Privatentnahme und Privateinlage im Einzelunternehmen einfach erklärt

Ein Geschäftsführer einer GmbH bekommt ein Gehalt, das für die GmbH eine Betriebsausgabe ist. Als Einzelunternehmer bildest du mit deinem Betrieb steuerlich dagegen eine Person. Du kannst mit dir selbst keinen Arbeitsvertrag schließen. Ein Gehalt an sich selbst wäre steuerlich nichts anderes als eine Privatentnahme.

Dein Einkommen ist der Gewinn des Betriebs. Er wird in der Einkommensteuererklärung versteuert, egal ob du das Geld entnommen haben oder es auf dem Geschäftskonto liegt. Eine Grafikdesignerin mit 48.000 € Gewinn versteuert also 48.000 €, auch wenn sie nur 30.000 € davon privat überwiesen hat.

Den Begriff kalkulatorischer Unternehmerlohn gibt es trotzdem. Er spielt aber nur bei der Preiskalkulation eine Rolle: Du rechnest in deinen Stundensatz ein, was du selbst zum Leben und für Rücklagen brauchen. Mehr dazu im Ratgeber Stundenverrechnungssatz. In der Buchhaltung taucht dieser Lohn nicht auf.

Das Gesetz definiert Entnahmen in § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG. Gemeint sind alle Wirtschaftsgüter, die du für dich, deine Familie oder andere betriebsfremde Zwecke aus dem Betrieb nehmen. Man unterscheidet drei Arten:

Geldentnahmen sind steuerlich unproblematisch. Bei Sach- und Nutzungsentnahmen hast du die Kosten aber vorher als Betriebsausgabe abgesetzt. Deshalb musst du den privaten Anteil wieder als Einnahme ansetzen. Sonst hättest du private Dinge auf Kosten des Finanzamts gekauft.

Beispiel Sachentnahme: Ein Fliesenleger nimmt übrig gebliebene Fliesen für das eigene Gäste-WC mit. Er hat sie für 300 € netto eingekauft, der Wiederbeschaffungspreis liegt inzwischen bei 320 € netto. Angesetzt werden 320 € als Entnahmewert, dazu 19 % Umsatzsteuer, also 60,80 €. Sein Gewinn steigt um 320 €, an das Finanzamt führt er 60,80 € Umsatzsteuer ab.

Der wichtigste Fall in der Praxis ist der Firmenwagen. Wie du den Privatanteil nach 1-%-Regel oder per Fahrtenbuch ermitteln, erklärt der Ratgeber Fahrtenbuch.

Eine Privateinlage liegt vor, wenn du privates Vermögen in den Betrieb einbringst. Auch Einlagen ändern den Gewinn nicht. Typische Fälle:

• Du überweist zum Start 5.000 € vom Sparbuch auf das Geschäftskonto.
• Du zahlst eine Materialrechnung mit deiner privaten Kreditkarte.
• Du legst privates Bargeld in die Geschäftskasse, weil das Wechselgeld knapp ist.
• Du bringst deinen privaten Laptop oder dein privates Auto in den Betrieb ein.

Bei privat bezahlten Betriebsausgaben buchst du die Ausgabe ganz normal als Betriebsausgabe und gleichzeitig eine Einlage. Bringst du einen Gegenstand ein, wird er grundsätzlich mit dem Teilwert angesetzt und danach abgeschrieben. Mehr dazu im Ratgeber Abschreibung und GWG.

Wie du Entnahmen erfasst, hängt von deiner Gewinnermittlung ab. In beiden Fällen gilt: Geldentnahmen sind gewinnneutral, Sach- und Nutzungsentnahmen erhöhen den Gewinn.

Bei der EÜR gibt es kein Eigenkapitalkonto. Trotzdem solltest du Entnahmen und Einlagen sauber aufzeichnen. Das Finanzamt fragt sie in der Anlage EÜR ab, wenn du Schuldzinsen von mehr als 2.050 € geltend machen. Wie die EÜR insgesamt funktioniert, steht im Ratgeber EÜR erstellen.

Beispiel: ein Monat bei einem IT-Freelancer

Auffällig ist die Einkommensteuer: Sie ist eine private Steuer und deshalb immer eine Privatentnahme, auch wenn du sie vom Geschäftskonto zahlst. Gleiches gilt für private Krankenversicherung, Altersvorsorge und Spenden.

Getrennte Konten machen alles einfacher

Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen. Dann ist jede Überweisung aufs Privatkonto eine Entnahme und jede private Zahlung aufs Geschäftskonto eine Einlage. Läuft alles über ein Konto, musst du jede private Buchung einzeln kennzeichnen. Das kostet Zeit und führt leicht zu Fehlern.

In Bürofy ordnest du einen Bankumsatz oder einen Kassenbuch-Eintrag mit einem Klick als Privatentnahme oder Privateinlage zu. In der EÜR-Auswertung erscheinen diese Vorgänge getrennt als neutrale Vorgänge ohne Gewinnauswirkung. Den Kfz-Privatanteil bucht Bürofy zum Jahresende automatisch.

Eine Geldentnahme wird nicht versteuert. Versteuert wird der Gewinn, ganz unabhängig davon, wie viel du entnimmst. Eine Grenze gibt es aber, wenn du Kredite im Betrieb haben.

Entnimmst du mehr, als Gewinn und Einlagen hergeben, entsteht eine Überentnahme. Nach § 4 Abs. 4a EStG sind dann Schuldzinsen teilweise nicht abziehbar. Pauschal werden 6 % der Überentnahmen als nicht abziehbar angesetzt. Schuldzinsen bis 2.050 € im Jahr bleiben immer abziehbar, ebenso Zinsen für Darlehen, mit denen du Anlagegüter finanzierst.

Beispiel: Ein Hausmeisterservice macht 40.000 € Gewinn. Der Inhaber entnimmt im Jahr 46.000 € und legt nichts ein. Die Überentnahme beträgt 6.000 €. Davon sind 6 %, also 360 €, nicht abziehbar, soweit die Schuldzinsen für Betriebsmittelkredite über 2.050 € liegen. Für einen kleinen Kontokorrentkredit spielt die Regel deshalb meist keine Rolle.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.