Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: So rechnest du Teilleistungen richtig ab

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teil der vereinbarten Vergütung, bevor der gesamte Auftrag abgeschlossen ist. Sie rechnet den Wert dessen ab, was du bis zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistet hast. Die endgültige Abrechnung folgt später in der Schlussrechnung.

Ohne Abschläge müsstest du im Werkvertrag bis zur Abnahme warten. Erst dann ist die Vergütung fällig (§ 641 BGB). Bei einem Auftrag über drei Monate finanzierst du Material, Löhne und Fahrzeuge so lange vor. Abschlagsrechnungen verteilen dieses Risiko fairer zwischen dir und dem Kunden.

Abschlag, Anzahlung, Teilrechnung: die Begriffe

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Wichtig ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Abschlag: Eine Anzahlung kannst du nur verlangen, wenn du sie mit dem Kunden vereinbart hast, zum Beispiel im Angebot. Einen Abschlag für bereits geleistete Arbeit gibt dir das Gesetz.

§ 632a Abs. 1 BGB sagt: Der Unternehmer kann „eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen“. Maßgeblich ist also der Wertzuwachs beim Kunden, nicht dein bisheriger Aufwand und nicht ein beliebiger Prozentsatz.

• Nachweis durch Aufstellung: Du musst die erbrachten Leistungen durch eine Aufstellung belegen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Das kann ein Aufmaß, ein Leistungsstand je Position oder eine Fotodokumentation sein.
• Mängel: Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Kunde einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern.
• Material: Auch angelieferte oder eigens angefertigte Stoffe und Bauteile kannst du abrechnen, wenn der Kunde das Eigentum daran erhält oder du ihm Sicherheit leistest.

Ein Malerbetrieb streicht zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus mit 24.000 Euro netto Auftragswert. Nach drei Wochen sind die Fassade auf der Straßenseite und das Treppenhaus fertig. Laut Aufmaß entspricht das rund einem Drittel der Leistung. Der Betrieb stellt einen Abschlag über 8.000 Euro netto in Rechnung und legt das Aufmaß bei.

Zahlungsplan statt Einzelfallprüfung

Statt jeden Abschlag einzeln am Leistungsstand zu messen, kannst du mit dem Kunden auch einen Zahlungsplan vereinbaren. Ein Elektrobetrieb, der ein Einfamilienhaus für 18.000 Euro netto verkabelt, könnte etwa festlegen: 30 Prozent nach Abschluss der Rohinstallation, 40 Prozent nach Einbau der Unterverteilung, Rest mit der Schlussrechnung nach Abnahme. Achte darauf, dass die Raten ungefähr zum tatsächlichen Baufortschritt passen. Gegenüber Verbrauchern sind Vorauszahlungen, die deutlich über den erbrachten Leistungen liegen, rechtlich angreifbar.

Besonderheit beim Verbraucherbauvertrag

Baust du für einen Verbraucher ein neues Gebäude oder baust du ein bestehendes Gebäude erheblich um, liegt meist ein Verbraucherbauvertrag vor. Dann gilt § 650m BGB: Alle Abschläge zusammen dürfen höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung erreichen. Außerdem muss der Verbraucher bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent für die rechtzeitige und mangelfreie Fertigstellung erhalten, häufig durch Einbehalt.

Abschläge nach VOB/B

Hast du die VOB/B wirksam vereinbart, gilt § 16 VOB/B. Abschläge sind dann in möglichst kurzen Abständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren. Sie werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Die Schlusszahlung ist spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig, in Ausnahmefällen bei ausdrücklicher Vereinbarung nach höchstens 60 Tagen. Achtung: Nimmst du eine als solche gekennzeichnete Schlusszahlung vorbehaltlos an, können spätere Nachforderungen ausgeschlossen sein, wenn du auf diese Wirkung schriftlich hingewiesen wurdest.

Eine Abschlagsrechnung ist steuerlich eine vollwertige Rechnung. Nach § 14 Abs. 5 UStG gelten für Rechnungen über vereinnahmte Teilentgelte dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung. Sie braucht also alle Pflichtangaben einer Rechnung. Dazu kommen einige Angaben, die speziell für Abschläge wichtig sind.

1. Name und Anschrift von dir und vom Kunden.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
4. Deutliche Bezeichnung, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung“, und Bezug auf Angebot oder Auftrag.
5. Beschreibung der Leistung und des abgerechneten Leistungsstands, etwa „Fassade Straßenseite, 100 % fertiggestellt“.
6. Zeitpunkt der Leistung oder, bei Zahlung vor der Leistung, der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).
7. Nettobetrag des Abschlags, Steuersatz und Steuerbetrag.
8. Gesamtauftragswert und Summe der bisherigen Abschläge – nicht vorgeschrieben, aber sehr hilfreich.
9. Zahlungsziel und Bankverbindung.

