Mahnung schreiben: Fristen, Verzugszinsen und Mahngebühren richtig berechnen

Rechtlich gibt es nur die Mahnung. Sie ist eine eindeutige Aufforderung an den Kunden, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Eine Mahnung kann den Kunden in Verzug setzen. Erst ab Verzug darfst du Verzugszinsen und weitere Kosten verlangen.

Die Zahlungserinnerung ist ein Begriff aus der Praxis. Sie ist bewusst freundlich formuliert und geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung übersehen hat. Rechtlich kann aber auch eine höflich formulierte Erinnerung bereits als Mahnung gelten, wenn sie klar zur Zahlung auffordert. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift.

Eine Mahnung ist gesetzlich nicht an eine Form gebunden. Du könntest auch anrufen. Schriftlich ist aber dringend zu empfehlen, denn du musst im Streitfall beweisen, dass der Kunde gemahnt wurde. Eine E-Mail mit Lesebestätigung ist besser als nichts. Bei höheren Beträgen ist ein Einwurf-Einschreiben sinnvoll.

Zuerst muss die Rechnung fällig sein. Fällig ist sie zu dem Termin, den du vereinbart hast, etwa „zahlbar bis 15.11.2026“. Hast du nichts vereinbart, ist die Zahlung bei Werkleistungen in der Regel mit der Abnahme fällig, sonst grundsätzlich sofort. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist wirkungslos.

Verzug ist der zentrale Begriff beim Mahnen. Der Kunde kommt in Verzug, wenn er eine fällige Rechnung trotz Mahnung nicht bezahlt. In drei Fällen brauchst du aber gar keine Mahnung:

• Fester Termin: Du hast ein Zahlungsdatum nach dem Kalender vereinbart, zum Beispiel „zahlbar bis 15.11.2026“. Dann tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
• 30-Tage-Regel: Der Kunde zahlt nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB).
• Ernsthafte Verweigerung: Der Kunde erklärt klar, dass er nicht zahlen wird.

Praxistipp: Schreib auf jede Rechnung ein konkretes Datum statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Ein festes Datum macht den Verzugsbeginn eindeutig. Welche weiteren Angaben auf eine Rechnung gehören, liest du im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Ein Gesetz schreibt keine bestimmte Zahl von Mahnungen vor. Du könntest nach einer einzigen Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Trotzdem hat sich ein gestuftes Vorgehen bewährt. Es gibt dem Kunden mehrere Chancen und erhöht schrittweise den Druck.

Setz in jeder Stufe eine konkrete Frist mit Datum, zum Beispiel „bis zum 10.11.2026“. Formulierungen wie „umgehend“ oder „schnellstmöglich“ sind unklar und schwächen deine Position. Halte deine Ankündigungen außerdem ein. Wer dreimal mit dem Gericht droht und nichts tut, wird nicht mehr ernst genommen.

In Bürofy ist dieser Ablauf mit Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen hinterlegt. Offene Posten werden über den Bankabgleich erkannt, Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale bei Geschäftskunden werden automatisch berechnet.

Ist der Kunde im Verzug, darfst du Verzugszinsen verlangen. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und hängt davon ab, wer dein Kunde ist:

• Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
• Geschäftskunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli neu festgelegt und veröffentlicht. Vom 1. Januar bis 30. Juni 2026 lag er bei 1,27 %. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %. Den jeweils aktuellen Wert findest du auf der Website der Bundesbank unter dem Stichwort „Basiszinssatz“.

Die Formel

Verzugszinsen = offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Gezählt werden die Tage ab Beginn des Verzugs bis zum Zahlungseingang.

Beispiel 1: Malerbetrieb mit Geschäftskunde

Ein Malerbetrieb hat einer Hausverwaltung 2.380 € brutto berechnet. Die Hausverwaltung ist seit 45 Tagen im Verzug. Rechnung: 2.380 € × 10,52 % × 45 ÷ 365 = 30,87 € Verzugszinsen. Dazu kommt die Pauschale von 40 €. Insgesamt kann der Betrieb also 70,87 € zusätzlich verlangen.

Beispiel 2: Webdesignerin mit Privatkundin

Eine Webdesignerin wartet auf 1.190 € von einer Privatkundin, die seit 30 Tagen im Verzug ist. Rechnung: 1.190 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 6,38 € Verzugszinsen. Eine Pauschale gibt es gegenüber Verbrauchern nicht.

Die 40-€-Pauschale nur bei Geschäftskunden

Ist ein Unternehmen mit einer Zahlung im Verzug, darfst du eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Du musst dafür keine Kosten nachweisen. Die Pauschale gilt auch bei verspäteten Abschlagszahlungen. Gegenüber Verbrauchern ist sie nicht zulässig. Beauftragst du später einen Anwalt oder ein Inkassobüro, wird die Pauschale auf deren Kosten angerechnet.

