GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige und Handwerker wirklich beachten müssen

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich nicht um ein Gesetz, sondern um ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Darin erklärt die Finanzverwaltung, wie sie die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung, vor allem §§ 145 bis 147 AO, im digitalen Alltag auslegt.

Die heute gültige Fassung beruht auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019. Sie wurde mit Schreiben vom 11. März 2024 erstmals und mit Schreiben vom 14. Juli 2025 ein zweites Mal geändert. Die zweite Änderung betraf vor allem die E-Rechnung: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz, zum Beispiel die XML-Datei, aufzubewahren. Eine zusätzliche PDF musst du nur aufheben, wenn sie weitere buchungsrelevante Informationen enthält (Stand: Oktober 2026).

Für wen gelten die GoBD?

Für praktisch alle Unternehmer. Es spielt keine Rolle, ob du bilanzierst oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen, sobald sie steuerlich relevante Daten elektronisch erzeugen, empfangen oder speichern. Das ist schon der Fall, wenn du eine Rechnung am Laptop schreibst oder eine Lieferantenrechnung per E-Mail erhältst.

Die GoBD greifen die Regeln aus § 146 Abs. 1 AO auf. Danach sind Buchungen und Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen. Dazu kommen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

Zeitgerecht heißt nicht sofort

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten. Für unbare Geschäftsvorfälle halten die GoBD eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich. Buchst du nur monatlich, musst du durch Ordnung sicherstellen, dass bis dahin keine Belege verloren gehen, etwa durch fortlaufende Nummern und eine feste Ablage.

Unveränderbarkeit und Festschreibung

§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. In Buchhaltungsprogrammen geschieht das über die Festschreibung: Buchungen werden nach Prüfung gesperrt. Korrekturen sind danach nur noch durch eine Gegenbuchung möglich, die sichtbar bleibt. Üblich ist eine Festschreibung spätestens mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für den betreffenden Zeitraum.

Die Fristen selbst stehen in § 147 AO. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt für Buchungsbelege eine Frist von 8 Jahren statt bisher 10 Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Die GoBD regeln vor allem das Wie: Elektronisch erhaltene Unterlagen bewahrst du in ihrer ursprünglichen Form auf. Eine per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung darfst du also nicht nur ausdrucken und die Datei löschen. Die Daten müssen während der ganzen Frist lesbar, maschinell auswertbar und vor Veränderung geschützt sein. Alle Details zu Fristen und Ablage findest du im Ratgeber Belege aufbewahren.

Ersetzendes Scannen

Papierbelege darfst du scannen oder mit dem Smartphone fotografieren und das Original danach in der Regel vernichten. Voraussetzung: Die digitale Kopie ist vollständig, gut lesbar und stimmt bildlich mit dem Original überein. Außerdem solltest du in der Verfahrensdokumentation beschreiben, wer wann wie scannt und wie die Kopie geprüft wird. Ausnahmen gelten etwa für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Original aufzubewahren sind.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie deine Buchhaltung organisiert ist. Ein Prüfer soll daraus erkennen, wie Belege zu dir kommen, wie sie verarbeitet, gebucht und archiviert werden und welche Programme du dafür nutzt. Die GoBD gliedern sie in eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.

Für einen kleinen Betrieb muss das kein Handbuch sein. Wenige Seiten in klarer Sprache genügen oft. Die Software-Anbieter liefern die technische Beschreibung ihres Programms in der Regel selbst. Du ergänzt, wie du es in deinem Betrieb einsetzt.

Checkliste: Das gehört in deine Verfahrensdokumentation

1. Betrieb und Verantwortliche: Wer ist für Buchhaltung, Belege und Kasse zuständig? Arbeitet ein Steuerbüro mit?
2. Eingesetzte Programme: Rechnungsprogramm, Buchhaltung, Kasse, Online-Banking, Cloud-Speicher mit Version oder Zeitraum.
3. Belegeingang: Wie kommen Belege an – Papier, E-Mail, E-Rechnung, Upload – und wo landen sie?
4. Scannen: Wer digitalisiert Papierbelege, mit welchem Gerät, wie wird die Lesbarkeit geprüft, wann wird das Papier vernichtet?
5. Erfassung und Buchung: Wie oft wird gebucht, wie werden Belege und Buchungen verknüpft?
6. Ausgangsrechnungen: Wie werden Rechnungsnummern vergeben, wie werden Korrekturen und Stornos behandelt?
7. Archivierung und Datensicherung: Wo liegen die Daten, wie werden sie gesichert und vor Veränderung geschützt?
8. Änderungshistorie: Datum, wenn sich am Ablauf etwas ändert, etwa beim Wechsel der Software.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist das ein formeller Mangel. Nach den GoBD führt das allein noch nicht dazu, dass die Buchführung verworfen wird, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Ohne Beschreibung lässt sich aber zum Beispiel ein ersetzendes Scannen kaum belegen. Die Verfahrensdokumentation bewahrst du 10 Jahre auf, auch frühere Versionen.

