E-Rechnung und E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Kurz gesagt: Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbare Datei vor, meist als XML.

Ein Computer kann eine E-Rechnung also ohne Abtippen auslesen. Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze stehen in festen Datenfeldern. Die Buchhaltung des Empfängers übernimmt diese Daten direkt.

An den Pflichtangaben ändert sich nichts. Eine E-Rechnung braucht dieselben Angaben wie eine Papierrechnung. Welche das sind, erklärt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Öffnest du eine E-Rechnung ohne passendes Programm, siehst du keinen Briefbogen, sondern eine Datei mit Datenfeldern. Jede Angabe der Rechnung steht in einem eigenen Feld mit festem Namen. Die Norm EN 16931 nummeriert diese Felder als „Business Terms“ (BT). Ein Ausschnitt:

Ein Anzeigeprogramm setzt diese Felder wieder zu einer lesbaren Rechnung zusammen. Bei ZUGFeRD liegt zusätzlich ein normales PDF bei, das genauso aussieht wie eine herkömmliche Rechnung. Wie du eine empfangene Datei öffnest, zeigt E-Rechnung empfangen und öffnen. Mit dem Werkzeug E-Rechnung lesen kannst du jede XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sofort ansehen.

Die Einführung läuft in Stufen. Rechtsgrundlage sind § 14 UStG und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Stand: November 2026 ist der Zeitplan unverändert. Forderungen von Verbänden nach einer Verschiebung wurden bisher nicht umgesetzt. Der erste Stichtag für das Ausstellen, der 1. Januar 2027, steht damit unmittelbar bevor.

Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026. Lag er darüber, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden schicken. Lag er darunter, hast du ein Jahr länger Zeit.

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Fachleute sprechen vom B2B-Bereich (Business to Business). Auf die Rechtsform kommt es nicht an. Einzelunternehmer, Freiberufler, Handwerksbetriebe und GmbHs sind gleichermaßen betroffen.

Empfang: ausnahmslos alle Unternehmen

Empfangen müssen E-Rechnungen schon heute alle Unternehmen. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die selbst nur an Privatkunden verkaufen. Sobald du Material beim Großhändler kaufst oder Software abonnierst, kann dir eine E-Rechnung ins Haus kommen. Ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg genügt.

Versand: nur bei Rechnungen an Unternehmen

Senden musst du E-Rechnungen nur an andere inländische Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleiben ausgenommen. Du darfst Privatkunden weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken. Auch Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht unter die deutsche Pflicht.

Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Diese Fälle sind von der Versandpflicht ausgenommen:

• Rechnungen an Privatkunden: Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto: Sie dürfen auch künftig als Papier oder PDF verschickt werden (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise: Bahn- oder Busfahrkarten, die als Rechnung gelten, sind ebenfalls ausgenommen.
• Rechnungen von Kleinunternehmern: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf weiter sonstige Rechnungen stellen (§ 34a UStDV).

Wichtig für Kleinunternehmer: Die Ausnahme gilt nur für den Versand. Den Empfang musst du trotzdem sicherstellen. Du darfst außerdem freiwillig E-Rechnungen schicken, viele Geschäftskunden wünschen sich das sogar. Wann du als Kleinunternehmer giltst, liest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. Beide erfüllen die Norm EN 16931. Du darfst frei wählen, solange dein Kunde das Format verarbeiten kann. Auch andere Formate sind erlaubt, wenn Sender und Empfänger sich einigen und die Daten der Norm entsprechen.

Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD die praktische Wahl. Der Kunde sieht ein vertrautes PDF, seine Software liest die XML-Daten. Achte auf das Profil: Mindestens BASIC oder EN 16931 muss es sein. Bei einer hybriden Rechnung ist rechtlich der XML-Teil maßgeblich. PDF und XML sollten deshalb inhaltlich übereinstimmen. Profile, Aufbau und Einsatzgebiete vergleicht der Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD.

Arbeitest du für Behörden, verlangen diese meist eine XRechnung. Für Aufträge der öffentlichen Hand gelten teils eigene Portale und Zusatzangaben wie die Leitweg-ID.

Viele Betriebe bekommen bereits E-Rechnungen, ohne es zu merken. Im Postfach landet dann eine XML-Datei, die sich nicht einfach öffnen lässt. Mit einem passenden Anzeigeprogramm siehst du die Rechnung wie gewohnt.

