Belege aufbewahren: Fristen, GoBD und digitale Archivierung einfach erklärt

Die Aufbewahrungspflichten stehen in § 147 der Abgabenordnung (AO) und in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Damit gibt es drei Fristen, die du kennen solltest:

• 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sowie die zum Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Für Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählen dazu vor allem die Aufzeichnungen und die EÜR selbst.
• 8 Jahre: Buchungsbelege, also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Gutschriften und Lohnbelege.
• 6 Jahre: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien versandter Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen, etwa Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben.

Eine Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel laufende Betriebsprüfungen, Einspruchsverfahren oder spät abgegebene Steuererklärungen. Prüf in solchen Fällen vor dem Vernichten, ob noch etwas offen ist.

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Beleg, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, empfangen oder versandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Bei Büchern zählt das Jahr der letzten Eintragung, bei Jahresabschlüssen das Jahr der Aufstellung.

Beispiele mit konkreten Daten

• Tankquittung vom 15. März 2026: Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet nach 8 Jahren am 31. Dezember 2034. Vernichten darfst du den Beleg ab dem 1. Januar 2035.
• EÜR für 2026, erstellt im Mai 2027: Die Frist beginnt am 31. Dezember 2027 und läuft 10 Jahre bis zum 31. Dezember 2037.
• Angebotsschreiben an einen Kunden vom Juni 2026: 6 Jahre ab dem 31. Dezember 2026, also bis zum 31. Dezember 2032.

Praktisch heißt das: Am Jahresanfang kannst du einmal aufräumen. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen zum Beispiel Buchungsbelege aus dem Jahr 2018 vernichtet werden, sofern keine Ausnahme greift.

Im Zweifel gilt: Eine Unterlage, die eine Buchung begründet, ist ein Buchungsbeleg und gehört in die 8-Jahres-Gruppe. Wer unsicher ist, bewahrt lieber länger auf. Eine zu lange Aufbewahrung ist steuerlich unschädlich, Datenschutzpflichten für personenbezogene Daten solltest du aber mitdenken.

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stehen in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums und gelten für alle, die ihre Buchhaltung ganz oder teilweise digital führen – also für fast jeden.

Die wichtigsten Grundsätze

• Unveränderbarkeit: Ein archivierter Beleg darf nicht nachträglich geändert werden, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt. Ein normaler Ordner auf dem Laptop, in dem jeder Dateien überschreiben kann, erfüllt das allein nicht.
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Prüfer muss von jedem Beleg zur Buchung und von jeder Buchung zum Beleg kommen können.
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, keiner fehlt.
• Zeitgerechte Erfassung: Bargeschäfte werden täglich erfasst, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen. Wer monatlich bucht, darf das in der Regel bis zum Ende des Folgemonats tun, wenn sichergestellt ist, dass bis dahin kein Beleg verloren geht.
• Ordnung und Lesbarkeit: Belege müssen geordnet abgelegt und während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar sein.

Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt nach § 147 Abs. 6 AO auf deine digitalen Daten zugreifen. Der Prüfer kann Einsicht in das System nehmen, eine Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übergeben lassen. Liegen die Daten bei einem Dienstleister, etwa einem Cloud-Anbieter, muss auch dieser den Zugriff ermöglichen. Die Kosten dafür trägst du. Ein Archiv, das nur aus eingescannten Bildern ohne Bezug zur Buchung besteht, macht diesen Schritt mühsam. Wechselst du das Programm, müssen die alten Daten weiterhin lesbar und auswertbar bleiben.

Für die Praxis bedeutet das: Nutze ein System, das Belege nach der Erfassung festschreibt und Änderungen protokolliert. In Bürofy werden Buchungen GoBD-konform festgeschrieben, Belege liegen in einer digitalen Ablage und lassen sich bei einer Prüfung als Datenexport bereitstellen.

Papierbelege darfst du digitalisieren und das Original danach in der Regel vernichten. Das nennt man ersetzendes Scannen. Voraussetzung ist, dass die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt, vollständig ist und GoBD-konform archiviert wird. Ein Foto mit dem Smartphone reicht aus, wenn alles gut lesbar ist.

Ausnahmen gibt es: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufbewahrt werden. Auch bestimmte Zollunterlagen oder Urkunden mit eigener Rechtswirkung gehören dazu. Für die üblichen Quittungen und Lieferantenrechnungen eines kleinen Betriebs ist das selten der Fall.

Was in die Verfahrensdokumentation gehört

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege bei dir ankommen, erfasst, geprüft, archiviert und wiedergefunden werden. Für einen Einzelunternehmer reichen oft wenige Seiten.

1. Wer scannt oder fotografiert die Belege und wann, zum Beispiel jeden Freitag?
2. Mit welchem Gerät und welcher Software wird erfasst?
3. Wie wird geprüft, dass Scan und Original übereinstimmen?
4. Wo und wie werden die Dateien gespeichert und gesichert?
5. Wann und wie werden Papieroriginale vernichtet?

Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist die Buchführung nicht automatisch ordnungswidrig. Bei einer Prüfung wird es aber schwerer, die Ordnungsmäßigkeit nachzuweisen. Muster bieten zum Beispiel Kammern und Verbände an.

E-Rechnungen im Originalformat

Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, meist im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte Teil im Originalformat, also die XML-Daten. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 bestätigt. Ein ausgedrucktes PDF oder ein Screenshot ersetzt das Original nicht.

Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF. Bewahre die gesamte Datei auf. Weichen Bildteil und XML voneinander ab, gilt der strukturierte Teil. Den Inhalt einer XML-Rechnung kannst du mit dem Werkzeug E-Rechnung lesen sichtbar machen. Hintergründe zu Fristen und Formaten findest du im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Kassenbons und Thermopapier

Kassenbons und viele Tankquittungen sind auf Thermopapier gedruckt. Die Schrift verblasst oft schon nach ein bis zwei Jahren, also lange vor Ablauf der 8-Jahres-Frist. Ein unleserlicher Beleg ist für das Finanzamt kein Beleg. Fotografiere Thermobelege deshalb direkt nach dem Kauf. Kopieren auf normales Papier ist eine Alternative, aber umständlicher.

Auch Privatpersonen haben eine Aufbewahrungspflicht. Nach § 14b Abs. 1 UStG müssen sie Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück 2 Jahre aufbewahren. Dazu gehören zum Beispiel Bauleistungen, Reparaturen am Haus, Gartenarbeiten oder Fensterputzen. Die Frist beginnt ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Handwerker müssen ihre Privatkunden auf diese Pflicht hinweisen. Der Hinweis gehört als Pflichtangabe auf die Rechnung, zum Beispiel: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“ Weitere Pflichtangaben findest du im Artikel Rechnung: Pflichtangaben.

Für Kunden lohnt sich die Aufbewahrung ohnehin: Arbeitskosten aus Handwerkerleistungen können bei der Einkommensteuer begünstigt sein, und die Rechnung ist wichtig für Gewährleistungsansprüche.

Belege richtig vernichten

Nach Ablauf der Frist darfst du Unterlagen vernichten, musst es aber nicht. Papier mit Kundendaten gehört in einen Aktenvernichter oder zu einem zertifizierten Entsorger, nicht ins Altpapier. Digitale Daten löschst du dauerhaft, auch aus Backups, soweit das technisch vorgesehen ist. Halte kurz fest, was wann vernichtet wurde.

Ein einfaches Ordnungssystem

Ein gutes Archiv ist eines, in dem du einen Beleg in unter einer Minute findest. Bewährt hat sich eine Struktur nach Jahr und Belegart:

• Ordner: 2026 / Eingang, 2026 / Ausgang, 2026 / Bank, 2026 / Kasse
• Dateiname: Datum – Partner – Betrag – Nummer, zum Beispiel 2026-03-15_Baumarkt-Mueller_84-50_R-4711.pdf
• Verknüpfung: Jede Buchung verweist auf genau einen Beleg, jeder Beleg auf seine Buchung.
• Sicherung: Mindestens eine Kopie an einem anderen Ort, etwa in einer Cloud mit Serverstandort in der EU.

Achtung: Das Umbenennen einer Datei verändert den Beleginhalt nicht. Das Bearbeiten eines PDFs oder Bildes dagegen schon. Speichere Belege deshalb sofort im Original und bearbeite nur Kopien. Wie die Belege anschließend in deine Gewinnermittlung einfließen, zeigt der Ratgeber EÜR erstellen.

• Frist ab Belegdatum gerechnet: Die Frist beginnt erst am Jahresende. Wer zu früh vernichtet, riskiert Schätzungen.
• Nur die alte 10-Jahres-Regel im Kopf: Seit 2025 genügen für Buchungsbelege 8 Jahre. Bücher und Abschlüsse bleiben bei 10 Jahren.
• E-Rechnung nur als Ausdruck archiviert: Ohne die XML-Daten fehlt das Original.
• Thermobelege nicht digitalisiert: Nach einigen Jahren ist nichts mehr lesbar.
• Belege in einem frei änderbaren Ordner: Ohne Schutz vor Änderungen ist die Unveränderbarkeit schwer nachzuweisen.
• Keine Verfahrensdokumentation: Nicht verboten, aber ein vermeidbares Risiko bei der Betriebsprüfung.
• Kein Backup: Ein defekter Laptop kann acht Jahre Belege auf einmal vernichten.

Bei Unsicherheiten im Einzelfall, etwa bei laufenden Prüfungen oder besonderen Branchenregeln, sprich mit deiner Steuerberatung, bevor du Unterlagen vernichten.