Fahrtenbuch führen: Pflichtangaben, Vorlage und 1-%-Regel im Vergleich

Gehört ein Auto zu deinem Betriebsvermögen, sind alle Kosten Betriebsausgaben: Leasing oder Abschreibung, Sprit, Versicherung, Werkstatt. Fährst du damit aber auch privat, musst du diesen privaten Anteil wieder versteuern. Steuerlich ist das eine Nutzungsentnahme. Der Ratgeber Privatentnahme erklärt das Prinzip.

Für die Höhe dieser Entnahme gibt es zwei Wege: die pauschale 1-%-Regel oder die Ermittlung der tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch. Du entscheidest dich für jedes Fahrzeug und jedes Jahr neu. Ein Wechsel mitten im Jahr ist nur beim Fahrzeugwechsel möglich.

Die 1-%-Regel darfst du nur anwenden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Das musst du glaubhaft machen, etwa mit Terminkalender oder einem Fahrtenbuch über drei Monate. Liegt die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 %, wird der Privatanteil nach den tatsächlichen Kosten ermittelt.

Bei der 1-%-Regel setzt du pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises als private Nutzung an. Maßgeblich ist der Listenpreis bei Erstzulassung inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer, auch bei einem Gebrauchtwagen. Beim Fahrtenbuch zählt der tatsächliche private Anteil an den Gesamtkosten.

Beispiel: Ein Elektriker fährt einen Kombi mit 45.000 € Bruttolistenpreis. Die Gesamtkosten im Jahr betragen 9.000 €. Er fährt 30.000 km, davon 3.000 km privat. Das sind 10 %.

Beim Verbrenner spart das Fahrtenbuch hier 4.500 € Gewinn. Bei einem Steuersatz von 35 % sind das rund 1.500 € weniger Einkommensteuer im Jahr. Beim E-Auto ist der Vorteil klein, weil die Pauschale schon sehr niedrig ist.

Sonderregeln für E-Autos und Hybride

• Reine E-Autos: 0,25 % des Listenpreises, wenn dieser nicht über 100.000 € liegt (für Anschaffungen nach dem 30.6.2025, vorher 70.000 €). Darüber gilt 0,5 %.
• Plug-in-Hybride: 0,5 %, wenn das Fahrzeug höchstens 50 g CO₂ je km ausstößt oder elektrisch mindestens 80 km weit fährt.
• Kostendeckelung: Ist die Pauschale höher als die tatsächlichen Gesamtkosten, setzt du höchstens die Gesamtkosten an.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfasst jede Fahrt. Für betriebliche Fahrten sind die Anforderungen streng. Bei Privatfahrten und dem Weg zur Arbeit genügen weniger Angaben.

Eine Fahrtenbuch-Vorlage aus dem Internet hilft beim Aufbau. Achte darauf, dass sie alle Spalten aus der Tabelle enthält. Wer auf Papier schreibt, braucht ein gebundenes Heft mit fortlaufenden Seiten. Lose Blätter oder eine Excel-Liste reichen nicht.

Beispiel: So sehen korrekte Einträge aus

Der Endstand jeder Fahrt ist der Anfangsstand der nächsten. Bei der Privatfahrt steht kein Ziel, weil das Finanzamt es nicht verlangt. Ein Umweg wegen einer Baustellenumleitung wird kurz vermerkt, damit die Kilometer zur Strecke passen.

Erleichterungen für Handwerker und Kundendienst

Wer am Tag viele Kunden anfährt, muss nicht jede Fahrt einzeln begründen. Für Kundendienstmonteure, Handelsvertreter und ähnliche Berufe mit täglich wechselnden Einsätzen genügt es, die aufgesuchten Kunden und Orte zu nennen. Ein Heizungsbauer schreibt also zum Beispiel: „Wartung Kunden Müller, Schulz, Weber in Neustadt“. Zwischenkilometer pro Kunde sind dann nicht nötig, solange die Route nachvollziehbar ist.

Ein Kunden- oder Auftragsverzeichnis darf ergänzend genutzt werden. Dann steht im Fahrtenbuch zum Beispiel nur die Auftragsnummer, und die Adresse ergibt sich aus dem Verzeichnis. Dieses Verzeichnis muss dem Finanzamt bei Bedarf vorgelegt werden.

Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, gilt automatisch die 1-%-Regel. Das kann teuer werden, weil sich die Differenz über mehrere Jahre summiert. Die häufigsten Gründe:

• Nachträglich erstellt: Einheitliches Schriftbild, gleicher Stift über Monate, keine Korrekturen. Das fällt Prüfern sofort auf.
• Lücken bei den Kilometerständen: Der Endstand einer Fahrt muss dem Anfangsstand der nächsten entsprechen.
• Widersprüche zu Belegen: Tankquittung in München, laut Fahrtenbuch war das Auto an dem Tag in Hamburg.
• Abweichung zum Werkstattbericht: Der Kilometerstand bei Inspektion oder TÜV passt nicht zu den Einträgen.
• Ungenaue Ziele: „Kundenbesuch“ oder nur „Berlin“ ohne Namen und Adresse reicht nicht.
• Nicht ganzjährig: Ein Fahrtenbuch gilt nur, wenn es das ganze Jahr lückenlos geführt wurde.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist erlaubt, per App, Software oder GPS-Stecker. Es muss dieselben Angaben enthalten wie die Papierversion. Entscheidend ist, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden. Das entspricht den Grundsätzen der GoBD.

GPS-Lösungen zeichnen Datum, Strecke und Kilometer automatisch auf. Zweck und Kunde musst du trotzdem zeitnah ergänzen, am besten noch am selben Tag und nicht erst Wochen später. Eine Excel-Tabelle ist kein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch, weil sich alles spurlos überschreiben lässt.

In Bürofy legst du deinen Firmenwagen unter Fahrzeuge an und wählst 1-%-Regel (auch für E-Auto und Hybrid) oder Fahrtenbuch. Im Fahrtenbuch erfasst du Fahrten mit Kilometerständen, Ziel, Zweck und Kunde. Bürofy weist auf Lücken und Überschneidungen bei den Kilometerständen hin, berechnet den Privatanteil und bucht ihn zum Jahresende.

Für Fahrten mit dem Privatwagen zu Kunden gilt übrigens etwas anderes: Hier setzt du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe an. Ein Fahrtenbuch ist dafür nicht vorgeschrieben, die Fahrten sollten aber nachvollziehbar notiert sein.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.