Normalerweise entsteht die Umsatzsteuer bei der Soll-Versteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausführst. Für Abschläge und Anzahlungen gibt es eine Sonderregel: Wird das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld erhältst (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG). Man spricht von Mindest-Ist-Versteuerung.

Entscheidend ist also der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum. Schreibst du die Abschlagsrechnung im Oktober und der Kunde zahlt im November, gehört die Umsatzsteuer bei monatlicher Abgabe in die Umsatzsteuervoranmeldung für November. Versteuerst du ohnehin nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung), ändert sich für dich nichts: Bei dir zählt immer der Zahlungseingang.

Eine Webdesignerin vereinbart zum Beispiel für einen neuen Online-Shop 5.000 Euro netto und eine Anzahlung von 30 Prozent bei Projektstart. Sie stellt 1.500 Euro netto zuzüglich 285 Euro Umsatzsteuer in Rechnung, insgesamt 1.785 Euro. Geht das Geld im Juli ein, führt sie die 285 Euro mit der Voranmeldung für Juli ab, auch wenn der Shop erst im Oktober online geht.

Ist der Auftrag fertig und abgenommen, erstellst du die Schlussrechnung. Sie umfasst die gesamte Leistung, inklusive Nachträgen und Mehrmengen. Davon ziehst du die bereits gezahlten Abschläge ab. Das schreibt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG vor: In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt worden sind.

Rechenbeispiel: Schlussrechnung eines Malerbetriebs

Der Malerbetrieb aus dem Beispiel oben hat zwei Abschläge über je 8.000 Euro netto abgerechnet und bezahlt bekommen. Durch einen Nachtrag für zusätzliche Kellerräume beträgt die Gesamtleistung am Ende 25.000 Euro netto.

Die Schlussrechnung zeigt damit zweierlei: die Steuer auf die gesamte Leistung (4.750 Euro) und den noch offenen Betrag (10.710 Euro). In der Voranmeldung erklärst du für den Monat der Fertigstellung nur noch die restlichen 9.000 Euro netto und 1.710 Euro Steuer. Die Steuer auf die Abschläge hast du bereits mit den früheren Voranmeldungen abgeführt.

Abschläge, die noch nicht bezahlt sind

Hat der Kunde einen Abschlag nicht bezahlt, ziehst du ihn in der Schlussrechnung nicht als gezahlt ab. Die Steuer ist für diesen Abschlag noch nicht entstanden. Weise dann die Gesamtleistung aus und zieh nur die tatsächlich gezahlten Abschläge ab. Die unbezahlte Abschlagsrechnung solltest du dabei klar als durch die Schlussrechnung ersetzt kennzeichnen. Ist der Kunde schon länger im Rückstand, solltest du zeitnah eine Mahnung schicken.

In Bürofy erstellst du Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus Angebot oder Auftrag. Die Software zieht gezahlte Abschläge mit Netto- und Steueranteil automatisch ab.

• Doppelte Umsatzsteuer: Die Schlussrechnung weist die Steuer auf die volle Summe aus, ohne die Steuer der Abschläge abzuziehen. Dann schuldest du den zu hoch ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG zusätzlich, bis du die Rechnung berichtigst.
• Nur Bruttobeträge abgezogen: Wer die Abschläge nur als Bruttosumme abzieht, macht den Steueranteil unsichtbar. Weise Netto und Steuer getrennt aus.
• Fehlende Bezeichnung: Ohne den Zusatz „Abschlagsrechnung“ hält der Kunde oder sein Steuerbüro die Rechnung womöglich für eine eigene Leistung.
• Abschlag höher als der Leistungsstand: Der Anspruch aus § 632a BGB reicht nur so weit wie der Wert der erbrachten Leistung. Überhöhte Abschläge führen oft zu Streit.
• Keine Aufstellung: Ohne Aufmaß oder Leistungsnachweis kann der Kunde die Zahlung zurückhalten.
• Falscher Steuerzeitpunkt: Die Steuer auf einen Abschlag wird erst mit der Zahlung fällig, nicht schon mit dem Rechnungsversand. Wer zu früh meldet, finanziert unnötig vor.
• Abschläge vergessen: Ein Abschlag fehlt in der Schlussrechnung, und der Kunde zahlt doppelt. Das kostet Vertrauen und Aufwand.

Ja, grundsätzlich schon. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Die Pflicht erfasst auch Abschlags-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen. Einzelheiten findest du im Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Das Bundesfinanzministerium hat diese Rechnungsarten in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 eigens behandelt. Danach müssen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden, nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst später erfolgen. Außerdem wird bis zum 30. Juni 2030 nicht beanstandet, wenn die Absetzung der Abschläge in der Schlussrechnung in einem unstrukturierten Anhang steht (Stand: Oktober 2026).

Für Privatkunden ändert sich nichts. Ihnen darfst du Abschlags- und Schlussrechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier schicken. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.