Geringwertige Wirtschaftsgüter und Abschreibung: GWG-Grenze, Sammelposten, AfA

Kaufst du etwas, das du mehrere Jahre im Betrieb nutzt, darfst du den Preis meist nicht sofort komplett als Ausgabe ansetzen. Stattdessen verteilst du die Kosten über die Nutzungsdauer. Das heißt im Steuerrecht Absetzung für Abnutzung, kurz AfA.

Das gilt auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Kaufpreis fließt zwar sofort von deinem Konto ab, gewinnmindernd wirkt aber nur die jährliche AfA. Deshalb tauchen Anschaffungen in der EÜR oft anders auf, als du es vom Kontostand erwartest.

Für kleinere Anschaffungen macht der Gesetzgeber eine Ausnahme: Geringwertige Wirtschaftsgüter darfst du sofort abschreiben. Damit du die Grenzen richtig anwendest, kommt es immer auf den Nettopreis an, also ohne Umsatzsteuer. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer abziehen.

Je nach Preis hast du drei bzw. vier Möglichkeiten. Die Grenzen sind seit 2018 bzw. 2024 unverändert und gelten auch 2026.

Voraussetzung: selbstständig nutzbar

Ein GWG muss selbstständig nutzbar sein. Ein Akkuschrauber ist das, ein Monitor nach heutiger Auffassung ebenfalls. Ein Akku, der nur mit einem bestimmten Gerät funktioniert, ist dagegen Teil dieses Geräts. Kaufst du ein Regalsystem aus mehreren Teilen, zählt der Gesamtpreis.

Sammelposten: alle oder keiner

Entscheidest du dich in einem Jahr für den Sammelposten, gilt das für alle Anschaffungen zwischen 250,01 € und 1.000 € dieses Jahres. Der Posten wird über 5 Jahre mit je 20 % abgeschrieben. Verkaufst du ein Teil vorzeitig oder geht es kaputt, läuft der Sammelposten trotzdem unverändert weiter.

Für die meisten Einzelunternehmer ist die GWG-Sofortabschreibung bis 800 € günstiger, weil sie den Gewinn sofort mindert. Der Sammelposten lohnt sich vor allem, wenn du viele Güter zwischen 800 € und 1.000 € kaufen.

Rechenbeispiel: GWG oder Sammelposten?

Ein Fliesenleger kauft im Jahr eine Fliesenschneidemaschine für 690 €, einen Nasssauger für 380 € und im Juli einen Kreuzlinienlaser für 940 €, jeweils netto.

Mit der GWG-Variante mindert der Fliesenleger seinen Gewinn im ersten Jahr um 1.164 €, mit dem Sammelposten nur um 402 €. Die übrigen Beträge wirken sich erst in den Folgejahren aus. Insgesamt ist die Abschreibung gleich hoch, nur der Zeitpunkt unterscheidet sich.

Die Nutzungsdauer entnimmst du den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Für Computer und Software gilt eine Sonderregel: Seit 2021 darfst du eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen (BMF-Schreiben vom 22.2.2022). Damit ist ein Laptop praktisch sofort abgeschrieben, unabhängig vom Preis.

Monatsgenaue AfA im ersten Jahr

Im Jahr der Anschaffung darfst du die lineare AfA nur zeitanteilig ansetzen, und zwar für jeden angefangenen Monat (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Ein Transporter, der am 20. April gekauft wird, bringt im ersten Jahr also 9 von 12 Monaten AfA. Der Rest verschiebt sich ans Ende der Nutzungsdauer.

Degressive AfA: aktueller Stand

Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30.6.2025 und vor dem 1.1.2028 angeschafft werden, ist wieder eine degressive AfA erlaubt. Sie beträgt das Dreifache der linearen AfA, höchstens 30 % vom jeweiligen Restbuchwert. Für den Transporter aus dem Beispiel wären das im ersten Jahr 30 % × 36.000 € × 9/12 = 8.100 €. Ein späterer Wechsel zur linearen AfA ist möglich, wenn diese dann höher ist. Prüf vor der Anschaffung, ob die Regel für deinen Zeitpunkt noch gilt.

• Gemischt genutzter Laptop: Nutzt du ihn auch privat, setzt du nur den betrieblichen Anteil ab. Bei einem IT-Freelancer mit 90 % betrieblicher Nutzung sind das 90 % des Preises.
• Zubehör nachgekauft: Eine zusätzliche Dockingstation ist eigenständig nutzbar und wird für sich betrachtet. Ein Arbeitsspeicher-Upgrade erhöht dagegen die Anschaffungskosten des Geräts.
• Werkzeugsets: Ein Steckschlüsselsatz im Koffer ist ein Wirtschaftsgut, der Preis des ganzen Sets zählt.
• Verbrauchsmaterial: Bohrer, Sägeblätter und Schleifpapier sind keine Anlagegüter, sondern sofort abziehbarer Aufwand.
• Gebrauchte Geräte: Auch gebraucht gekaufte Maschinen können GWG sein. Die Restnutzungsdauer schätzt du dann realistisch.
• Leasing und Miete: Raten sind laufende Betriebsausgaben, eine Abschreibung entfällt.

Für eine korrekte Abschreibung brauchst du immer die Rechnung mit Datum, Gegenstand und Nettopreis. Bewahre sie so lange auf, wie das Wirtschaftsgut im Anlagenverzeichnis steht, plus die gesetzliche Frist. Mehr dazu im Ratgeber Belege aufbewahren.

Auch mit EÜR musst du abnutzbares Anlagevermögen in einem Anlagenverzeichnis führen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Für die Steuererklärung überträgst du die Werte in die Anlage AVEÜR. Für GWG über 250 € müssen die Daten aus der Buchführung ersichtlich sein. Ein eigenes Verzeichnis ist dafür nicht nötig, wenn die Buchungen auf einem eigenen Konto stehen.

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts
• Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten
• Nutzungsdauer und AfA-Methode
• Jährliche AfA und Restbuchwert zum Jahresende
• Abgang mit Datum und Verkaufspreis, wenn das Gut verkauft oder verschrottet wird

Verkaufst du ein Wirtschaftsgut, ist der Erlös eine Betriebseinnahme. Den Restbuchwert setzt du als Ausgabe an. Verkauft ein Maler seinen alten Transporter mit 4.000 € Restbuchwert für 6.500 €, entsteht ein Gewinn von 2.500 €.

In Bürofy trägst du Maschinen, Werkzeug und Fahrzeuge ins Anlagenverzeichnis ein. Nutzungsdauer und AfA-Konto kommen aus der gewählten Anlagenklasse. Bürofy schreibt linear und monatsgenau ab, erkennt GWG anhand der einstellbaren Grenze und erfasst Abgänge. Einen Sammelposten bildet Bürofy derzeit nicht automatisch ab.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.