Software für Freelancer: von der Stunde zur bezahlten Rechnung
Du arbeitest für mehrere Kunden gleichzeitig, mal nach Stunden, mal als Pauschale, mal im monatlichen Retainer. Bürofy erfasst deine Zeiten je Projekt und macht daraus Rechnungen. Laufende Betreuung rechnest du automatisch jeden Monat ab.
- Zeiten je Projekt erfassen und direkt abrechnen
- Retainer als Serienrechnung, monatlich automatisch
- 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten
Relaunch Unternehmenswebsite
Muster Software GmbHAngenommen
Typischer Büroalltag
Kennst du das?
Stunden gehen verloren
Zeiten stehen in einer Tabelle, im Kalender oder nirgends. Am Monatsende rekonstruierst du, was du für welchen Kunden gemacht hast. Jede vergessene Stunde ist Umsatz, der fehlt.
Jeden Monat dieselbe Rechnung
Für Retainer und Wartungsverträge kopierst du die Rechnung vom Vormonat, änderst Datum und Leistungszeitraum. Das ist Routine, und genau dabei passieren Fehler.
Projekt läuft über das Budget
Der Kunde hat 40 Stunden freigegeben. Wie viele davon schon abgerechnet sind, weißt du erst, wenn du nachrechnest. Dann ist das Gespräch über Mehraufwand unangenehm.
Ablauf
So läuft ein Auftrag mit Bürofy
- 1
Angebot schicken
Du schreibst das Angebot mit Stunden, Tagessatz oder Pauschale. Der Kunde bekommt einen Link und nimmt das Angebot online an.
- 2
Zeiten erfassen
Du startest die Stempeluhr oder trägst Zeiten nach. Jede Zeit hängt an einem Projekt und an einer Tätigkeit wie Konzeption oder Umsetzung.
- 3
Stunden abrechnen
Du wählst das Projekt, Bürofy fasst die offenen Zeiten zu Rechnungspositionen zusammen. Du prüfst den Stundensatz und schließt die Rechnung ab.
- 4
Zahlung zuordnen
Über den Bankimport erkennt Bürofy den Zahlungseingang und ordnet ihn der Rechnung zu. Offene Beträge siehst du auf einen Blick.
Beispiel
So sieht ein Angebot aus
Positionen, Mengen und Einheiten, wie du sie kennst. Beschreib den Auftrag in eigenen Worten, die Bürofy KI schlägt die Positionen vor.
Beispielpreise, netto.
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Muster Software GmbH
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Konzeption und Informationsarchitektur | 2 Tag | 720,00 € | 1.440,00 € |
| 2 | Umsetzung Frontend | 32 Std. | 90,00 € | 2.880,00 € |
| 3 | Einrichtung CMS und Schulung | 1 psch. | 650,00 € | 650,00 € |
| 4 | Texterstellung Startseite und Leistungsseiten | 6 Stk. | 180,00 € | 1.080,00 € |
| 5 | Wartung und Updates (Retainer) | 3 Monat | 290,00 € | 870,00 € |
- Summe netto
- 6.920,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 1.314,80 €
- Gesamt
- 8.234,80 €
Zeiterfassung, die in der Rechnung landet
Die Stempeluhr läuft im Browser, auf dem Rechner und auf dem Handy. Du ordnest jede Zeit einem Projekt zu und wählst eine Tätigkeit. Zeiten, die du nicht berechnen willst, markierst du als nicht abrechenbar. Unter „Stunden abrechnen“ wählst du das Projekt. Bürofy fasst die offenen Zeiten nach Tätigkeit zusammen, mit Leistungszeitraum. Du übernimmst sie als Positionen in die Rechnung. Zeiterfassung ist ab dem Professional-Plan enthalten.
- Stempeluhr oder Zeiten nachtragen
- Abrechenbar oder intern markieren
- Stunden mit Leistungszeitraum in die Rechnung
Retainer als Serienrechnung
Für laufende Betreuung legst du eine Serienrechnung an: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Platzhalter wie {MONAT} oder {ZEITRAUM} setzen den Leistungszeitraum automatisch in den Text. Du entscheidest, ob Bürofy die Rechnung als Entwurf anlegt oder direkt per E-Mail verschickt. Serienrechnungen sind schon im Starter-Plan enthalten.
- Intervall von monatlich bis jährlich
- Leistungszeitraum im Voraus oder im Nachhinein
- Als Entwurf oder automatisch versenden
Projekte mit Budget im Blick
Jedes Projekt bündelt Angebot, Zeiten, Rechnungen und Dateien. Hinterlegst du ein Budget, zeigt Bürofy, wie viel Prozent davon schon abgerechnet sind. Wird es überschritten, siehst du das in der Projektliste. So sprichst du Mehraufwand an, bevor er entsteht. Für größere Projekte stellst du Abschlagsrechnungen, die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
- Budget und abgerechneter Anteil je Projekt
- Abschlags- und Schlussrechnung
Kunden im Ausland und E-Rechnung
Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, stellst du die Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren aus. Bürofy setzt den Hinweis zur Steuerschuldnerschaft und zeigt die USt-IdNr. des Kunden. Für deutsche Geschäftskunden erstellst du E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung. Empfangene E-Rechnungen zeigt Bürofy lesbar an.
- Reverse Charge mit Hinweistext
- ZUGFeRD und XRechnung
Eine App für alle
Bürofy für weitere Branchen
Die Beispiele, Einheiten und Textbausteine passen sich deiner Branche an.
Brauche ich als Freelancer ein Gewerbe für Bürofy?
Kann ich Rechnungen auf Englisch oder in US-Dollar schreiben?
Welcher Plan passt für Freelancer?
Kann ich verschiedene Stundensätze je Kunde abrechnen?
Gibt es eine App für das Handy?
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