Kleinunternehmerregelung 2026: Umsatzgrenzen, Rechnungen, Vor- und Nachteile

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Sie befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer. Du stellst deinen Kunden also keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst auch keine an das Finanzamt ab.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Regelung als echte Steuerbefreiung ausgestaltet. Vorher wurde die Steuer nur „nicht erhoben“. Für den Alltag ändert sich dadurch wenig. Wichtig ist vor allem: Die Grenzen sind gestiegen und werden jetzt strenger angewendet.

Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, wird aber vor allem von Einzelunternehmern genutzt: von Handwerkern im Nebenerwerb, Freelancern, Kleingewerbetreibenden und Gründern im ersten Jahr. Mit dem Gewerbe hat sie nichts zu tun. Auch Freiberufler ohne Gewerbeanmeldung können Kleinunternehmer sein.

Was die Regelung nicht ist

• Keine Befreiung von der Einkommensteuer. Dein Gewinn bleibt steuerpflichtig, sobald er über dem Grundfreibetrag liegt.
• Keine Befreiung von der Gewerbesteuer. Hier gilt für Einzelunternehmer ein eigener Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag.
• Keine Befreiung von der Buchführung. Einnahmen und Ausgaben musst du trotzdem vollständig aufzeichnen.

Für 2026 gelten die Grenzen, die seit 2025 im Gesetz stehen. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer, also netto.

Bis Ende 2024 lagen die Grenzen noch bei 22.000 € im Vorjahr und 50.000 € als Prognose für das laufende Jahr. Wer ältere Ratgeber liest, stößt deshalb oft auf veraltete Zahlen.

Sonderfall Gründungsjahr

Wer 2026 neu startet, hat keinen Vorjahresumsatz. Dann gilt die 25.000-€-Grenze für das Gründungsjahr selbst. Eine Prognose wie früher gibt es nicht mehr. Es zählt der tatsächliche Umsatz. Liegt er nach einigen Monaten über 25.000 €, endet die Regelung ab diesem Umsatz.

Wie wird der Gesamtumsatz berechnet?

Der Gesamtumsatz umfasst grundsätzlich alle deine steuerbaren Umsätze. Er wird nach den vereinnahmten Entgelten ermittelt, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Einige Umsätze werden herausgerechnet:

• bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel ärztliche Heilbehandlungen oder viele Vermietungsumsätze,
• Hilfsumsätze, die nur nebenbei anfallen, wenn sie steuerfrei sind,
• der Verkauf von Anlagevermögen, etwa deines alten Firmenwagens.

Beispiel: Eine Webdesignerin erhält 2025 Zahlungen über 21.500 € für Websites und 1.800 € für Wartungsverträge. Außerdem verkauft sie ihren alten Laptop für 300 €. Ihr Gesamtumsatz beträgt 23.300 €. Der Laptop zählt als Anlagevermögen nicht mit. Sie bleibt 2026 Kleinunternehmerin.

Seit 2025 gibt es beim Überschreiten keine Schonfrist mehr bis zum Jahresende. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, unterliegt der Regelbesteuerung. Alle späteren Umsätze ebenso.

Beispiel: Ein Malerbetrieb hat bis Mitte November 2026 netto 97.000 € eingenommen. Dann kommt ein Auftrag über 6.000 €. Damit läge der Gesamtumsatz bei 103.000 €. Diese Rechnung muss bereits mit 19 % Umsatzsteuer gestellt werden. Ab jetzt gibt der Betrieb Umsatzsteuervoranmeldungen ab. Auch 2027 ist er kein Kleinunternehmer mehr, weil sein Vorjahresumsatz über 25.000 € liegt.

Was du jetzt tun solltest

1. Behalte deinen Umsatz laufend im Blick, am besten monatlich.
2. Stell die Rechnung, die die Grenze überschreitet, mit Umsatzsteuer aus.
3. Informiere das Finanzamt und reiche ab sofort Umsatzsteuervoranmeldungen ein. Wie das geht, erklärt unser Ratgeber zur Umsatzsteuervoranmeldung.
4. Pass deine Rechnungsvorlagen an: Hinweis auf § 19 UStG entfernen, Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen.
5. Prüf deine Preise. Bei Privatkunden musst du die Umsatzsteuer künftig einpreisen.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheinen. Das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Ein konkreter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Bewährt haben sich zum Beispiel:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“

Seit 2025 erlaubt § 34a UStDV Kleinunternehmern vereinfachte Rechnungen. Nötig sind dann vor allem Name und Anschrift beider Seiten, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. In der Praxis empfehlen wir trotzdem Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum. Kunden und Prüfer erwarten diese Angaben. Eine vollständige Übersicht findest du im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Die Befreiung hat eine Kehrseite. Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer auf deine Einkäufe – Material, Werkzeug, Laptop, Software – bekommst du also nicht vom Finanzamt zurück.

Für deine Buchhaltung heißt das: Du buchst Ausgaben immer mit dem Bruttobetrag als Betriebsausgabe. Ein Akkuschrauber für 238 € brutto mindert deinen Gewinn um volle 238 €. Bei einem Regelbesteuerer wären es 200 €, die restlichen 38 € kämen als Vorsteuer zurück.

