Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG: Checkliste mit Beispielen

Nicht jede Leistung verlangt eine Rechnung. Das Gesetz unterscheidet danach, wer dein Kunde ist. Arbeitest du für ein anderes Unternehmen, bist du zur Rechnung verpflichtet. Arbeitest du für Privatpersonen, ist die Rechnung meist freiwillig – mit einer wichtigen Ausnahme für das Handwerk.

• Kunde ist ein Unternehmen: Du musst innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen.
• Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden: Auch hier gilt die Pflicht zur Rechnung binnen sechs Monaten. Das betrifft etwa Maler, Elektriker, Dachdecker oder Gärtner.
• Sonstige Leistungen an Privatkunden: Eine Rechnung ist nicht vorgeschrieben, aber üblich und sinnvoll – schon für deine eigene Buchhaltung.

Sobald du eine Rechnung schreibst, muss sie die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Das gilt auch, wenn du die Rechnung freiwillig ausstellst. Für deine eigenen Unterlagen ist die Rechnung außerdem der wichtigste Beleg. Wie du sie richtig ablegst, liest du im Ratgeber zur Buchhaltung für Einzelunternehmer.

Die folgende Tabelle zeigt alle Pflichtangaben einer Rechnung über mehr als 250 € brutto. Geh die Liste vor dem Versand einmal durch. So vermeidest du die häufigsten Rückfragen.

Die Angaben 9 und 10 brauchst du nur in bestimmten Fällen. Die Angaben 1 bis 8 gehören auf jede normale Rechnung. Den Gesamtbetrag (brutto) verlangt das Gesetz zwar nicht ausdrücklich. Er gehört aber selbstverständlich auf jede Rechnung, damit dein Kunde weiß, was er zahlen soll. Wie du eine Rechnung Schritt für Schritt aufbauen, mit Zahlungsziel, Versand und vollständigem Muster, zeigt die Anleitung Rechnung schreiben.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Nummer darf es nur einmal geben. Lückenlos hochzählen musst du nicht zwingend, das Finanzamt erwartet aber ein nachvollziehbares System. Bewährt hat sich ein Schema aus Jahr und laufender Zahl, etwa 2026-0147. Du darfst auch mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel einen pro Filiale oder Geschäftsbereich.

Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst nur eine der beiden Nummern angeben. Viele Selbstständige nutzen die USt-IdNr., weil sie die Steuernummer nicht auf jedem Dokument zeigen möchten. Die USt-IdNr. beantragst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern. Für Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern brauchst du sie ohnehin.

Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem du geliefert oder die Arbeit erbracht hast. Es ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Bei längeren Aufträgen gibst du einen Zeitraum an. Es genügt auch der Kalendermonat, etwa „Leistungszeitraum Oktober 2026“. Stimmen Rechnungs- und Leistungsdatum überein, schreibst du: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.“

Leistungsbeschreibung

Die Beschreibung muss so genau sein, dass ein Dritter die Leistung erkennt. „Diverse Arbeiten“ oder „Beratung“ reicht nicht. Eine Webdesignerin schreibt besser: „Gestaltung und Umsetzung einer Unternehmenswebsite mit fünf Unterseiten, inklusive Kontaktformular“. Ein Malerbetrieb nennt Raum, Fläche und Art der Arbeit.

Steuersatz und Steuerbetrag

Weise den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag getrennt aus. Gelten verschiedene Steuersätze, etwa 19 % und 7 %, trennst du die Beträge nach Satz. Beispiel: Der Malerbetrieb berechnet 3.200,00 € netto. Dazu kommen 19 % Umsatzsteuer, also 608,00 €. Der Kunde zahlt 3.808,00 €.

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Das spart Zeit bei kleinen Aufträgen, etwa einer Reparatur vor Ort oder einem Verkauf am Ladentresen.

Eine Kleinbetragsrechnung braucht nur diese Angaben:

• Deinen vollständigen Namen und deine Anschrift
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• den Bruttobetrag und den Steuersatz (oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung)

Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum dürfen fehlen. Trotzdem lohnt sich eine Nummer: So findest du die Rechnung in deiner Buchhaltung schneller wieder.

Rechnung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen keine Umsatzsteuer. Seit 2025 gilt: Dein Umsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 € und liegt im laufenden Jahr nicht über 100.000 €. Mehr zu den Grenzen liest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und das Entgelt. Statt der Umsatzsteuer schreibst du einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Eine übliche Formulierung lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Beispiel: Eine Webdesignerin ist Kleinunternehmerin und stellt 1.500 € für eine Landingpage in Rechnung. Auf der Rechnung steht nur dieser Betrag. Es gibt keine Zeile für Umsatzsteuer, dafür den Hinweis auf § 19 UStG.

Reverse Charge: der Kunde schuldet die Steuer

In manchen Fällen zahlst nicht du, sondern dein Kunde die Umsatzsteuer an das Finanzamt (§ 13b UStG). Das betrifft vor allem Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern. Im Inland gilt es zum Beispiel für bestimmte Bauleistungen an andere Bauunternehmer, etwa wenn ein Elektriker als Subunternehmer für einen Generalunternehmer arbeitet.

Die Rechnung enthält dann nur den Nettobetrag, keine Umsatzsteuer, und den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a UStG). Bei Leistungen in andere EU-Länder gehören zusätzlich deine USt-IdNr. und die des Kunden auf die Rechnung. Ob Reverse Charge greift, ist im Einzelfall nicht immer leicht zu beurteilen. Frag im Zweifel deine Steuerberatung.

Arbeitest du am Haus, in der Wohnung oder im Garten eines Privatkunden, gelten zwei zusätzliche Regeln. Erstens musst du eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen. Zweitens muss auf der Rechnung ein Hinweis stehen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 14b UStG).

Die Frist für deinen Kunden beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein möglicher Text: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren.“

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz. Es entscheidet aber, wann dein Kunde in Verzug gerät. Schreib ein konkretes Datum oder eine klare Frist auf die Rechnung, etwa „zahlbar bis 10.11.2026“ oder „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.

Fehlt eine Frist, kommt dein Kunde nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen hast. Bietest du Skonto an, nenn Prozentsatz und Frist. Wie es weitergeht, wenn trotzdem nicht gezahlt wird, erklärt der Ratgeber Mahnung schreiben.

• Bankverbindung mit IBAN gut sichtbar angeben
• Rechnungsnummer als Verwendungszweck erbitten
• Zahlungsziel als festes Datum statt „sofort“
• Skonto mit Frist und Prozentsatz, z. B. „2 % bei Zahlung bis 03.11.2026“

Fehler passieren. Wichtig ist, dass du sie sauber und nachvollziehbar behebst. Eine einmal versendete Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben. Das verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).

Rechnungskorrektur

Bei kleinen Fehlern wie einer fehlenden Angabe genügt ein Korrekturdokument. Es muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen, also deren Nummer und Datum nennen. Darauf stehen nur die fehlenden oder falschen Angaben in richtiger Form.

Storno und neue Rechnung

Bei falschen Beträgen ist ein Storno meist übersichtlicher. Du erstellst eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die den alten Betrag als Minusbetrag ausweist. Danach schreibst du eine neue, korrekte Rechnung. Alle drei Dokumente bleiben in deiner Buchhaltung. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, wie der Ratgeber Belege aufbewahren erklärt.

In Bürofy prüft der Rechnungseditor die Pflichtangaben vor dem Versand und erstellt Stornos mit eigener Nummer, ohne die ursprüngliche Rechnung zu verändern.