Kostenvoranschlag: Muster, Pflichtangaben und was bei Überschreitung gilt

Ein Kostenvoranschlag, im Gesetz „Kostenanschlag“ genannt, ist eine Berechnung der voraussichtlichen Kosten für eine Arbeit. Du erstellst ihn auf Basis deiner Erfahrung, einer Besichtigung oder eines ersten Aufmaßes. Der Kunde weiß danach, mit welcher Größenordnung er rechnen muss.

Typisch ist der Kostenvoranschlag überall dort, wo der Aufwand erst während der Arbeit sichtbar wird. Beispiele sind die Reparatur einer Heizung, die Sanierung eines Altbaubads oder die Erneuerung einer alten Elektroinstallation. Auch Dienstleister nutzen ihn, etwa eine Webdesignerin, die den Umfang eines neuen Internetauftritts noch nicht genau kennt.

Wichtig ist auch, was der Kostenvoranschlag nicht ist: Er ist kein Vertrag. Der Auftrag kommt erst zustande, wenn der Kunde dich auf dieser Grundlage beauftragt. Bis dahin kann er deinen Kostenvoranschlag mit anderen vergleichen oder ganz absagen. Für dich heißt das: Kalkuliere so sorgfältig wie bei einem Angebot, aber benenne offen, wo die Unsicherheiten liegen. Je ehrlicher die Schätzung, desto geringer das Risiko einer späteren Überschreitung.

Rechtlich spielt der Kostenvoranschlag vor allem im Werkvertrag eine Rolle. Die wichtigsten Regeln stehen in § 632 Abs. 3 BGB (Vergütung) und § 649 BGB (Überschreitung). Beide Vorschriften sind kurz, haben in der Praxis aber große Wirkung.

Der wichtigste Unterschied liegt in der Bindung an den Preis. Ein Angebot ist ein verbindlicher Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Nimmt der Kunde an, gilt der genannte Preis. Mehrkosten trägst du grundsätzlich selbst. Mehr dazu liest du im Ratgeber Angebot schreiben.

Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung. Abgerechnet wird am Ende nach dem tatsächlichen Aufwand. Kleinere Abweichungen nach oben muss der Kunde hinnehmen. Bei einer wesentlichen Überschreitung greifen besondere Schutzregeln für den Kunden.

Der verbindliche Kostenvoranschlag

Du kannst die Richtigkeit deines Kostenvoranschlags auch ausdrücklich garantieren. § 649 Abs. 1 BGB spricht davon, dass der Unternehmer „die Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags übernommen“ hat. Dann ist die Schätzung praktisch ein Festpreis. Überschreitungen gehen zu deinen Lasten. Ein „verbindlicher Kostenvoranschlag“ ist also in Wahrheit ein Angebot. Nutze diesen Begriff nur, wenn du das wirklich so meinst.

Das Gesetz ist hier eindeutig: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten“ (§ 632 Abs. 3 BGB). Ohne besondere Vereinbarung erstellst du den Kostenvoranschlag also kostenlos, auch wenn du dafür anfährst, misst und rechnest.

Du darfst trotzdem Geld verlangen. Dafür musst du die Vergütung aber vor der Erstellung mit dem Kunden vereinbaren. Ein Hinweis im Kleingedruckten oder erst auf dem fertigen Kostenvoranschlag reicht dafür nach verbreiteter Auffassung nicht aus. Am sichersten ist eine kurze schriftliche Bestätigung, zum Beispiel per E-Mail.

• Pauschale nennen: „Für die Erstellung des Kostenvoranschlags berechnen wir pauschal 89 Euro inkl. USt.“
• Verrechnung anbieten: „Bei Auftragserteilung innerhalb von 30 Tagen verrechnen wir den Betrag mit der Schlussrechnung.“
• Zustimmung einholen: Lass dir die Vereinbarung per E-Mail oder Unterschrift bestätigen, bevor du mit der Arbeit beginnst.

Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Deshalb darf die Rechnung am Ende etwas höher ausfallen. Problematisch wird es erst bei einer wesentlichen Überschreitung. Für diesen Fall regelt § 649 BGB zwei Dinge: die Anzeigepflicht des Unternehmers und das Kündigungsrecht des Kunden.

Wie viel Überschreitung ist erlaubt?

Das Gesetz nennt keine feste Grenze. In Rechtsprechung und Fachliteratur werden häufig Werte von etwa 15 bis 20 Prozent genannt. Das ist aber nur eine Orientierung. Gerichte entscheiden im Einzelfall. Dabei kommt es zum Beispiel darauf an, wie unsicher die Schätzung von Anfang an war und ob du Risiken offen benannt hast.

Anzeigepflicht: den Kunden unverzüglich informieren

Ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, musst du dem Kunden „unverzüglich Anzeige“ machen (§ 649 Abs. 2 BGB). Unverzüglich heißt: ohne schuldhaftes Zögern, sobald du es erkennst. Arbeite nicht erst fertig und schick dann die höhere Rechnung. Informiere den Kunden, bevor die Mehrkosten entstehen, und dokumentiere das schriftlich.

Unterbleibt die Anzeige, kann der Kunde Schadensersatz verlangen. Im Ergebnis kann das bedeuten, dass du die Mehrkosten ganz oder teilweise nicht bezahlt bekommst. Entscheidend ist dann oft, was der Kunde getan hätte, wenn du ihn rechtzeitig gewarnt hättest.

Kündigungsrecht des Kunden

Nach deiner Anzeige kann der Kunde entscheiden. Er kann den Auftrag fortsetzen lassen oder den Vertrag wegen der Überschreitung kündigen. Kündigt er, steht dir nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu. Das ist ein der geleisteten Arbeit entsprechender Teil der Vergütung plus Ersatz der Auslagen, die in der Vergütung nicht enthalten sind. Einen entgangenen Gewinn für den Rest des Auftrags erhältst du nicht.

Im Beispiel entdeckt ein Elektrobetrieb nach dem Öffnen der Wände alte, nicht mehr zulässige Leitungen. Die Kosten steigen voraussichtlich um rund 23 Prozent. Der Betrieb unterbricht die Arbeit, ruft den Kunden an und bestätigt die neue Schätzung per E-Mail. Der Kunde kann jetzt frei entscheiden. Kündigt er, zahlt er die bisher erbrachten 1.650 Euro netto und die Auslagen, aber nicht den Rest.

Für einen Kostenvoranschlag gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie für Rechnungen. Ein fester Aufbau hat sich trotzdem bewährt. Er sorgt dafür, dass der Kunde alles versteht und du die Daten später ohne Nacharbeit in die Rechnung übernehmen kannst. Orientiere dich dabei an den Pflichtangaben einer Rechnung.

1. Briefkopf: Name oder Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail.
2. Empfänger: vollständiger Name und Anschrift des Kunden, bei Bedarf abweichender Ausführungsort.
3. Überschrift: deutlich „Kostenvoranschlag“, nicht „Angebot“.
4. Nummer und Datum: eindeutige Nummer, zum Beispiel KV-2026-018, und Ausstellungsdatum.
5. Grundlage: worauf die Schätzung beruht, etwa „Besichtigung vor Ort am 21.10.2026“.
6. Positionen: Leistung, geschätzte Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis, getrennt nach Material und Arbeitszeit.
7. Summen: Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Gegenüber Privatkunden solltest du den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer gut sichtbar nennen.
8. Annahmen und Risiken: was du vorausgesetzt hast und was den Preis verändern kann.
9. Hinweis zur Unverbindlichkeit: klarer Satz, dass es sich um eine Schätzung handelt.
10. Gültigkeit und Ausführungszeitraum: wie lange die Preise gelten und wann du die Arbeit ausführen kannst.
11. Abschluss: wie der Kunde den Auftrag erteilt, Gruß, Kontaktdaten und Fußzeile mit Steuernummer und Bankverbindung.

