E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was du musst und was du darfst

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Was die Regelung sonst bedeutet, erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Die Pflicht zum Empfang kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Bestellst du Material, mietest du ein Büro oder buchst du eine Software, kann der Anbieter dir eine E-Rechnung schicken. Du darfst diese nicht zurückweisen und auf eine PDF-Rechnung bestehen.

Praktisch heißt das: Du brauchst ein E-Mail-Postfach für Rechnungen, eine Möglichkeit, XML-Dateien zu lesen, und eine Ablage für die Originaldateien. Auch wenn du keine Vorsteuer ziehst, brauchst du die Rechnungen als Beleg für deine Betriebsausgaben in der EÜR.

Ein kostenloses Anzeigeprogramm genügt für den Anfang. Mit E-Rechnung lesen öffnest du XRechnung und ZUGFeRD im Browser, ohne Anmeldung. Wie du empfangene Rechnungen prüfst und ablegst, steht in E-Rechnung empfangen.

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen weiter als „sonstige Rechnung“ ausstellen, also auf Papier oder als PDF. Das gilt auch für Rechnungen an andere Unternehmen und ohne zeitliche Grenze. Die Stichtage 2027 und 2028 betreffen dich nicht, solange du Kleinunternehmer bist.

Gleichzeitig vereinfacht § 34a UStDV seit 2025 die Pflichtangaben auf Kleinunternehmer-Rechnungen. Nötig sind vor allem Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum empfehlen wir trotzdem, weil Kunden und Prüfer sie erwarten.

Du darfst jederzeit E-Rechnungen ausstellen, eine Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht nötig. Sinnvoll ist das in drei Fällen:

• Deine Kunden sind Firmen: Größere Auftraggeber stellen ihre Buchhaltung auf automatische Verarbeitung um. Eine E-Rechnung wird schneller geprüft und bezahlt als ein PDF, das jemand abtippen muss.
• Du arbeitest für Behörden: Bundesbehörden verlangen nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) E-Rechnungen, unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist. Ausgenommen sind dort nur Direktaufträge bis 1.000 € netto. Länder und Kommunen haben eigene Regeln.
• Du wächst: Liegt dein Umsatz nahe an den Grenzen, bist du mit einem fertigen Ablauf vorbereitet, wenn du die Kleinunternehmerregelung verlässt.

In der E-Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer. Stattdessen wird die Position als steuerbefreit gekennzeichnet und der Grund angegeben, etwa „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Gute Programme erledigen das automatisch, wenn du in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung wählst.

Seit 2025 gibt es zwei Grenzen, und sie wirken unterschiedlich schnell:

Ein Beispiel: Eine Tischlerin hatte 2026 einen Umsatz von 23.000 € und ist 2027 Kleinunternehmerin. Im Oktober 2027 bekommt sie einen Großauftrag und überschreitet mit der Schlussrechnung 100.000 €. Diese Rechnung muss bereits mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Weil 2027 ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt, darf sie Firmenkunden mit deren Zustimmung noch eine PDF-Rechnung schicken. Ab 1.1.2028 braucht sie für Firmenkunden E-Rechnungen.

Fotografin mit Firmen- und Privatkunden

Eine Fotografin mit 19.000 € Umsatz arbeitet für Agenturen und Brautpaare. Sie darf allen Kunden PDF-Rechnungen schicken. Eine Agentur bittet um ZUGFeRD, weil ihre Buchhaltung PDFs nicht mehr abtippen will. Die Fotografin erzeugt die Rechnung mit dem Rechnungsgenerator als ZUGFeRD ohne Umsatzsteuer.

Hausmeisterservice mit Auftrag der Gemeinde

Ein Hausmeisterservice mit 21.000 € Umsatz übernimmt den Winterdienst für die Gemeinde. Die Gemeinde verlangt eine XRechnung mit Leitweg-ID über das Landesportal. Ob das Pflicht ist, regelt das jeweilige Landesrecht. Praktisch wird ohne XRechnung nicht bezahlt.

Nebenberuflicher Webentwickler

Ein Webentwickler verdient nebenbei 9.000 € im Jahr und bekommt Rechnungen für Hosting und Software als XRechnung. Er öffnet sie mit einem Anzeigeprogramm und speichert die XML-Dateien in seinem Belegarchiv. Mehr zum Nebengewerbe steht in nebenberuflich selbstständig.

1. Rechnungsadresse für den Empfang festlegen und Lieferanten mitteilen.
2. Ein Programm zum Lesen von XRechnung und ZUGFeRD bereithalten.
3. E-Rechnungen als Originaldatei acht Jahre unveränderbar ablegen.
4. Prüfen, ob Kunden (vor allem Behörden) E-Rechnungen verlangen.
5. Umsatz laufend im Blick behalten: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr.
6. Vor dem Verlassen der Kleinunternehmerregelung ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung einrichten.

Bürofy berücksichtigt die Kleinunternehmerregelung auf allen Belegen, liest eingehende E-Rechnungen und erzeugt auf Wunsch ZUGFeRD oder XRechnung. Details zum Angebot für kleine Betriebe: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.