Weniger Pflichten beim Finanzamt

• keine monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen,
• in der Regel keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung, solange das Finanzamt sie nicht ausdrücklich anfordert,
• einfachere Preise gegenüber Privatkunden, weil kein Steueraufschlag nötig ist.

Wechsel zwischen den Systemen

Ein Wechsel ist meist zum Jahresbeginn möglich: Sinkt dein Umsatz wieder unter 25.000 € im Vorjahr, wirst du im Folgejahr automatisch Kleinunternehmer – sofern du nicht wirksam verzichtet hast. Dann gilt die neue Rechnungsform ab dem 1. Januar.

Vorsicht bei größeren Anschaffungen kurz vor dem Wechsel. Hast du zum Beispiel als Regelbesteuerer einen Transporter gekauft und die Vorsteuer abgezogen, kann ein späterer Wechsel in die Kleinunternehmerregelung zu einer Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG führen. Dann zahlst du einen Teil der erstatteten Vorsteuer zurück. Umgekehrt kann ein Wechsel in die Regelbesteuerung eine anteilige Erstattung auslösen. Solche Fälle solltest du mit deiner Steuerberatung durchrechnen.

Auch der Zeitpunkt der Rechnung spielt eine Rolle. Für Leistungen, die du nach dem Wechsel erbringst, gelten die neuen Regeln. Prüf deshalb zum Jahreswechsel deine offenen Aufträge, Anzahlungen und Rechnungsvorlagen.

Die E-Rechnungspflicht betrifft Kleinunternehmer nur zur Hälfte. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können – Kleinunternehmer eingeschlossen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Du musst die Rechnung aber auch lesen und im Originalformat aufbewahren können.

Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV ausgenommen. Du darfst weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben, auch nach 2028. Freiwillig kannst du trotzdem E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD senden. Das ist sinnvoll, wenn deine Geschäftskunden oder öffentliche Auftraggeber das verlangen. Was du beim Empfangen, beim freiwilligen Ausstellen und beim Überschreiten der Grenzen beachten musst, erklärt der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Erhältst du eine XRechnung als reine XML-Datei, kannst du sie mit dem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung lesen als lesbare Ansicht öffnen.

Du musst die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen. Nach § 19 Abs. 3 UStG kannst du gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du darauf verzichtest. Dann giltst du als Regelbesteuerer: Du berechnest Umsatzsteuer, gibst Voranmeldungen ab und darfst Vorsteuer abziehen.

• Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre.
• Danach kannst du ihn jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres widerrufen.
• Die Erklärung ist bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem betroffenen Jahr möglich. Praktisch erfolgt sie meist schon beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Ein Verzicht ist also keine Entscheidung für ein Jahr. Wer im ersten Jahr wegen einer großen Anschaffung optiert, bleibt auch in den Folgejahren Regelbesteuerer – selbst wenn der Umsatz klein bleibt.

Ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt, hängt vor allem davon ab, wer deine Kunden sind. Geschäftskunden können die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Für sie ist es egal, ob du 19 % aufschlägst. Privatkunden zahlen die Steuer dagegen aus eigener Tasche.

Fall 1: Malerbetrieb mit Privatkunden

Ein Maler streicht Wohnungen für Privatleute. Er nimmt im Jahr 20.000 € ein und kauft Material für 6.000 € netto (7.140 € brutto). Der Markt gibt seine Preise vor. Er kann nicht einfach 19 % aufschlagen.

Als Kleinunternehmer bleiben dem Maler rund 2.050 € mehr. Die Vorsteuer aus dem Material wiegt die abzuführende Umsatzsteuer bei Weitem nicht auf.

Fall 2: Webdesignerin mit Geschäftskunden

Eine Webdesignerin arbeitet nur für Firmen. Sie berechnet 24.000 € netto und investiert 8.000 € netto in Laptop, Monitor und Software (9.520 € brutto). Als Kleinunternehmerin bleiben ihr 24.000 € minus 9.520 € = 14.480 €. Als Regelbesteuerin stellt sie 28.560 € brutto in Rechnung. Ihre Kunden ziehen die 4.560 € Umsatzsteuer als Vorsteuer ab. Sie selbst holt sich 1.520 € Vorsteuer zurück. Ihr bleiben 16.000 €, also 1.520 € mehr.

Dem Vorteil steht Aufwand gegenüber: Voranmeldungen, sorgfältigere Belegprüfung und gebundene Liquidität bis zur Zahlung an das Finanzamt.

Auch als Kleinunternehmer musst du deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos aufzeichnen. Die meisten ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Du reichst sie als Anlage EÜR zusammen mit der Einkommensteuererklärung elektronisch über ELSTER ein.

• Rechnungen fortlaufend nummerieren und vollständig ablegen.
• Belege für alle Ausgaben sammeln, auch für kleine Barkäufe.
• Umsatz monatlich prüfen, um die Grenzen nicht zu verpassen.
• Belege 8 Jahre, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufbewahren.

Wie du die EÜR Schritt für Schritt erstellst, zeigt unser Ratgeber EÜR erstellen. Eine Software wie Bürofy kann den Umsatz laufend summieren und die Rechnungen automatisch mit dem passenden Hinweis nach § 19 UStG versehen.