Das Wichtigste in Kürze
- Die Leitweg-ID identifiziert den öffentlichen Rechnungsempfänger. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und zweistelliger Prüfziffer.
- Du bekommst die Leitweg-ID vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder dem Auftrag. Ein öffentliches Verzeichnis für alle Behörden gibt es nicht.
- In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“ (BT-10).
- Der Bund verlangt E-Rechnungen mit Leitweg-ID seit dem 27.11.2020 (ERechV), ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € netto. Länder und Kommunen regeln das selbst.
- Bei Rechnungen an Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Das Feld BT-10 füllst du dort mit einer Bestellnummer oder einer anderen vereinbarten Referenz.
Was ist die Leitweg-ID?
Behörden haben oft viele Dienststellen, aber nur eine zentrale Eingangsplattform für E-Rechnungen. Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass deine Rechnung bei der richtigen Stelle landet, etwa beim Bauamt einer Stadt und nicht bei deren Schulverwaltung. Sie funktioniert ähnlich wie eine Postleitzahl mit Hausnummer.
Bund und Länder haben sich im Rahmen des Standards XRechnung auf ein einheitliches Schema geeinigt. Herausgegeben wird es von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Einige Länder nutzen für ihre Behörden aber eigene Kennungen im selben Feld. Im Zweifel fragst du deinen Auftraggeber, was in die Rechnung gehört.
Aufbau der Leitweg-ID mit Beispiel
Eine Leitweg-ID hat bis zu drei Teile, getrennt durch Bindestriche:
| Teil | Länge | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Grobadressierung | 2 bis 12 Ziffern | ja | Bund oder Bundesland, dann Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde (angelehnt an den Regionalschlüssel) |
| Feinadressierung | bis 30 Zeichen (A–Z, 0–9) | nein | Dienststelle oder Abteilung innerhalb der Verwaltung |
| Prüfziffer | 2 Ziffern | ja | berechnet nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10, wie bei der IBAN |
Ein oft genutztes Testbeispiel lautet 04011000-1234512345-06. Dabei ist „04011000“ die Grobadressierung, „1234512345“ die Feinadressierung und „06“ die Prüfziffer. Die Prüfziffer erkennt Tippfehler: Vertauschst du zwei Ziffern, passt sie nicht mehr, und die Plattform lehnt die Rechnung ab.
Wo findest du die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID teilt dir der öffentliche Auftraggeber mit. Übliche Fundstellen sind:
- die Bestellung, der Auftrag oder der Zuschlag,
- der Vertrag oder die Vergabeunterlagen,
- ein Merkblatt zur Rechnungsstellung, das der Auftraggeber mitschickt,
- die Website der Kommune oder Behörde im Bereich „E-Rechnung“.
Fehlt die Angabe, frag vor der Rechnungsstellung nach, am besten bei der Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Eine geratene oder fremde Leitweg-ID führt dazu, dass die Rechnung zurückgewiesen wird oder irgendwo liegen bleibt. Das Zahlungsziel beginnt dann nicht zu laufen.
Wohin gehört die Leitweg-ID in der E-Rechnung?
In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Käuferreferenz“ (englisch Buyer Reference). Dieses Feld ist in der XRechnung immer Pflicht. Bei Übermittlung über das Peppol-Netz kann die Leitweg-ID zusätzlich als elektronische Adresse des Käufers (BT-49) dienen.
Auf einer Rechnung an Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Weil BT-10 in der XRechnung trotzdem gefüllt sein muss, trägst du dort eine Referenz ein, die dein Kunde nennt: Bestellnummer, Kostenstelle oder den Namen des Bestellers. Bei ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist das Feld nicht verpflichtend. Mehr zu den Formaten in XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wann ist die Leitweg-ID Pflicht?
