Das Wichtigste in Kürze
- Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Vorstufe der Mahnung. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht.
- Rechtlich kann auch eine höfliche Erinnerung schon als Mahnung gelten, wenn sie nach Fälligkeit klar zur Zahlung auffordert.
- Ohne Mahnung kommt der Kunde nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
- Sende die Zahlungserinnerung etwa 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit, mit neuer Frist von 7 bis 10 Tagen.
- Für eine Zahlungserinnerung verlangst du keine Gebühren. Kosten und Zinsen kommen erst ab Verzug in Betracht.
Zahlungserinnerung vs. Mahnung: der Unterschied
Der Begriff Zahlungserinnerung steht nicht im Gesetz. Er stammt aus der Praxis und bezeichnet die erste, bewusst freundliche Nachricht nach Ablauf der Zahlungsfrist. Sie geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung vergessen hat, und nicht, dass er nicht zahlen will.
Die Mahnung dagegen ist im BGB geregelt. Nach § 286 Abs. 1 BGB ist es eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Leistung zu erbringen. Sie bringt den Kunden in Verzug. Ab dann schuldet er Verzugszinsen und, bei Geschäftskunden, eine Pauschale von 40 €.
| Merkmal | Zahlungserinnerung | Mahnung |
|---|---|---|
| Gesetzliche Grundlage | Keine, Begriff aus der Praxis | § 286 Abs. 1 BGB |
| Ton | Freundlich, verständnisvoll | Sachlich bis bestimmt |
| Zweck | Hinweis auf übersehene Rechnung | Eindeutige Zahlungsaufforderung |
| Folgen | Meist keine, kann aber als Mahnung wirken | Verzug mit Zinsen und Kosten |
| Gebühren | Keine | Ab der zweiten Mahnung angemessene Kosten möglich |
Wie es nach der Zahlungserinnerung weitergeht, beschreibt der Ratgeber Mahnung schreiben.
Wann ist der Kunde in Verzug? § 286 BGB
Der Zahlungsverzug ist wichtig, weil erst ab dann Verzugszinsen und Kosten anfallen. Ein Kunde gerät auf drei Wegen in Verzug:
- Durch Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Auch eine deutliche Zahlungserinnerung reicht.
- Durch ein vereinbartes Zahlungsdatum (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Steht im Vertrag „zahlbar bis 15.11.2026“, ist der Kunde ab dem Folgetag ohne Mahnung in Verzug. Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, genügt dafür in der Regel nicht.
- Automatisch nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB). Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.
Die 30-Tage-Regel hat einen Haken: Bei Verbrauchern gilt sie nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein Satz genügt: „Wenn Sie nicht zahlen, kommen Sie spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).“ Bei Geschäftskunden ist kein Hinweis nötig.
Beispiel: Zeitstrahl einer offenen Rechnung
| Datum | Ereignis |
|---|---|
| 01.10.2026 | Rechnung über 2.380,00 € geht beim Kunden ein, zahlbar innerhalb von 14 Tagen |
| 15.10.2026 | Fälligkeit, kein Zahlungseingang |
| 21.10.2026 | Zahlungserinnerung mit neuer Frist bis 31.10.2026 |
| 01.11.2026 | Frist abgelaufen: War die Erinnerung eine klare Zahlungsaufforderung, ist der Kunde ab heute in Verzug |
| 03.11.2026 | 1. Mahnung mit Verzugszinsen |
Wie hoch die Zinsen ab Verzugsbeginn ausfallen, rechnet der Ratgeber Verzugszinsen berechnen mit Beispielen vor. Der Zinssatz liegt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern und 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden.
Zahlungserinnerung Vorlage: Mustertext zum Übernehmen
Eine gute Zahlungserinnerung ist kurz. Sie nennt die Rechnung, den Betrag und eine neue Frist. Mehr braucht es nicht. Die folgende Vorlage kannst du direkt übernehmen und anpassen.
Muster: freundliche Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 2026-0187 vom 01.10.2026
„Sehr geehrte Frau Schneider, sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-0187 vom 01.10.2026 über 2.380,00 € für die Malerarbeiten in Ihrer Wohnung war am 15.10.2026 fällig. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 31.10.2026 auf unser Konto (IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90) unter Angabe der Rechnungsnummer. Die Rechnung finden Sie noch einmal im Anhang. Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie mich unter 0171 2345678. Mit freundlichen Grüßen, Thomas Berger, Malerbetrieb Berger“
Diese Bausteine gehören in jede Zahlungserinnerung
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
- Offener Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum.
- Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum, nicht „innerhalb von 7 Tagen“.
- Bankverbindung und Bitte um Angabe der Rechnungsnummer.
- Rechnung als Kopie im Anhang.
- Hinweis für den Fall, dass die Zahlung schon unterwegs ist.
