Angebot schreiben: Aufbau, Muster und Tipps für Handwerk und Dienstleister

Ein Angebot ist ein schriftlicher Vorschlag an einen Kunden: Du beschreibst eine Leistung und nennst den Preis dafür. Rechtlich ist das ein sogenannter Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Nimmt der Kunde das Angebot an, kommt der Vertrag zustande. Du bist dann an Leistung und Preis gebunden.

Ein Angebot ist gesetzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden. Du könntest es auch mündlich abgeben. In der Praxis solltest du es aber immer schriftlich verschicken, als PDF per E-Mail oder auf Papier. Nur so kannst du später belegen, was vereinbart war. Das schützt dich bei Streit über Umfang, Preis oder Termine.

Ein gut geschriebenes Angebot ist außerdem dein wichtigstes Verkaufsdokument. Der Kunde vergleicht oft mehrere Anbieter. Er entscheidet nicht nur nach dem Preis, sondern auch danach, wie verständlich und professionell dein Angebot wirkt.

Für Angebote gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei Rechnungen. Trotzdem hat sich ein fester Aufbau bewährt. Er orientiert sich an den Pflichtangaben einer Rechnung, damit du das Angebot später ohne Nacharbeit in eine Rechnung übernehmen kannst.

Muster: Aufbau eines Angebots Schritt für Schritt

1. Briefkopf: Dein Name oder Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, gegebenenfalls Logo.
2. Empfänger: vollständiger Name und Anschrift des Kunden.
3. Angebotsnummer und Datum: eine eindeutige Nummer, zum Beispiel AN-2026-047, und das Ausstellungsdatum.
4. Betreff: kurz und konkret, etwa „Angebot Malerarbeiten Wohnzimmer, Lindenstraße 12“.
5. Persönliche Einleitung: ein bis zwei Sätze mit Bezug auf die Anfrage oder den Vor-Ort-Termin.
6. Leistungspositionen: jede Position mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis.
7. Summen: Nettobetrag, Umsatzsteuer mit Steuersatz und Bruttobetrag.
8. Bedingungen: Bindefrist, Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen, gegebenenfalls Abschlagszahlungen.
9. Abschluss: Hinweis, wie der Kunde den Auftrag erteilen kann, plus Gruß und Kontaktdaten.
10. Fußzeile: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, bei Bedarf Handelsregistereintrag.

Leistungsbeschreibung: so genau wie möglich

Die Positionen sind das Herzstück deines Angebots. Beschreib jede Leistung so, dass ein Laie sie versteht und ein Dritter sie prüfen könnte. Statt „Malerarbeiten Wohnzimmer“ schreibst du besser „Wände und Decke Wohnzimmer (ca. 68 m²) zweimal mit weißer Dispersionsfarbe streichen, inkl. Abkleben und Abdecken“. Je genauer die Beschreibung, desto weniger Diskussionen gibt es später über den Umfang.

Halte ausdrücklich fest, was nicht enthalten ist. Typische Beispiele sind Spachtelarbeiten an größeren Schäden, Möbelrücken oder Entsorgung von Altmaterial. Für Dienstleister gilt dasselbe: Eine Webdesignerin sollte etwa angeben, wie viele Korrekturschleifen im Preis enthalten sind.

Im Alltag werden beide Begriffe oft vermischt. Rechtlich besteht aber ein wichtiger Unterschied. Ein Angebot nennt einen festen Preis, an den du gebunden bist. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine fachlich begründete Schätzung. Er dient dem Kunden zur Orientierung, wenn der genaue Aufwand vorab nicht feststeht, etwa bei einer Reparatur.

Wichtig für Handwerker: Merkst du während der Arbeit, dass der Kostenvoranschlag wesentlich überschritten wird, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Das regelt § 649 Abs. 2 BGB. Der Kunde darf den Vertrag dann kündigen und muss nur die bis dahin erbrachte Leistung bezahlen (§ 649 Abs. 1 BGB). Eine feste Prozentgrenze nennt das Gesetz nicht. In der Rechtsprechung werden häufig Werte zwischen 15 und 20 Prozent genannt, im Einzelfall kann es aber anders aussehen.

