Software für Dienstleister: feste Verträge und Einzeleinsätze sauber abrechnen
Du reinigst jede Woche dieselben Objekte, betreust Wohnanlagen oder fährst Umzüge. Feste Monatspauschalen und spontane Zusatzeinsätze wechseln sich ab. Bürofy schreibt wiederkehrende Rechnungen von selbst und macht aus dem Einsatzbericht vor Ort die Rechnung.
- Serienrechnungen für feste Verträge
- Einsatzbericht mit Kundenunterschrift
- 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten
Unterhaltsreinigung Arztpraxis
Praxis Dr. WeberAngenommen
Typischer Büroalltag
Kennst du das?
Monatlich dieselben Rechnungen
Zwanzig Objekte mit fester Pauschale bedeuten zwanzig Rechnungen im Monat. Jede wird kopiert, angepasst und verschickt. Vergisst du eine, fehlt das Geld.
Zusatzeinsätze ohne Nachweis
Die Sonderreinigung nach dem Wasserschaden oder der Winterdienst am Sonntag. Ohne unterschriebenen Nachweis wird die Abrechnung zur Diskussion.
Wer ist wann wo?
Einsätze stehen auf Zetteln und in Chats. Wenn jemand krank wird, fehlt der Überblick, welche Objekte betroffen sind.
Ablauf
So läuft ein Auftrag mit Bürofy
- 1
Angebot für das Objekt
Du bietest Unterhaltsreinigung, Grundreinigung oder Hausmeisterservice an. Der Kunde nimmt das Angebot online an.
- 2
Serienrechnung anlegen
Aus der ersten Rechnung machst du eine Serienrechnung. Bürofy erstellt sie jeden Monat mit dem passenden Leistungszeitraum.
- 3
Einsatz dokumentieren
Zusatzarbeiten hältst du im Einsatzbericht fest, mit Zeit, Material, Fotos und Unterschrift des Kunden auf dem Handy.
- 4
Abrechnen und mahnen
Aus dem Bericht entsteht die Rechnung. An überfällige Zahlungen erinnerst du mit einem Klick.
Beispiel
So sieht ein Angebot aus
Positionen, Mengen und Einheiten, wie du sie kennst. Beschreib den Auftrag in eigenen Worten, die Bürofy KI schlägt die Positionen vor.
Beispielpreise, netto.
Angebot kostenlos erstellenUnterhaltsreinigung Arztpraxis
Praxis Dr. Weber
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Unterhaltsreinigung, 3 × wöchentlich | 1 Monat | 640,00 € | 640,00 € |
| 2 | Grundreinigung Bodenbeläge, einmalig | 1 psch. | 420,00 € | 420,00 € |
| 3 | Fensterreinigung innen und außen | 6 Std. | 38,00 € | 228,00 € |
| 4 | Sonderreinigung nach Absprache | 1 Tag | 290,00 € | 290,00 € |
| 5 | Seifenspender inkl. Montage | 4 Stk. | 24,00 € | 96,00 € |
- Summe netto
- 1.674,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 318,06 €
- Gesamt
- 1.992,06 €
Serienrechnungen für feste Verträge
Für jeden Vertrag legst du eine Serienrechnung an: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Bürofy erstellt die Rechnung am Stichtag und setzt den Leistungszeitraum automatisch, im Voraus oder im Nachhinein. Du wählst, ob die Rechnung als Entwurf zur Prüfung entsteht oder direkt per E-Mail an den Kunden geht. Serienrechnungen sind schon im Starter-Plan enthalten.
- Monatlich bis jährlich
- Leistungszeitraum automatisch
- Entwurf oder direkter Versand
Einsatzbericht mit Unterschrift vor Ort
Der Einsatzbericht hält fest, was erledigt wurde: Arbeitszeit, Leistungen, Material und Fotos. Der Kunde unterschreibt auf dem Handy oder per Link. Wählst du Leistungen und Material aus deinen Artikeln, übernimmt Bürofy die Preise in die Rechnung. Für wiederkehrende Kontrollen gibt es außerdem eine Checkliste als Vorlage. Berichte sind ab dem Professional-Plan enthalten.
- Zeit, Material und Fotos im Bericht
- Unterschrift vor Ort oder per Link
- Aus dem Bericht wird die Rechnung
Zeiten erfassen, Einsätze planen
Mit der Stempeluhr erfasst du Arbeitszeiten je Objekt, auch auf dem Handy. Die Stunden übernimmst du direkt in die Rechnung. Auf der Plantafel siehst du, wer wann wo eingesetzt ist. Mit dem Business-Plan erfassen auch deine Mitarbeiter ihre Zeiten, mit Zeitkonto, Pausenregeln und Urlaubsplanung.
- Stempeluhr je Objekt
- Plantafel für Einsätze
- Team-Zeiterfassung im Business-Plan
Offene Posten ohne Nachtelefonieren
Bürofy zeigt, welche Rechnungen überfällig sind. Du erstellst eine Zahlungserinnerung und danach bis zu drei Mahnstufen. Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale gegenüber Geschäftskunden berechnet Bürofy. Über den Bankimport erkennt Bürofy Zahlungseingänge und ordnet sie zu.
- Zahlungserinnerung und 3 Mahnstufen
- Zahlungseingänge automatisch zuordnen
Eine App für alle
Bürofy für weitere Branchen
Die Beispiele, Einheiten und Textbausteine passen sich deiner Branche an.
Verschickt Bürofy Serienrechnungen automatisch?
Gibt es eine Verwaltung von Wartungs- und Serviceverträgen?
Können Mitarbeiter ihre Einsätze auf dem Handy erfassen?
Gilt für Reinigungsleistungen Reverse Charge?
Was kostet Bürofy für Dienstleister?
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