- Ansprechpartner mit Telefonnummer für Rückfragen.
Zahlungserinnerung schreiben: Zeitpunkt, Ton und Kanal
Der richtige Zeitpunkt
Warte nach der Fälligkeit 3 bis 7 Tage. Überweisungen brauchen manchmal ein bis zwei Bankarbeitstage, und kein Kunde mag eine Erinnerung für eine Zahlung, die gerade unterwegs ist. Warte aber nicht wochenlang. Je länger eine Rechnung offen ist, desto seltener wird sie bezahlt.
Gib eine neue Frist von 7 bis 10 Tagen. Kürzere Fristen wirken unfreundlich, längere verzögern unnötig.
Der richtige Ton
Eine freundliche Zahlungserinnerung unterstellt nichts. Sie vermeidet Vorwürfe wie „Sie haben immer noch nicht bezahlt“. Besser: „Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen.“ Bleib trotzdem klar. Formulierungen wie „wenn es Ihnen passt“ oder „bei Gelegenheit“ schwächen deine Position und können dazu führen, dass die Erinnerung nicht als Mahnung zählt.
Der richtige Kanal
| Kanal | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Schnell, kostenlos, Rechnung als Anhang | Landet manchmal im Spam | |
| Brief | Seriös, gut für ältere Privatkunden | Langsam, Porto |
| Telefon | Persönlich, klärt Probleme sofort | Kein schriftlicher Nachweis |
| Messenger | Bei Stammkunden oft am schnellsten | Wirkt schnell zu privat |
Für die meisten Betriebe ist die E-Mail der beste Weg. Ein Hausmeisterservice mit vielen Privatkunden ruft bei Stammkunden vielleicht lieber kurz an. Notier dann Datum und Inhalt des Gesprächs.
Zahlungserinnerung Muster für besondere Fälle
Teilzahlung erhalten
„Vielen Dank für Ihre Zahlung von 1.000,00 € zu Rechnung Nr. 2026-0187. Offen ist noch ein Restbetrag von 1.380,00 €. Bitte überweisen Sie diesen bis zum 31.10.2026.“
Skonto unberechtigt abgezogen
„Ihre Zahlung zu Rechnung Nr. 2026-0187 ist am 27.10.2026 eingegangen. Die Skontofrist endete am 11.10.2026, daher ist der Skontoabzug von 47,60 € leider nicht möglich. Bitte überweisen Sie die Differenz bis zum 07.11.2026.“ Hintergründe dazu findest du im Ratgeber Skonto.
Wiederkehrende Leistung
Eine Grafikdesignerin mit monatlichem Betreuungsvertrag schreibt: „Die Rechnung für Oktober über 595,00 € ist noch offen. Bitte überweisen Sie bis zum 10.11.2026, damit wir die Betreuung wie gewohnt fortsetzen können.“
Zahlungserinnerung & Mahnung erstellen
Stufe wählen, Text anpassen, Verzugszinsen automatisch berechnen und als Brief drucken.
In Bürofy ist die Zahlungserinnerung die erste Stufe im Mahnwesen, gefolgt von drei Mahnstufen. Die Texte sind als Vorlagen mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, Datum, offenen Betrag und neue Frist hinterlegt. Die Zahlungserinnerung bleibt dabei immer gebührenfrei.
Kosten und typische Fehler
Für eine Zahlungserinnerung darfst du keine Gebühren verlangen. Vor dem Verzug hat der Kunde keine Pflichtverletzung begangen, für die er Schadensersatz schuldet. Auch die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nach überwiegender Meinung nicht erstattungsfähig. Kosten und Zinsen kommen erst für spätere Mahnungen in Betracht.
- Zu früh erinnert: Vor Ablauf der Zahlungsfrist ist die Rechnung nicht fällig.
- Keine konkrete Frist: „Bitte zahlen Sie zeitnah“ setzt keinen klaren Termin.
- Gebühren in der Erinnerung: Wirkt unprofessionell und ist rechtlich meist nicht durchsetzbar.
- Rechnung nicht beigefügt: Der Kunde muss erst suchen und zahlt später.
- Kein Hinweis zur 30-Tage-Regel: Bei Privatkunden fehlt er oft schon auf der Rechnung. Dann ist eine Mahnung für den Verzug nötig.
- Kein Nachweis: Bewahr jede Zahlungserinnerung auf. Im gerichtlichen Mahnverfahren brauchst du den Ablauf.
Alle Angaben, die schon auf der Rechnung stehen sollten, findest du im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Wann schreibt man eine Zahlungserinnerung?
Wie schreibe ich eine freundliche Zahlungserinnerung?
Ist eine Zahlungserinnerung Pflicht vor der Mahnung?
Darf man für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?
Wann kommt ein Kunde ohne Mahnung in Verzug?
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: 1. November 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich bitte an deine Steuerberatung.