Ohne Frist kann ein schriftliches Angebot nur so lange angenommen werden, wie du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lange das genau ist, bleibt unklar. Deshalb solltest du immer eine Bindefrist angeben, zum Beispiel: „Dieses Angebot ist gültig bis 30.11.2026.“

• 14 Tage: sinnvoll bei stark schwankenden Materialpreisen, etwa bei Holz, Metall oder Energie.
• 30 Tage: übliche Frist für die meisten Handwerks- und Dienstleistungsaufträge.
• 60 bis 90 Tage: bei größeren Projekten, bei denen der Kunde Zeit für Finanzierung oder Abstimmung braucht.

Nimmt der Kunde nach Ablauf der Frist an, bist du nicht mehr gebunden. Rechtlich gilt seine späte Annahme als neues Angebot, das du annehmen oder zu neuen Preisen beantworten kannst. Nenne außerdem einen realistischen Ausführungszeitraum, zum Beispiel „voraussichtlich KW 48“. So vermeidest du falsche Erwartungen.

Zahlungsbedingungen gleich mit festlegen

Schreib schon ins Angebot, wann und wie bezahlt wird. Bei kleineren Aufträgen genügt ein Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tage nach Rechnungsstellung. Bei größeren Aufträgen sind Abschlagszahlungen üblich, etwa 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Hälfte der Arbeiten und 30 % nach Abnahme. So finanzierst du Material nicht über Wochen vor. Was du tun kannst, wenn ein Kunde trotzdem nicht zahlt, erklärt der Ratgeber Mahnung schreiben.

Ob du Netto- oder Bruttopreise angibst, hängt vom Kunden ab. Die Preisangabenverordnung verpflichtet Unternehmer, gegenüber Verbrauchern Gesamtpreise anzugeben (§ 3 Abs. 1 PAngV). Gesamtpreis bedeutet: inklusive Umsatzsteuer. Für Privatkunden muss der Endbetrag also brutto deutlich sichtbar sein.

Bei Geschäftskunden ist die Nettodarstellung üblich, weil Unternehmen die Umsatzsteuer meist als Vorsteuer zurückerhalten. Weise die Steuer trotzdem gesondert aus, damit keine Missverständnisse entstehen. Bist du Kleinunternehmer, berechnest du keine Umsatzsteuer und weist auf die Steuerbefreiung hin. Mehr dazu liest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Alternativ- und Bedarfspositionen richtig einsetzen

Mit zwei Arten von Zusatzpositionen machst du dein Angebot flexibler. Sie dürfen aber nicht in die Gesamtsumme einfließen:

• Alternativposition: ersetzt eine Grundposition, wenn der Kunde sich dafür entscheidet. Beispiel: Latexfarbe statt Dispersionsfarbe für stark beanspruchte Wände, Aufpreis 3,50 € je m².
• Bedarfsposition (Eventualposition): wird nur ausgeführt und berechnet, wenn sie sich als nötig erweist. Beispiel: Ausbessern von Putzschäden, 58 € je angefangene Stunde.

Kennzeichne solche Positionen eindeutig, etwa mit „Alternativ“ oder „Nur bei Bedarf“, und führe ihre Preise nur als Einzelpreise auf. So bleibt die Gesamtsumme vergleichbar und der Kunde sieht trotzdem alle Optionen.

Viele Selbstständige setzen ihre Preise zu niedrig an. Der Grund: Sie vergessen, dass nicht jede Arbeitsstunde abgerechnet werden kann. Fahrzeiten, Büroarbeit, Akquise, Urlaub und Krankheit kosten Zeit, bringen aber keinen Umsatz. Dein Stundensatz muss diese Zeiten mitfinanzieren.

