XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Profile und welches Format du brauchst

Rechtlich sind beide Formate gleichwertig. § 14 Abs. 1 UStG verlangt nur ein strukturiertes elektronisches Format, das der EN 16931 entspricht. Welche Formate das erfüllen, hat das BMF im Schreiben vom 15.10.2024 genannt und im Schreiben vom 15.10.2025 bestätigt.

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931 (eine sogenannte CIUS). Sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt und enthält neben der Norm einige deutsche Zusatzregeln. Dazu gehört, dass eine Käuferreferenz und die Kontaktdaten des Verkäufers immer angegeben werden müssen.

Eine XRechnung besteht nur aus Daten. Es gibt kein Layout, kein Logo und keine Seitenaufteilung. Wie die Rechnung auf dem Bildschirm aussieht, entscheidet das Programm des Empfängers. Technisch gibt es sie in zwei Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII. Beide sind gleichwertig, gute Programme lesen beide.

Pflicht ist die XRechnung vor allem bei öffentlichen Auftraggebern. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt seit dem 27.11.2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Die Behörde wird dabei über die Leitweg-ID adressiert.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

Der Vorteil: Wer kein passendes Programm hat, öffnet einfach das PDF. Wer eins hat, übernimmt die Daten automatisch. Für kleine Betriebe, deren Kunden unterschiedlich weit digitalisiert sind, ist das der bequemste Weg.

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten strukturiert übertragen werden. Nicht jedes Profil reicht für die E-Rechnungspflicht.

Für die meisten Selbstständigen ist das Profil EN 16931 richtig. Es enthält alle Pflichtangaben und wird von praktisch jeder Buchhaltungssoftware verarbeitet. Die kostenlosen Werkzeuge von Bürofy erzeugen ZUGFeRD in diesem Profil.

Die Entscheidung hängt fast immer am Empfänger. Diese Faustregeln helfen:

• Rechnung an Bund, Land, Kommune oder öffentliches Unternehmen: XRechnung mit Leitweg-ID, meist über ein Portal oder Peppol.
• Rechnung an Firmenkunden ohne Vorgabe: ZUGFeRD im Profil EN 16931.
• Kunde nennt ein Format: das gewünschte Format, sofern es der EN 16931 entspricht.
• Rechnung an Privatkunden: keine Pflicht, normales PDF genügt. ZUGFeRD schadet nicht.
• Großkunde mit EDI-Verfahren: bis Ende 2027 weiter zulässig, danach nur, wenn die Daten der EN 16931 entsprechen.

Ein gutes Rechnungsprogramm erzeugt beide Formate aus denselben Daten. Dann musst du dich nicht festlegen, sondern speicherst beim Kunden, was er möchte. Wie das praktisch abläuft, steht in E-Rechnung erstellen.

Ob XRechnung oder ZUGFeRD: An den Grundregeln der Rechnung ändert das Format nichts. Für beide gilt:

• Pflichtangaben: Es gelten dieselben Angaben wie bei jeder Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, siehe Pflichtangaben einer Rechnung.
• Prüfung: Beide Formate werden gegen die Regeln der EN 16931 validiert. Ein Formatfehler bedeutet, dass keine E-Rechnung vorliegt.
• Aufbewahrung: Acht Jahre im Originalformat (§ 14b UStG). Bei ZUGFeRD hebst du das ganze PDF mit eingebetteter XML auf, bei XRechnung die XML-Datei.
• Versand: Per E-Mail, über ein Portal oder über Peppol. Eine Zustimmung des Empfängers braucht es seit 2025 nicht mehr.
• Korrektur: Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern durch eine neue E-Rechnung berichtigt oder storniert.

Drei verbreitete Missverständnisse

• „Ein PDF mit QR-Code ist eine E-Rechnung.“ Nein. Ein GiroCode für die Überweisung ersetzt den strukturierten Datensatz nicht.
• „ZUGFeRD ist nur eine Übergangslösung.“ Nein. ZUGFeRD in den zulässigen Profilen bleibt auch nach 2028 eine vollwertige E-Rechnung.
• „Für XRechnung brauche ich einen Peppol-Anschluss.“ Nein. Peppol ist ein möglicher Übertragungsweg. An Firmen darfst du XRechnungen auch per E-Mail schicken, Behörden geben den Weg vor.

Peppol ist in erster Linie ein Übertragungsnetz, kein eigenes Rechnungsformat für Deutschland. Über Peppol werden zum Beispiel XRechnungen an Behörden zugestellt. Das dazugehörige Format „Peppol BIS Billing“ entspricht ebenfalls der EN 16931.

EDI bezeichnet den direkten Datenaustausch zwischen großen Unternehmen. Bestehende EDI-Verfahren sind bis Ende 2027 erlaubt. Factur-X ist der französische Name für ZUGFeRD. Eine Factur-X-Rechnung aus Frankreich kannst du wie eine ZUGFeRD-Rechnung behandeln.

Bekommst du eine XRechnung, siehst du im Browser nur Code. Mit dem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung lesen öffnest du XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD als lesbare Rechnung, mit Prüfbericht. Wie du empfangene Rechnungen prüfst und ablegst, steht in E-Rechnung empfangen.

Zum Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung nutzt du den Rechnungsgenerator oder wandelst ein vorhandenes PDF mit In E-Rechnung umwandeln um. XRechnungen für Behörden erzeugt Bürofy in der Vollversion, mit Leitweg-ID beim Kunden gespeichert.