Mahngebühren: nur tatsächliche Kosten

Viele Selbstständige setzen pauschal 5 oder 10 € Mahngebühr pro Mahnung an. Das ist riskant. Ersatzfähig sind nach der Rechtsprechung nur die tatsächlich entstandenen Kosten, also etwa Porto und Material. Deine eigene Arbeitszeit für das Schreiben der Mahnung zählt in der Regel nicht dazu. Realistisch sind daher meist nur wenige Euro.

Außerdem gilt: Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet den Kunden nichts. Kosten können erst für Mahnungen entstehen, die du verschickst, nachdem der Kunde bereits im Verzug ist. Bei Geschäftskunden deckt die 40-€-Pauschale solche Kosten in der Regel ab.

Eine Mahnung sollte kurz, sachlich und vollständig sein. Diese Angaben gehören hinein:

1. Deine Kontaktdaten und die Anschrift des Kunden.
2. Datum und Betreff, zum Beispiel „1. Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-118“.
3. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Zahlungsziel.
4. Offener Betrag, getrennt nach Hauptforderung, Verzugszinsen und Kosten.
5. Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum.
6. Bankverbindung und Verwendungszweck.
7. Ab der letzten Mahnung: Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens.

Mustertext für die 1. Mahnung

„Sehr geehrte Frau Berger, zu unserer Rechnung Nr. 2026-118 vom 01.09.2026 über 2.380,00 € konnten wir bis heute leider keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war am 15.09.2026 fällig. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens 10.11.2026 auf das unten genannte Konto. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen erreichen Sie uns unter 0221 123456. Mit freundlichen Grüßen“

Achte auf den Ton. Bleib auch in der letzten Mahnung sachlich, ohne Vorwürfe und ohne Großbuchstaben. Häufig steckt hinter einer offenen Rechnung kein böser Wille, sondern ein Engpass oder ein Missverständnis. Ein Anruf vor der zweiten Mahnung klärt viele Fälle schneller als jeder Brief. Biete bei Bedarf eine Ratenzahlung an und halte diese schriftlich fest.

Mustertext für die letzte Mahnung

„Sehr geehrte Frau Berger, trotz unserer Zahlungserinnerung vom 22.09.2026 und unserer Mahnungen vom 10.10.2026 und 24.10.2026 ist die Rechnung Nr. 2026-118 weiterhin offen. Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus der Hauptforderung von 2.380,00 €, Verzugszinsen von 30,87 € und der Verzugspauschale von 40,00 €, zusammen 2.450,87 €. Bitte zahlen Sie diesen Betrag bis spätestens 14.11.2026. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die Kosten dafür hätten Sie zu tragen. Mit freundlichen Grüßen“

Hinweis zum Beispiel: Die Verzugspauschale von 40 € steht dir nur zu, weil Frau Berger hier für eine Hausverwaltung, also ein Unternehmen, handelt. Bei Privatkunden lässt du diese Zeile weg und berechnest die Zinsen mit dem niedrigeren Satz.

Zahlt der Kunde trotz Mahnungen nicht, kannst du beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen. Das Verfahren ist vergleichsweise günstig und schnell, weil das Gericht nicht prüft, ob deine Forderung berechtigt ist. Den Antrag kannst du ohne Anwalt online über online-mahnantrag.de ausfüllen. Das Portal wird von der Justiz betrieben.

1. Du beantragst den Mahnbescheid und zahlst die Gerichtsgebühr.
2. Das Gericht stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu.
3. Der Kunde hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder Widerspruch einzulegen.
4. Ohne Widerspruch beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Mit ihm kannst du die Zwangsvollstreckung betreiben.
5. Legt der Kunde Widerspruch ein, geht die Sache auf Antrag in ein normales Gerichtsverfahren über.

Die Kosten des Verfahrens muss am Ende der Kunde tragen, wenn deine Forderung berechtigt ist. Ist absehbar, dass der Kunde die Forderung bestreitet, oder geht es um hohe Beträge, solltest du frühzeitig eine Anwältin oder einen Anwalt einschalten.

Offene Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du den Schuldner kanntest (§ 199 Abs. 1 BGB).

Beispiel: Eine Forderung ist im Oktober 2026 entstanden. Die Verjährung beginnt am 31.12.2026 um Mitternacht und endet mit Ablauf des 31.12.2029. Danach kann der Kunde die Zahlung verweigern.

Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch die Zustellung eines Mahnbescheids, durch eine Klage oder durch ernsthafte Verhandlungen über die Forderung. Erkennt der Kunde die Forderung an, etwa durch eine Abschlagszahlung, beginnt die Frist neu. Prüf offene Posten daher spätestens im Herbst des dritten Jahres.

Vergiss nicht die Buchhaltung: Mahnschreiben und Zahlungsnachweise gehören zu deinen Geschäftsunterlagen. Wie lange du sie aufheben musst, erklärt der Ratgeber Belege aufbewahren. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. In Zweifelsfällen hilft eine Anwältin oder ein Anwalt weiter.