E-Rechnung empfangen, öffnen und prüfen: So erfüllst du die Pflicht seit 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG geändert. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen der Regelfall. Die Pflicht zum Ausstellen kommt in Stufen 2027 und 2028. Die Pflicht zum Empfangen gilt dagegen schon jetzt und ohne Übergangsfrist.

Empfangen heißt: Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, darfst du diese nicht ablehnen und eine Papier- oder PDF-Rechnung verlangen. Du musst die Datei entgegennehmen, lesen, prüfen und aufbewahren können. Das betrifft ausnahmslos alle Unternehmen: Einzelunternehmer, Freiberufler, Handwerksbetriebe, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und auch Kleinunternehmer.

Den gesamten Zeitplan bis 2028 und alle Ausnahmen findest du im Überblick E-Rechnung und E-Rechnungspflicht.

1. Feste Rechnungsadresse anlegen: etwa rechnung@ihr-betrieb.de. So landen Rechnungen nicht im persönlichen Postfach zwischen Werbung und Kundenanfragen.
2. Lieferanten informieren: Teile die Adresse Großhändlern, Vermietern, Versicherungen und Softwareanbietern mit.
3. Anzeigeprogramm bereithalten: Ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt und prüft.
4. Prüfung festlegen: Wer kontrolliert Absender, Beträge und Pflichtangaben, bevor bezahlt wird?
5. Ablage klären: Wo wird die XML-Datei acht Jahre unveränderbar gespeichert?
6. Buchhaltung anbinden: Die Daten sollen ohne Abtippen in deine Buchhaltung oder zur Steuerberatung gehen.

Für kleine Betriebe ist der Aufwand überschaubar. Wichtig ist vor allem, dass E-Rechnungen nicht als „komischer Anhang“ ungeöffnet liegen bleiben und Zahlungsfristen oder Skonto verpasst werden.

Im Postfach sehen E-Rechnungen unterschiedlich aus. Diese drei Fälle kommen am häufigsten vor:

Ob ein PDF eine eingebettete XML-Datei enthält, siehst du in vielen PDF-Programmen im Bereich „Anhänge“ (oft als Büroklammer-Symbol). Der Unterschied zwischen beiden Formaten ist ausführlich in XRechnung vs. ZUGFeRD erklärt.

Eine XRechnung ist für Maschinen gemacht. Öffnest du die Datei mit einem Doppelklick, zeigt der Browser oder Editor eine lange Liste mit Elementen wie „cbc:PayableAmount“. Rechnungsnummer und Betrag findest du darin zwar, aber kaum Positionen, Steuer und Bankverbindung im Zusammenhang.

Mit einem Anzeigeprogramm (oft „E-Rechnung-Viewer“ oder „XRechnung-Viewer“ genannt) siehst du die Rechnung so, wie du es gewohnt bist: Absender, Empfänger, Positionen, Summen und Zahlungsangaben. Gute Programme prüfen dabei auch, ob die Datei den Regeln der Norm EN 16931 entspricht.

1. Öffne das kostenlose Werkzeug E-Rechnung lesen.
2. Zieh die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF in das Feld.
3. Prüf die lesbare Ansicht und den Prüfbericht.
4. Druck die Ansicht oder speichere sie als PDF, wenn du eine Arbeitskopie brauchst.

Die Datei wird dabei nicht gespeichert. Die lesbare Ansicht ist eine Arbeitshilfe. Archivieren musst du weiterhin die Original-XML.

Das BMF hat im zweiten Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025 geklärt, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umzugehen ist. Es unterscheidet grob zwei Arten von Fehlern:

Du darfst dich bei kaufmännischer Sorgfalt auf das Ergebnis einer geeigneten technischen Prüfung verlassen. Kleine Abweichungen bei Geschäftsregeln, die den Inhalt nicht verändern, führen laut BMF in der Regel nicht zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Prüf inhaltlich wie bisher:

• Stimmen Absender und Bankverbindung mit dem bekannten Lieferanten überein? Gefälschte Rechnungen mit geänderter IBAN gibt es auch als XML.
• Wurde die Leistung so erbracht und der Preis so vereinbart?
• Sind alle Pflichtangaben vorhanden und ist die Umsatzsteuer richtig berechnet?
• Bei hybriden Rechnungen: Stimmen PDF und XML überein? Bei Abweichungen gelten die XML-Daten.

Ja, noch. Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken, wenn du als Empfänger zustimmst. Lieferanten mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen das bis Ende 2027. Ab 2028 musst du von inländischen Geschäftspartnern grundsätzlich E-Rechnungen bekommen.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, zum Beispiel Tankquittungen oder der Einkauf im Baumarkt, sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Diese darfst du auch künftig auf Papier oder als PDF erhalten.

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Bei E-Rechnungen gilt: Aufbewahrt wird die strukturierte Datei im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein PDF der Anzeige ersetzt sie nicht.

• Unveränderbar: Die Datei darf nach dem Eingang nicht mehr verändert werden, oder jede Änderung muss protokolliert sein (GoBD).
• Auffindbar: Du musst die Rechnung bei einer Prüfung schnell finden, etwa über Lieferant, Datum oder Rechnungsnummer.
• Lesbar: Auch in acht Jahren muss die Datei angezeigt werden können.
• Vollständig: Bei ZUGFeRD archivierst du das ganze PDF mit eingebetteter XML. Anhänge wie Lieferscheine gehören dazu, wenn sie Teil der Rechnung sind.

Ein Ordner auf dem Laptop erfüllt diese Anforderungen nur schwer. Mehr zu den Regeln steht in den Ratgebern GoBD und Belege aufbewahren.

In Bürofy lädst du E-Rechnungen per Upload hoch oder leitest sie an deine persönliche Eingangsadresse weiter. Das Programm liest die XML-Daten aus, zeigt die Rechnung lesbar an, prüft die Pflichtangaben und schlägt die Buchung vor. Die Originaldatei wird gespeichert und nach der Festschreibung vor Änderungen geschützt.