| Empfänger | Leitweg-ID nötig? | Grundlage |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | ja, E-Rechnung seit 27.11.2020, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € netto | E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) |
| Landesbehörden | in vielen Ländern ja, teils mit eigenen Kennungen | Landesrecht |
| Städte und Gemeinden | je nach Land und Kommune | Landesrecht, Vorgaben des Auftraggebers |
| Unternehmen | nein, stattdessen Bestellnummer oder andere Referenz | – |
| Privatkunden | nein | – |
Die Pflichten der ERechV gelten für alle Rechnungssteller, also auch für Kleinunternehmer und Betriebe unter den Umsatzgrenzen der allgemeinen E-Rechnungspflicht. Einen Überblick über alle Stufen gibt E-Rechnung und E-Rechnungspflicht, was Kleinunternehmer beachten müssen, steht in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Rechnung mit Leitweg-ID übermitteln
Die Leitweg-ID allein bringt die Rechnung noch nicht zur Behörde. Du brauchst zusätzlich einen Übermittlungsweg, den der Auftraggeber vorgibt:
- Rechnungsportale des Bundes: die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Für das Hochladen ist ein Benutzerkonto nötig.
- Landesportale: Viele Länder betreiben eigene Plattformen oder nutzen die OZG-RE mit.
- Peppol: Das europäische Netz stellt Rechnungen über einen Zugangsdienstleister zu.
- E-Mail: Manche Kommunen nehmen XRechnungen per E-Mail an. Das steht dann in den Vorgaben.
Häufige Fehler mit der Leitweg-ID
Rechnungen an Behörden scheitern selten am Inhalt, sondern oft an Formalien. Diese Fehler kommen in der Praxis am häufigsten vor:
| Fehler | Folge | So vermeidest du ihn |
|---|---|---|
| Ziffern vertauscht oder Bindestrich vergessen | Prüfziffer passt nicht, Plattform lehnt ab | ID aus dem Auftrag kopieren, nicht abtippen |
| Leitweg-ID nur im PDF oder im Anschreiben | Rechnung lässt sich nicht zustellen | ID in das Feld BT-10 der XRechnung eintragen |
| ID einer anderen Dienststelle verwendet | Rechnung landet bei der falschen Stelle, Zahlung verzögert sich | für jeden Auftrag die angegebene ID nutzen |
| Alte ID nach Umorganisation der Behörde | Zurückweisung | bei Folgeaufträgen kurz nachfragen, ob die ID noch gilt |
| Rechnung als PDF statt XRechnung geschickt | keine gültige E-Rechnung im Sinne der ERechV | XRechnung erzeugen und über das vorgegebene Portal senden |
Bevor du eine XRechnung einreichst, lohnt ein Blick in die fertige Datei. Mit dem Werkzeug E-Rechnung lesen siehst du, ob die Käuferreferenz gefüllt ist und ob der Prüfbericht Fehler meldet. Erhältst du eine Zurückweisung, nennt die Plattform in der Regel den Grund. Korrigiere dann die Datei und reich die Rechnung neu ein. Eine zurückgewiesene Rechnung gilt nicht als zugegangen, das Zahlungsziel beginnt also erst mit der korrekten Einreichung.
E-Rechnung öffnen und prüfen
XRechnung oder ZUGFeRD hochladen und als lesbare Rechnung ansehen – kostenlos.
Praxisbeispiel: Elektriker saniert eine Schule
Ein Elektrobetrieb erneuert die Beleuchtung einer städtischen Schule. Mit dem Auftrag erhält er ein Merkblatt: Rechnung als XRechnung, Leitweg-ID der Gebäudewirtschaft, Einreichung über das Landesportal. Der Betrieb legt die Stadt im Rechnungsprogramm als Kunden an, speichert die Leitweg-ID und erzeugt Abschlags- und Schlussrechnung als XRechnung. Das Aufmaß hängt er als Anlage an. Weil die Leitweg-ID beim Kunden gespeichert ist, steht sie auch auf jeder späteren Rechnung richtig.
So arbeitest du auch in Bürofy: Leitweg-ID beim Kontakt eintragen, Rechnung schreiben, als XRechnung exportieren. Mehr zum Ablauf in E-Rechnung erstellen und für Betriebe in Software für Elektriker.
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Häufige Fragen
Was ist eine Leitweg-ID?
Wo finde ich die Leitweg-ID?
Brauche ich eine eigene Leitweg-ID?
Wo trage ich die Leitweg-ID in der XRechnung ein?
Was trage ich bei Rechnungen an Firmen statt der Leitweg-ID ein?
Wie prüfe ich, ob eine Leitweg-ID richtig ist?
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: 1. November 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich bitte an deine Steuerberatung.