Ein Malerbetrieb schätzt zum Beispiel für ein Treppenhaus: 120 m² Wandfläche zu 14,50 Euro, 18 Stunden Spachtel- und Ausbesserungsarbeiten zu 58 Euro, Material pauschal 340 Euro. Das ergibt 3.124 Euro netto, also 3.717,56 Euro brutto. Dazu der Hinweis: „Der Umfang der Ausbesserungen kann erst nach dem Entfernen der alten Tapete genau beurteilt werden.“

Den kostenlosen Angebotsgenerator kannst du auch für einen Kostenvoranschlag nutzen. Ändere dafür die Überschrift und ergänze den Hinweis zur Unverbindlichkeit.

Klare Sätze verhindern Missverständnisse. Die folgenden Formulierungen kannst du an deinen Betrieb anpassen. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.

Hinweis zur Unverbindlichkeit

• „Bei diesem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine unverbindliche Schätzung auf Grundlage der Besichtigung vom 21.10.2026. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand.“
• „Die angegebenen Mengen sind geschätzt. Die Abrechnung erfolgt nach Aufmaß.“

Annahmen und Risiken benennen

• „Nicht enthalten sind Arbeiten an verdeckten Schäden, die erst beim Öffnen der Wände sichtbar werden.“
• „Wir gehen davon aus, dass die vorhandenen Leitungen weiterverwendet werden können.“
• „Materialpreise gelten bei Auftragserteilung bis 30.11.2026.“

Anzeige einer Überschreitung

„Sehr geehrte Frau Becker, bei den Arbeiten in Ihrem Bad haben wir unter den Fliesen einen Feuchteschaden festgestellt. Die Kosten werden unseren Kostenvoranschlag KV-2026-018 voraussichtlich um rund 1.100 Euro brutto übersteigen. Wir haben die Arbeiten unterbrochen. Bitte teilen Sie uns mit, ob wir fortfahren sollen.“

Für eine Webdesignerin könnte der Hinweis so lauten: „Die Schätzung umfasst zehn Unterseiten und zwei Korrekturschleifen. Weitere Seiten oder Änderungsrunden berechne ich nach Aufwand mit 75 Euro pro Stunde.“

• Lieber genau als knapp schätzen: Ein zu niedriger Kostenvoranschlag bringt vielleicht den Auftrag, führt aber später zu Streit über die Überschreitung.
• Spannen statt Einzelwert: Bei großer Unsicherheit hilft eine Spanne, etwa „voraussichtlich 2.800 bis 3.300 Euro netto“.
• Fotos und Notizen sichern: Dokumentiere den Zustand bei der Besichtigung. So belegst du später, warum Mehraufwand entstanden ist.
• Zwischenstände prüfen: Vergleiche bei größeren Aufträgen regelmäßig die angefallenen Stunden mit der Schätzung, zum Beispiel mit einem Stundenzettel.
• Schriftlich anzeigen: Bestätige jede telefonische Anzeige einer Überschreitung per E-Mail.
• Abschläge vereinbaren: Bei längeren Arbeiten sicherst du dich mit einer Abschlagsrechnung gegen Zahlungsausfälle ab.
• Nachfassen: Melde dich nach einigen Tagen beim Kunden. Viele Kostenvoranschläge bleiben sonst unbeantwortet.

In Bürofy kannst du einen Kostenvoranschlag mit eigener Nummer anlegen und nach der Zusage in einen Auftrag und später in die Rechnung übernehmen. So tippst du keine Positionen doppelt.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick, Stand: Oktober 2026. Bei größeren Bauvorhaben, Streit über eine Überschreitung oder eigenen Geschäftsbedingungen lohnt sich eine Beratung durch eine Anwältin, einen Anwalt oder deine Handwerkskammer.