Beispiel: Stundensatz einer Webdesignerin

1. Gewünschter Gewinn vor Steuern und Sozialversicherung: 60.000 € im Jahr.
2. Betriebskosten wie Software, Hardware, Versicherungen, Büro: 12.000 € im Jahr.
3. Benötigter Umsatz: 60.000 € + 12.000 € = 72.000 € netto.
4. Abrechenbare Stunden: etwa 1.000 im Jahr (nach Abzug von Urlaub, Krankheit und nicht abrechenbarer Arbeit).
5. Stundensatz: 72.000 € ÷ 1.000 Stunden = 72 € netto.

Im Handwerk kommen Materialkosten, Zuschläge und Anfahrtspauschalen hinzu. Die folgende Tabelle zeigt ein vereinfachtes Angebot eines Malerbetriebs mit einem Stundenverrechnungssatz von 58 € netto.

Ist der Kunde eine Privatperson, muss der Bruttobetrag von 1.229,27 € klar erkennbar sein. Bei einem Privatkunden kannst du außerdem den Lohnanteil gesondert ausweisen. Er kann ihn dann als Handwerkerleistung in seiner Steuererklärung geltend machen. Das ist ein echtes Verkaufsargument.

Freundlich nachfassen

Viele Angebote bleiben unbeantwortet, weil der Kunde es schlicht vergisst. Frag nach etwa einer Woche freundlich nach, telefonisch oder per E-Mail. Zum Beispiel: „Haben Sie noch Fragen zu unserem Angebot vom 15.10.? Gern passen wir einzelne Positionen an.“ Ein zweites Nachfassen kurz vor Ablauf der Bindefrist ist ebenfalls sinnvoll.

Auftragsbestätigung schicken

Erteilt der Kunde den Auftrag, bestätige ihn schriftlich. Die Auftragsbestätigung wiederholt die vereinbarten Leistungen, Preise und Termine. Hat der Kunde Änderungen gewünscht, halte diese hier fest. So haben beide Seiten denselben Stand, bevor die Arbeit beginnt.

Rechnung aus dem Angebot erstellen

Nach Abschluss der Arbeiten stellst du die Rechnung. Sie übernimmt die Positionen aus Angebot oder Auftragsbestätigung und ergänzt tatsächlich angefallene Bedarfspositionen. Achte auf alle Pflichtangaben. Bei Geschäftskunden im Inland ist seit 2025 der Empfang von E-Rechnungen Pflicht, die Pflicht zum Versand gilt schrittweise. Details erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Die folgenden Fehler kosten Aufträge oder Geld. Prüf dein Angebot vor dem Versand anhand dieser Liste:

• Keine Bindefrist: Der Kunde meldet sich nach Monaten, und deine Materialkosten sind inzwischen gestiegen.
• Unklare Leistungsbeschreibung: „Diverse Arbeiten“ führt fast immer zu Streit über den Umfang.
• Fehlende Ausschlüsse: Was nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist, erwartet der Kunde oft als inklusive.
• Nur Nettopreise für Privatkunden: Das verstößt gegen die Preisangabenverordnung und wirkt beim Endbetrag wie eine böse Überraschung.
• Alternativpositionen in der Summe: Dadurch wirkt dein Angebot teurer als das der Konkurrenz.
• Preis aus dem Bauch: Ohne kalkulierten Stundensatz arbeitest du womöglich unter deinen Kosten.
• Zu spät verschickt: Wer zwei Wochen nach dem Vor-Ort-Termin anbietet, hat oft schon verloren. Ideal sind zwei bis drei Werktage.
• Kein Nachfassen: Ein kurzer Anruf bringt viele Aufträge, die sonst still verloren gehen.

Bei rechtlichen Sonderfällen, etwa größeren Bauverträgen, Pauschalpreisvereinbarungen oder eigenen Geschäftsbedingungen, lohnt sich eine Beratung durch eine Anwältin oder einen Anwalt. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.