Excel und Word sind nicht verboten. Das Problem ist die Unveränderbarkeit. Eine Rechnung in Word oder eine Tabelle in Excel lässt sich jederzeit überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Damit fehlt der Nachweis, dass die gespeicherte Datei dem entspricht, was der Kunde erhalten hat.

Eine Webdesignerin, die ihre Rechnungen in Word schreibt, sollte deshalb mindestens jede versendete Rechnung als PDF in einem Archiv ablegen, das Änderungen verhindert oder protokolliert. Die Rechnungsnummern muss sie selbst lückenlos führen. Das ist fehleranfällig. Ein Rechnungsprogramm, das Nummern automatisch vergibt und versendete Rechnungen sperrt, nimmt dir diese Arbeit ab.

Besonders kritisch ist ein Kassenbuch in Excel. Prüfer erkennen es oft nicht als ordnungsgemäß an, weil sich Einträge nachträglich ändern lassen. Bei der Kasse kommt es auf jeden einzelnen Tag an. Nutze dafür ein Kassenbuch auf Papier mit fortlaufenden Seiten oder eine Software mit Festschreibung.

Nimmst du regelmäßig Bargeld ein, gelten strengere Regeln. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Nutzt du eine elektronische Kasse, braucht sie nach § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Außerdem musst du für jeden Vorgang einen Beleg ausgeben, auf Wunsch auch elektronisch.

Seit 2025 gilt zudem eine Mitteilungspflicht: Elektronische Kassensysteme musst du dem Finanzamt über Mein ELSTER melden. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Neue Kassen meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ebenso die Außerbetriebnahme.

Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System ist weiterhin erlaubt. Dann musst du aber täglich einen Kassenbericht führen und den Bestand nachvollziehbar zählen. Die meisten Handwerker und Freelancer werden überwiegend unbar bezahlt. Für sie reicht oft ein einfaches Kassenbuch für gelegentliche Barzahlungen.

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine digitalen Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Es gibt drei Wege: Der Prüfer schaut selbst in dein System (unmittelbarer Zugriff), lässt dich Auswertungen nach seinen Vorgaben erstellen (mittelbarer Zugriff) oder erhält die Daten in einem maschinell auswertbaren Format (Datenträgerüberlassung). In kleinen Betrieben ist der Export der Daten der häufigste Fall.

• Formelle Prüfung: Sind Belege vollständig, Nummern lückenlos, Buchungen festgeschrieben und Abläufe dokumentiert?
• Materielle Prüfung: Stimmen Einnahmen, Ausgaben und Steuern? Passen Kasse und Bank zusammen?
• Folgen bei Mängeln: Bei schweren oder vielen Mängeln kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Das führt fast immer zu Nachzahlungen.

Kleine formelle Fehler führen nicht automatisch zur Schätzung. Entscheidend ist, ob die Buchführung im Ganzen nachvollziehbar und glaubwürdig bleibt. Wer seine Daten sauber exportieren kann und seine Abläufe beschreibt, übersteht eine Prüfung meist ohne große Diskussion. Grundlagen dazu erklärt auch der Ratgeber Buchhaltung für Einzelunternehmer.

• Rechnungen mit fortlaufenden, eindeutigen Nummern erstellen.
• Versendete Rechnungen nicht mehr ändern, sondern per Storno oder Gutschrift korrigieren.
• Eingangsbelege im Originalformat aufbewahren, E-Rechnungen mit der XML-Datei.
• Papierbelege zeitnah scannen und die Lesbarkeit prüfen.
• Bargeschäfte täglich aufzeichnen, unbare Vorgänge spätestens nach etwa zehn Tagen erfassen.
• Buchungen regelmäßig festschreiben, spätestens mit der Umsatzsteuervoranmeldung.
• Daten regelmäßig sichern, möglichst automatisch und an einem zweiten Ort.
• Eine kurze Verfahrensdokumentation schreiben und bei Änderungen aktualisieren.
• Elektronische Kasse mit TSE nutzen und beim Finanzamt melden.
• Fristen beachten: 10 Jahre für Bücher, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe.

Bürofy unterstützt diese Punkte: Rechnungsnummern werden automatisch vergeben, versendete Rechnungen und Buchungen festgeschrieben und Belege in einer digitalen Ablage gespeichert. Die Daten lassen sich für eine Prüfung exportieren.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick, Stand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deiner konkreten Situation, etwa zur Kassenführung oder vor einer Betriebsprüfung, wende dich an deine Steuerberatung.