Buchhaltung für Einzelunternehmer: Der komplette Leitfaden für 2026

Die wichtigste Frage zuerst: Musst du bilanzieren oder reicht die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)? Für die große Mehrheit der Einzelunternehmer gilt: Die EÜR reicht. Sie ist deutlich einfacher. Du ziehst von deinen Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben ab, das Ergebnis ist dein Gewinn.

Eine Bilanz mit doppelter Buchführung wird erst ab bestimmten Grenzen Pflicht. Seit dem Wirtschaftsjahr 2024 liegen sie bei 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn. Vorher waren es 600.000 € und 60.000 €.

Wichtig: Wer die Grenzen nach § 141 AO überschreitet, muss nicht sofort umstellen. Die Pflicht beginnt in der Regel erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf eine Mitteilung des Finanzamts folgt. Bei eingetragenen Kaufleuten greift das Handelsrecht dagegen ohne eine solche Mitteilung. Hier solltest du rechtzeitig Steuerberatung einholen.

Buchhaltung bedeutet: Jeder geschäftliche Vorgang wird belegt und aufgezeichnet. Für Einzelunternehmer mit EÜR sind das vier Bereiche.

1. Ausgangsrechnungen

Jede Rechnung, die du schreibst, ist eine künftige Betriebseinnahme. Rechnungen brauchen eine fortlaufende Rechnungsnummer und alle Pflichtangaben. Welche das sind, steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Schnell eine korrekte Rechnung erstellen kannst du mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator.

2. Eingangsbelege

Dazu zählen Lieferantenrechnungen, Quittungen, Tankbelege, Abos und Bewirtungsbelege. Ohne Beleg keine Buchung – das ist der Grundsatz. Fehlt ein Beleg, kann das Finanzamt die Ausgabe streichen. Erhältst du Rechnungen als E-Rechnung, gilt die XML-Datei als Original und muss so aufbewahrt werden.

3. Bankkonto

Die Kontoauszüge sind das Rückgrat deiner Buchhaltung. Jede Bewegung sollte einem Beleg zugeordnet sein: Zahlungseingang zur Ausgangsrechnung, Abbuchung zur Eingangsrechnung. Diesen Schritt nennt man Bankabgleich.

4. Kasse

Nimmst du regelmäßig Bargeld ein, etwa auf dem Markt oder im Laden, brauchst du ein Kassenbuch oder ein elektronisches Kassensystem. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden. Wer nur selten bar bezahlt wird, sammelt die Belege und erfasst sie wie alle anderen Vorgänge.

Papierbelege digitalisieren

Viele Einzelunternehmer fotografieren Quittungen direkt nach dem Einkauf mit dem Handy. Das ist erlaubt, wenn das Bild vollständig und gut lesbar ist und du dein Vorgehen in der Verfahrensdokumentation beschreibst. Ob du das Papier danach vernichten darfst, hängt davon ab, ob dein Verfahren die GoBD-Anforderungen an das ersetzende Scannen erfüllt. Im Zweifel bewahrst du das Original zusätzlich auf.

Beispiel: Ein Fliesenleger kauft morgens im Baumarkt Material für 186,40 €. Er fotografiert den Kassenbon noch auf dem Parkplatz und ordnet ihn dem Auftrag „Bad Müller“ zu. Am Jahresende muss er nichts mehr suchen, und die Kosten sind dem richtigen Kunden zugeordnet.

In der EÜR zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zahlungszeitpunkt (§ 11 EStG). Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem das Geld auf deinem Konto eingeht. Eine Ausgabe gehört in das Jahr, in dem du bezahlst.

Beispiel: Eine Webdesignerin stellt am 15. Dezember 2026 eine Rechnung über 3.000 €. Der Kunde zahlt am 8. Januar 2027. Die Einnahme gehört in die EÜR 2027. Kauft sie am 28. Dezember 2026 einen Monitor für 400 € und zahlt sofort, ist das eine Ausgabe für 2026.

Ausnahmen, die du kennen solltest

• 10-Tage-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und gezahlt werden (innerhalb von 10 Tagen), zählen zum wirtschaftlich zugehörigen Jahr. Typisches Beispiel ist die Umsatzsteuervorauszahlung für Dezember.
• Anlagevermögen: Teure Anschaffungen über 800 € netto, etwa ein Transporter, werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben – egal, wann du bezahlst.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter: Bis 800 € netto darfst du den Kauf im Jahr der Anschaffung vollständig als Ausgabe ansetzen.

Umsatzsteuer in der EÜR

Bist du kein Kleinunternehmer, fließt auch die Umsatzsteuer durch deine EÜR. Die Umsatzsteuer, die deine Kunden zahlen, ist eine Betriebseinnahme. Die Zahlung an das Finanzamt ist eine Betriebsausgabe. Vorsteuer aus deinen Einkäufen ist ebenfalls eine Ausgabe, Erstattungen vom Finanzamt sind Einnahmen. Unterm Strich gleicht sich das aus. Wichtig ist nur, dass alle Beträge vollständig erfasst sind.

Gute Buchhaltung für Einzelunternehmer ist vor allem eine Frage der Gewohnheit. Wer jede Woche 20 Minuten investiert, spart sich am Jahresende tagelange Suche.