1. Leg eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest, etwa rechnung@dein-betrieb.de.
2. Teile diese Adresse deinen Lieferanten mit.
3. Öffne XML-Dateien mit einem Anzeigeprogramm und prüf Absender, Beträge und Pflichtangaben.
4. Übernimm die Rechnung in deine Buchhaltung und leg die Originaldatei ab.

Bis Ende 2026 dürfen deine Lieferanten noch PDF-Rechnungen schicken, wenn du zustimmst. Spätestens 2028 erhältst du von Geschäftspartnern fast nur noch E-Rechnungen. Es lohnt sich also, den Ablauf jetzt einzurichten. Wie du empfangene E-Rechnungen prüfst, welche Fehler den Vorsteuerabzug kosten (BMF-Schreiben vom 15.10.2025) und wie du sie ablegst, steht in E-Rechnung empfangen.

Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Oktober 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 löschen.

Bei E-Rechnungen gilt: Du archivierst die Originaldatei mit den strukturierten Daten. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Die Datei muss unverändert, lesbar und jederzeit auffindbar sein. So verlangen es die GoBD. Ein normaler Ordner auf dem Laptop ohne Schutz vor Änderungen ist dafür kaum geeignet.

Mehr zu Fristen und Ablage findest du im Ratgeber Belege aufbewahren. In Bürofy werden empfangene und erstellte E-Rechnungen im Originalformat gespeichert und nach der Festschreibung vor Änderungen geschützt.

Malerbetrieb mit 450.000 € Umsatz

Ein Malerbetrieb mit zwei Gesellen hatte 2026 einen Umsatz von 450.000 €. Etwa die Hälfte entfällt auf Hausverwaltungen und Bauträger, der Rest auf Privatkunden. E-Rechnungen empfangen muss der Betrieb schon jetzt. Die Hausverwaltungen kann er bis Ende 2027 noch per PDF abrechnen, wenn sie zustimmen. Ab dem 1. Januar 2028 braucht er für diese Kunden E-Rechnungen. Privatkunden erhalten weiter eine normale Rechnung.

Elektrobetrieb mit 1,1 Mio. € Umsatz

Ein Elektrobetrieb kam 2026 auf 1,1 Mio. € Umsatz. Er liegt über der Grenze von 800.000 €. Ab dem 1. Januar 2027 muss er allen inländischen Geschäftskunden E-Rechnungen senden. Die Umstellung sollte deshalb noch vor dem Jahreswechsel abgeschlossen sein.

Webdesignerin als Kleinunternehmerin

Eine Webdesignerin erzielt 22.000 € Umsatz im Jahr und nutzt die Kleinunternehmerregelung. Sie muss keine E-Rechnungen ausstellen. Ihre Rechnungen für Software und Hosting erhält sie aber zunehmend als E-Rechnung. Sie braucht also eine Möglichkeit, diese zu öffnen und im Original zu archivieren.

1. Betroffenheit prüfen: Wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr? Wie viele deiner Kunden sind Unternehmen?
2. Empfang einrichten: Eine eigene Rechnungsadresse und ein Programm zum Lesen von XML-Rechnungen.
3. Software wählen: Dein Rechnungsprogramm sollte XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen können. Wie das abläuft, zeigt E-Rechnung erstellen.
4. Stammdaten pflegen: Vollständige Adressen, USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID deiner Kunden.
5. Archiv klären: Leg fest, wo E-Rechnungen acht Jahre unveränderbar gespeichert werden.

Bei Sonderfällen wie Anzahlungs- und Schlussrechnungen im Baugewerbe, Gutschriften oder Leistungen ins Ausland lohnt sich eine kurze Abstimmung mit deiner Steuerberatung.

Dieser Überblick fasst das Thema zusammen. Für jede Teilfrage gibt es einen eigenen Ratgeber:

• E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD in sieben Schritten, PDF umwandeln, typische Fehler.
• E-Rechnung empfangen: Empfangsweg einrichten, XRechnung öffnen, prüfen und archivieren.
• XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Profile und welches Format du brauchst.
• E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfang Pflicht, Ausstellen freiwillig, was beim Überschreiten der Grenzen gilt.
• Leitweg-ID: Aufbau, Fundstelle und Einsatz bei Rechnungen an Behörden.

Kostenlos und ohne Anmeldung ausprobieren:

• E-Rechnung lesen: XRechnung und ZUGFeRD hochladen und lesbar anzeigen.
• In E-Rechnung umwandeln: vorhandene PDF-Rechnung als ZUGFeRD ausgeben.
• Rechnung erstellen: neue Rechnung schreiben und als ZUGFeRD herunterladen.