E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD Schritt für Schritt

Die Pflicht zum Ausstellen gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.

Freiwillig darfst du schon heute E-Rechnungen schicken, eine Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr nötig. Die Einzelheiten zu Fristen und Ausnahmen stehen im Überblick E-Rechnung und E-Rechnungspflicht.

Eine Word- oder Excel-Rechnung, die du als PDF speicherst, ist keine E-Rechnung. Ihr fehlt der strukturierte Datensatz. Auch ein Scan oder ein Foto erfüllt die Pflicht nicht.

1. Firmendaten vollständig hinterlegen

Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Kontaktperson mit E-Mail und Telefon sowie deine Bankverbindung. In der E-Rechnung sind viele dieser Angaben eigene Pflichtfelder, etwa die Kontaktdaten des Verkäufers in der XRechnung.

2. Kundendaten anlegen

Firmenname, vollständige Anschrift mit Ländercode und, wenn vorhanden, die USt-IdNr. des Kunden. Bei Behörden brauchst du die Leitweg-ID, bei Firmenkunden oft eine Bestell- oder Kostenstellennummer. Diese gehört in das Feld „Käuferreferenz“.

3. Positionen mit Einheit erfassen

Jede Position braucht Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Die Einheit wird in der XML-Datei als Code übertragen. Ein gutes Programm übersetzt deine gewohnten Einheiten automatisch.

4. Steuer richtig zuordnen

Jede Position bekommt eine Steuerkategorie. Normalfall ist „S“ (Regelsteuersatz 19 % oder ermäßigt 7 %). Für Bauleistungen an Bauunternehmer mit Reverse Charge gilt „AE“, für steuerfreie Leistungen „E“ mit Angabe des Befreiungsgrunds. Fehler an dieser Stelle führen oft zu Prüffehlern.

5. Zahlungsangaben ergänzen

Fälligkeitsdatum, IBAN, BIC und Verwendungszweck. Skonto lässt sich ebenfalls strukturiert angeben. So kann die Software des Kunden die Zahlung vorbereiten, ohne dass jemand die IBAN abtippt.

6. Technisch prüfen (validieren)

Vor dem Versand prüfst du die Datei gegen die Regeln der EN 16931 und, bei XRechnung, gegen die deutschen Zusatzregeln. Das BMF erwartet laut Schreiben vom 15.10.2025 eine solche Validierung. Formatfehler führen dazu, dass keine gültige E-Rechnung vorliegt.

7. Verschicken und archivieren

Die E-Rechnung schickst du als Anhang per E-Mail, lädst sie in ein Kundenportal hoch oder übermittelst sie über das Peppol-Netz. Archiviere die verschickte Datei acht Jahre (§ 14b UStG).

Viele Selbstständige haben eine Rechnungsvorlage, die sie behalten möchten. Diese lässt sich in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln: Das vorhandene PDF bleibt sichtbar, und die Rechnungsdaten werden als XML-Datei eingebettet.

1. Rechnung wie gewohnt in Word oder einem anderen Programm schreiben und als PDF speichern.
2. Das PDF im Werkzeug In E-Rechnung umwandeln hochladen.
3. Absender, Kunde, Nummer, Datum, Positionen und Summen genau wie auf dem PDF eintragen.
4. Prüfhinweise beachten und die ZUGFeRD-Datei herunterladen.

Eine reine XRechnung lässt sich aus einem PDF nicht einfach „umwandeln“, weil dabei das sichtbare Dokument wegfällt. Dafür trägst du die Daten in ein Programm oder ein Erfassungsportal ein. Für gelegentliche Umstellungen ist die Umwandlung ein guter Einstieg, für den Dauerbetrieb ein Rechnungsprogramm.

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt schon seit dem 27.11.2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), unabhängig vom Umsatz. Ausgenommen sind dort nur Direktaufträge bis 1.000 € netto. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, verlangen aber ebenfalls meist eine XRechnung.

• Leitweg-ID: Die Adresse der Behörde, die du vom Auftraggeber bekommst. Ohne sie wird die Rechnung zurückgewiesen. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID.
• Übermittlung: über das Rechnungsportal des Bundes (ZRE oder OZG-RE), das jeweilige Landesportal oder per Peppol.
• Kontaktdaten: Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sind in der XRechnung Pflicht.
• Anlagen: Aufmaß, Stundennachweis oder Lieferschein können als Anhang mitgeschickt werden.

Handwerk und Bau

Abschlags- und Schlussrechnungen sind ebenfalls E-Rechnungen. In der Schlussrechnung ziehst du die bereits gestellten Abschläge ab, siehe Abschlagsrechnung. Ein Aufmaß kann als Anlage beigefügt werden. Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer achtest du auf den Hinweis zur Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter als PDF oder Papier verschickt werden. Den Lohnanteil für § 35a EStG weist du wie bisher getrennt aus.

Freelancer und Dienstleister

Wer nach Stunden abrechnet, nutzt die Einheit „Stunde“ (HUR) und gibt den Leistungszeitraum an. Der Stundenzettel kann als Anlage mitgehen. Arbeitest du für Kunden im EU-Ausland, greift die deutsche Pflicht nicht. Dein Kunde kann aber eigene Vorgaben haben.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. In der E-Rechnung steht dann statt Umsatzsteuer der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Was im Einzelnen gilt, steht in E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Mit Bürofy erstellst du Rechnungen wie gewohnt, und die E-Rechnung entsteht automatisch im passenden Format. Die Prüfung nach EN 16931 läuft vor dem Versand, Leitweg-ID und Käuferreferenz speicherst du beim Kunden.