Jede Woche

1. Belege der Woche erfassen: Papierquittungen fotografieren, E-Mail-Rechnungen ablegen.
2. Erledigte Arbeiten abrechnen. Je früher die Rechnung rausgeht, desto früher kommt das Geld.
3. Kontoauszüge prüfen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen.

Jeden Monat

1. Offene Posten prüfen und überfällige Rechnungen anmahnen.
2. Fehlende Belege zu Abbuchungen nachfordern.
3. Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, falls du monatlich anmelden musst – sonst einmal pro Quartal.
4. Umsatz und Gewinn kurz ansehen: Liegst du im Plan? Reichen die Rücklagen für die Steuer?

Einmal im Jahr

Du erstellst die EÜR und gibst sie mit der Einkommensteuererklärung über ELSTER ab. Ohne Steuerberatung ist dafür in der Regel der 31. Juli des Folgejahres die Frist. Schritt für Schritt erklärt das unser Ratgeber EÜR erstellen.

Es gibt drei typische Wege. Sie lassen sich auch kombinieren: Viele Einzelunternehmer erledigen die laufende Buchhaltung selbst und lassen nur den Jahresabschluss vom Steuerberater machen.

Excel ist nicht verboten. Die Tabelle lässt sich aber jederzeit unbemerkt ändern. Genau das widerspricht der GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit. Eine Buchhaltungssoftware schreibt Buchungen dagegen fest und protokolliert Änderungen.

Achte bei Software auf diese Punkte: Rechnungen mit allen Pflichtangaben, E-Rechnungen empfangen und erstellen, Belegerfassung per Foto, Bankabgleich, EÜR und ein DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Bürofy bietet diese Funktionen zum Beispiel für Handwerk, Freelancer und Kleingewerbe an.

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für ordnungsgemäße Buchführung mit dem Computer. Sie gelten auch für Einzelunternehmer mit EÜR. Die wichtigsten Grundsätze im Überblick:

• Vollständig: Jeder geschäftliche Vorgang wird erfasst, auch kleine Barbeträge.
• Richtig: Die Aufzeichnung entspricht dem tatsächlichen Vorgang.
• Zeitgerecht: Bargeschäfte täglich, unbare Vorgänge zeitnah – als Richtwert innerhalb von 10 Tagen.
• Geordnet: Belege sind auffindbar und einer Buchung zuzuordnen.
• Unveränderbar: Spätere Änderungen müssen erkennbar bleiben.
• Nachvollziehbar: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie du Belege erfasst, ablegst und buchst.

Aufbewahrungsfristen

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Details liest du im Ratgeber Belege aufbewahren.

Als Einzelunternehmer zahlst du dir kein Gehalt. Du entnimmst Geld aus dem Betrieb. Das nennt man Privatentnahme. Sie ist keine Betriebsausgabe und mindert deinen Gewinn nicht. Umgekehrt ist Geld, das du privat in den Betrieb stecken, eine Privateinlage und keine Einnahme.

Beispiel: Ein Malermeister überweist sich monatlich 3.000 € auf sein Privatkonto. Zusätzlich zahlt er einmalig 5.000 € von seinem Sparbuch ein, um einen Kompressor zu kaufen. Weder die 36.000 € Entnahmen noch die 5.000 € Einlage tauchen als Einnahme oder Ausgabe in der EÜR auf. Nur der Kompressor selbst ist betrieblich relevant.

Nutzt du betriebliche Dinge auch privat, etwa das Auto oder das Handy, muss der private Anteil als Entnahme berücksichtigt werden. Beim Firmenwagen geschieht das oft über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch.

Brauche ich ein Geschäftskonto?

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein separates Konto für Einzelunternehmer nicht. Es ist aber dringend zu empfehlen. Private und betriebliche Zahlungen bleiben getrennt. Der Bankabgleich wird einfacher. Bei einer Prüfung muss das Finanzamt keine privaten Umsätze sehen. Beachte außerdem: Manche Banken untersagen in ihren Bedingungen die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos.

Denk auch an weitere Zahlungswege. Eine Firmenkreditkarte, ein PayPal-Konto oder ein Zahlungsdienst für Kartenzahlungen sind buchhalterisch eigene Konten. Ihre Umsätze gehören genauso in die Buchhaltung wie die Bewegungen auf dem Girokonto. Lade die Abrechnungen deshalb jeden Monat herunter und ordne die Zahlungen den Belegen zu. Gebühren der Zahlungsdienste sind Betriebsausgaben und werden oft vergessen.

• Belege sammeln statt erfassen: Ein Schuhkarton voller Quittungen kostet am Jahresende viel Zeit. Thermopapier verblasst zudem.
• Lücken in den Rechnungsnummern: Nummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Stornierte Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern per Gutschrift korrigiert.
• Privat und betrieblich vermischen: Private Einkäufe über das Geschäftskonto ohne Kennzeichnung führen zu Rückfragen.
• Vorsteuer aus falschen Belegen ziehen: Fehlen Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung, kann der Vorsteuerabzug gestrichen werden.
• Keine Steuerrücklage: Die erste Einkommensteuer-Nachzahlung kommt oft zusammen mit Vorauszahlungen für das nächste Jahr.
• E-Rechnungen nur als PDF speichern: Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss aufbewahrt werden.

Gerade Gründer unterschätzen den Aufwand im ersten Jahr. Plane für die Einrichtung von Konto, Ablage und Software deshalb ein paar Stunden fest ein.