig in der gesetzlichen Rente oder privat.

Berufs- und Betriebshaftpflicht

Eine Betriebshaftpflicht zahlt, wenn du bei der Arbeit Personen oder Sachen schädigst, etwa wenn ein Fliesenleger beim Kunden eine Wasserleitung anbohrt. Für Berater, Entwickler und Designer ist eine Berufshaftpflicht wichtig, die reine Vermögensschäden abdeckt, etwa wenn ein Programmierfehler den Onlineshop des Kunden lahmlegt. Für manche Berufe ist sie Pflicht, zum Beispiel für Architekten. Die Beiträge liegen je nach Branche und Deckungssumme meist zwischen etwa 100 und 1.500 € im Jahr.

Die reinen Anmeldungen kosten wenig. Teuer sind die laufenden Fixkosten und die Ausstattung. Die folgende Tabelle zeigt Richtwerte für ein Einzelunternehmen.

Rechne zusätzlich die Ausstattung ein. Ein IT-Freelancer kommt mit Laptop und Software oft mit 2.000 bis 4.000 € aus. Ein Handwerksbetrieb braucht Fahrzeug, Werkzeug und Material, schnell 20.000 € und mehr. Die Startkosten im Handwerk zeigt der Guide Selbstständig machen im Handwerk.

Förderung für Existenzgründung

• Gründungszuschuss (§ 93 SGB III): Wer Arbeitslosengeld I bezieht und noch mindestens 150 Tage Restanspruch hat, kann ihn bei der Agentur für Arbeit beantragen. Sechs Monate gibt es das Arbeitslosengeld plus 300 € für die Sozialversicherung, danach optional neun Monate je 300 €. Es ist eine Ermessensleistung, du brauchst eine fachkundige Stellungnahme, etwa von IHK oder HWK.
• Einstiegsgeld (§ 16b SGB II): Für Gründer, die Leistungen vom Jobcenter beziehen. Höhe und Dauer legt das Jobcenter im Einzelfall fest.
• ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW: Zinsgünstiger Kredit über die Hausbank für Gründer und junge Unternehmen bis fünf Jahre, auch im Nebenerwerb. Die KfW hat den Höchstbetrag auf 200.000 € angehoben.
• Programme der Länder: Viele Bundesländer haben eigene Gründerkredite, Beratungsförderung oder Meistergründungsprämien. Die Förderdatenbank des Bundes gibt einen Überblick.

Stell Förderanträge immer vor dem Start. Beim Gründungszuschuss etwa musst du bei Beginn der Selbstständigkeit noch Arbeitslosengeld beziehen. Wer sich erst anmeldet und dann fragt, geht oft leer aus.

Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll. Wenn Kundenzahlungen und Supermarkteinkäufe auf einem Konto landen, suchst du am Jahresende jede Buchung zusammen. Entnahmen für den Lebensunterhalt buchst du als Privatentnahme.

Rechnungen und Belege von Anfang an richtig

• Jede Rechnung braucht alle Pflichtangaben und eine eindeutige Rechnungsnummer.
• Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 musst du sie an Firmenkunden auch selbst ausstellen.
• Jeder Beleg wird erfasst und aufbewahrt, digital nach den Regeln der GoBD.
• Einzelunternehmer ohne Bilanzpflicht ermitteln den Gewinn mit der EÜR.

Für die ersten Rechnungen reicht der kostenlose Rechnungsgenerator. Sobald regelmäßig Aufträge kommen, spart eine Software Zeit. In Bürofy schreibst du Angebote und Rechnungen, fotografieren Belege mit dem Handy und gleichen Zahlungen über den Bankabgleich ab. Die EÜR und die Kennzahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung entstehen aus deinen Buchungen. Als Kleinunternehmer druckt Bürofy den Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf die Rechnung.

Preise kalkulieren statt raten

Viele Gründer orientieren sich am alten Stundenlohn. Das reicht nicht. Dein Preis muss Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub, Krankheit, Ausstattung und unbezahlte Zeit für Akquise und Büro tragen.

Entscheidend sind die abrechenbaren Stunden. Wer 40 Stunden pro Woche arbeitet, kann oft nur 20 bis 30 davon in Rechnung stellen. Wie Handwerker den Satz mit Material, Fahrzeug und Mitarbeitern berechnen, zeigt der Ratgeber Stundenverrechnungssatz.

Der häufigste Grund für Geldprobleme im zweiten Jahr ist nicht fehlender Umsatz, sondern der erste Steuerbescheid. Im Gründungsjahr schätzen viele den Gewinn im Fragebogen vorsichtig. Das Finanzamt setzt dann keine oder niedrige Vorauszahlungen fest. Ein Jahr später kommt die Rechnung, und zwar doppelt.

Rechenbeispiel: die doppelte Belastung

Grafikdesignerin Nina gründet im Januar 2026 und schätzt im Fragebogen 12.000 € Gewinn. Das Finanzamt setzt keine Vorauszahlungen fest. Tatsächlich verdient sie 40.000 €. Nach Abzug von Versicherungsbeiträgen bleibt ein zu versteuerndes Einkommen von rund 34.000 €.

Weitere typische Fehler

• Zu niedrige Preise: Wer zum alten Stundenlohn arbeitet, zahlt Versicherungen und Urlaub aus der Substanz.
• Keine Trennung von Konten: Private und betriebliche Zahlungen vermischt machen die Buchhaltung teuer.
• Belege gesammelt statt erfasst: Der Schuhkarton am Jahresende kostet Tage und oft auch abziehbare Ausgaben.
• Fristen verpasst: Fragebogen, Umsatzsteuervoranmeldung und Meldung an die Berufsgenossenschaft haben feste Termine. Verspätungen kosten Zuschläge.
• Kleinunternehmergrenze übersehen: Wer im laufenden Jahr 100.000 € überschreitet, muss ab dem nächsten Umsatz Umsatzsteuer berechnen.
• Kein Mahnwesen: Offene Rechnungen ohne Nachfassen sind zinslose Kredite an Kunden. Eine freundliche Zahlungserinnerung nach Fälligkeit ist normal.
• Gewerbesteuer vergessen: Ab einem Gewinn über 24.500 € kann sie anfallen. Sie wird aber großteils auf die Einkommensteuer angerechnet, siehe Gewerbesteuer.

Dieser Guide gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Gebühren, Beiträge und Förderprogramme können je nach Ort, Kasse und Kammer abweichen.