Quittung schreiben: Pflichtangaben, Muster und Unterschied zur Rechnung

Eine Quittung ist ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Der Empfänger des Geldes bestätigt damit, dass er einen bestimmten Betrag erhalten hat. Rechtlich geregelt ist sie in § 368 BGB: Wer eine Leistung erhält, muss auf Verlangen eine Quittung ausstellen.

Der Anspruch liegt also beim Zahlenden. Zahlt dein Kunde bar, darf er eine Quittung verlangen. Du darfst das Geld dann nicht annehmen und die Quittung verweigern. Die Kosten der Quittung trägt nach § 369 BGB grundsätzlich der Schuldner. In der Praxis spielt das kaum eine Rolle, weil eine Quittung nur Papier und ein paar Minuten kostet.

Für den Kunden ist die Quittung ein Beweismittel. Behauptet jemand später, die Zahlung sei nie erfolgt, belegt die Quittung das Gegenteil. Für dich als Unternehmer ist sie ein Buchungsbeleg: Ohne Beleg keine Buchung, das ist ein Grundsatz jeder ordnungsgemäßen Buchführung.

Die drei Begriffe werden oft vermischt. Sie haben aber unterschiedliche Aufgaben:

Eine Rechnung sagt: „Bitte zahlen Sie diesen Betrag.“ Eine Quittung sagt: „Dieser Betrag ist bezahlt.“ Beides lässt sich kombinieren. Viele Handwerker schreiben auf eine bar bezahlte Rechnung den Vermerk „Betrag dankend in bar erhalten“, das Datum und ihre Unterschrift. Dann dient das Dokument zugleich als Rechnung und als Quittung.

Bei Beträgen über 250 € brauchen Unternehmen als Kunden eine vollständige Rechnung, um Vorsteuer abzuziehen. Welche Angaben dafür nötig sind, erklärt der Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Das BGB schreibt für eine einfache Quittung keine bestimmten Inhalte vor. Sie muss nur schriftlich sein und den Empfang bestätigen. Damit sie als Beweis taugt, haben sich aber folgende Angaben durchgesetzt:

• Betrag in Ziffern, zum Beispiel 238,00 €.
• Betrag in Worten, zum Beispiel „zweihundertachtunddreißig“. Das ist nicht vorgeschrieben, erschwert aber nachträgliche Änderungen.
• Zahlungsgrund, etwa „Reparatur Wasserhahn Küche“ oder „Rechnung Nr. 2026-117“.
• Name des Zahlenden, also von wem du das Geld erhalten hast.
• Name und Anschrift des Empfängers, also dein Unternehmen.
• Ort und Datum der Zahlung.
• Unterschrift des Empfängers. Ohne Unterschrift ist die Quittung als Beweis wenig wert.

Hilfreich ist außerdem eine fortlaufende Quittungsnummer. Sie macht jede Quittung eindeutig und erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung.

Für die Umsatzsteuer ist eine einfache Quittung zunächst keine Rechnung. Sie wird aber zu einer, wenn sie die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthält. Das ist bei einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto möglich (§ 33 UStDV). Dein Geschäftskunde kann daraus dann die Vorsteuer ziehen.

Eine Kleinbetragsrechnung muss nach § 33 UStDV mindestens enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
4. das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie den Steuersatz – oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Nicht nötig sind bei einer Kleinbetragsrechnung der Name des Kunden, eine Rechnungsnummer, deine Steuernummer und die getrennte Angabe von Netto und Steuer. Es reicht also: „Brutto 119,00 €, darin enthalten 19 % USt.“

Hinweis für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf der Quittung steht dann der Gesamtbetrag ohne Steuersatz und ein Hinweis wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du diese dem Finanzamt. Details erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Das folgende Muster zeigt eine Quittung, die zugleich als Kleinbetragsrechnung dient. Beispiel: Elektromeister Jonas Weber repariert bei Familie Kraus eine Steckdose und erhält 154,70 € in bar.

1. Kopf: Quittung Nr. Q-2026-041
2. Empfänger: Elektro Weber, Jonas Weber, Lindenstraße 12, 34117 Kassel
3. Betrag: 154,70 € (in Worten: einhundertvierundfünfzig Euro siebzig Cent)
4. Steuer: Betrag enthält 19 % Umsatzsteuer
5. Zahlender: Familie Kraus, Am Hang 3, 34119 Kassel
6. Zahlungsgrund: Austausch einer defekten Steckdose im Wohnzimmer, 1 Stunde Arbeitszeit inklusive Material
7. Vermerk: Betrag in bar dankend erhalten
8. Ort, Datum: Kassel, 28.10.2026
9. Unterschrift: Jonas Weber

Für eine reine Quittung ohne Steuerfunktion, etwa bei einer Anzahlung auf eine bereits gestellte Rechnung, genügen Betrag, Zahlungsgrund mit Verweis auf die Rechnungsnummer, Zahlender, Datum und Unterschrift.

Mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator kannst du auch Kleinbetragsrechnungen erstellen und als PDF ausgeben. Den Vermerk „Betrag in bar erhalten“ ergänzt du einfach im Hinweistext.

Im Handwerk wird oft nicht der volle Betrag auf einmal gezahlt. Der Kunde leistet eine Anzahlung für Material, zahlt einen Teil bar auf der Baustelle oder begleicht den Rest später per Überweisung. In all diesen Fällen hilft eine klare Quittung, den Überblick zu behalten.

Anzahlung vor Beginn der Arbeiten

Erhältst du vor der Leistung eine Anzahlung, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit dem Zahlungseingang. Ab 250 € brauchen Geschäftskunden dafür eine Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben. Die Quittung bestätigt dann nur den Empfang: „500,00 € in bar erhalten als Anzahlung auf Angebot Nr. A-2026-031.“ In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung später ab.

Teilzahlung auf eine Rechnung

Zahlt der Kunde einen Teil einer bestehenden Rechnung bar, nennst du auf der Quittung die Rechnungsnummer, den gezahlten Betrag und den Restbetrag. Beispiel: „Auf Rechnung Nr. 2026-117 über 1.428,00 € heute 400,00 € in bar erhalten. Restbetrag: 1.028,00 €.“ So gibt es später keine Unklarheit, was noch offen ist.

Quittungsvermerk auf der Rechnung

Zahlt der Kunde direkt nach Fertigstellung den vollen Betrag in bar, ist der einfachste Weg ein Vermerk auf der Rechnung selbst: „Betrag in Höhe von 1.428,00 € am 28.10.2026 in bar erhalten“, dazu deine Unterschrift. Bewahre eine Kopie mit demselben Vermerk auf. Dann passen deine Unterlagen und die des Kunden zusammen.

Der klassische Quittungsblock aus dem Schreibwarenhandel hat Durchschläge. Das Original erhält der Kunde, die Kopie bleibt im Block. Das ist einfach und funktioniert ohne Strom. Nachteile: Handschrift ist oft schwer lesbar, Durchschläge verblassen mit der Zeit, und du musst jede Quittung später von Hand in die Buchhaltung übertragen.

Eine digitale Quittung erstellst du am Smartphone oder Laptop und schickst sie per E-Mail oder druckst sie aus. Sie ist lesbar, fortlaufend nummeriert und landet direkt in deiner Buchhaltung. Eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht möglich. Als Zahlungsnachweis reicht in der Praxis meist eine eindeutige digitale Quittung aus deinem System. Will der Kunde ausdrücklich eine unterschriebene Quittung, unterschreibst du einen Ausdruck.

Egal welche Form: Die Quittungsnummern sollten lückenlos sein. Fehlende Nummern fallen bei einer Betriebsprüfung auf und müssen erklärt werden.

Wer regelmäßig Bargeld annimmt, muss die Einnahmen ordnungsgemäß aufzeichnen. Nach § 146 Abs. 1 AO gilt die Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Bareinnahme wird einzeln erfasst. Die Grundsätze dafür fassen die GoBD zusammen.

• Ohne elektronische Kasse: Viele kleine Betriebe arbeiten mit einer offenen Ladenkasse oder nehmen Bargeld nur vereinzelt beim Kunden an. Dann sind die Quittungsdurchschläge oder ein Kassenbuch deine Aufzeichnung. Trag jede Einnahme zeitnah ein.
• Mit elektronischer Kasse: Nutzt du ein elektronisches Aufzeichnungssystem, braucht es eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Außerdem gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO.
• Bargeld nicht mit Privatgeld mischen: Leg Bareinnahmen getrennt ab und zahl sie regelmäßig auf das Geschäftskonto ein.

Wie lange müssen Quittungen aufbewahrt werden?

Quittungen sind Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Quittung vom Oktober 2026 darfst du also frühestens nach dem 31.12.2034 vernichten. Einzelheiten und Ausnahmen erklärt der Ratgeber Belege aufbewahren.

• Keine Unterschrift: Eine unterschriftslose Papierquittung ist als Beweis schwach.
• Unklarer Zahlungsgrund: „Für Arbeiten“ reicht nicht. Nenne die Leistung oder die Rechnungsnummer.
• Fehlender Steuersatz: Ohne Steuersatz ist die Quittung keine Kleinbetragsrechnung. Dein Geschäftskunde kann dann keine Vorsteuer ziehen.
• Kleinbetragsrechnung über 250 €: Bei 251 € und mehr brauchst du eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben.
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen: Die ausgewiesene Steuer schuldest du dann dem Finanzamt.
• Lücken in der Nummerierung: Verschriebene Quittungen nicht wegwerfen, sondern als „ungültig“ markieren und aufbewahren.
• Barzahlung nicht gebucht: Jede Quittung muss sich in Kassenbuch oder Buchhaltung wiederfinden.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Fragen zu deiner Kassenführung hilft eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.