Kassenbuch führen: Pflicht, Inhalt und typische Fehler

Im Kassenbuch erfasst du jede Bewegung in deiner Geschäftskasse. Dazu gehören Bareinnahmen von Kunden, Barzahlungen für Material, Geldeinlagen aus dem Privatvermögen und Einzahlungen auf das Bankkonto. Nach jedem Eintrag ergibt sich ein neuer Kassenbestand.

Das Kassenbuch ist damit das Gegenstück zum Kontoauszug. Für Bankbewegungen liefert die Bank den Nachweis. Für Bargeld musst du diesen Nachweis selbst führen. Genau deshalb prüft das Finanzamt die Kasse besonders genau: Bargeld hinterlässt keine Spuren, wenn niemand es aufschreibt.

Typische Fälle sind ein Elektriker, der beim Notdienst bar kassiert, ein Hausmeisterservice mit Barzahlungen von Privatkunden oder eine Grafikdesignerin, die ab und zu Druckkosten bar im Copyshop zahlt. Wer dagegen nur per Überweisung arbeitet, braucht in der Regel keine Kasse und damit auch kein Kassenbuch.

Ob du ein Kassenbuch führen musst, hängt von deiner Gewinnermittlung ab. Entscheidend ist, ob du bilanzierst oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Kassenbuch für Einzelunternehmer mit EÜR

Die meisten Einzelunternehmer ermitteln ihren Gewinn per EÜR. Für sie schreibt das Gesetz kein Kassenbuch in der klassischen Form vor. Trotzdem gelten Aufzeichnungspflichten: Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Dazu kommen die Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.

In der Praxis heißt das: Sobald du eine Geschäftskasse hast, solltest du ein Kassenbuch führen. Nur so kannst du bei einer Prüfung nachweisen, dass alle Bareinnahmen erfasst sind. Wie die EÜR insgesamt aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber EÜR erstellen.

Kassensturzfähigkeit

Eine ordnungsgemäße Kasse ist kassensturzfähig. Das bedeutet: Der Prüfer kann jederzeit unangemeldet das Bargeld zählen. Der gezählte Ist-Bestand muss mit dem Soll-Bestand aus deinen Aufzeichnungen übereinstimmen. Weicht er ab, ist die Kassenführung angreifbar.

Jeder Eintrag im Kassenbuch muss für sich nachvollziehbar sein. Die GoBD verlangen, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind. Für das Kassenbuch bedeutet das folgende Angaben:

• Datum des Geschäftsvorfalls.
• Fortlaufende Belegnummer, die auf dem Beleg wieder auftaucht.
• Buchungstext, der den Vorgang verständlich beschreibt.
• Einnahme oder Ausgabe als Betrag.
• Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbetrag, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.
• Laufender Kassenbestand nach jedem Eintrag.

Beispiel: Ein Malerbetrieb startet den Monat mit 250,00 € in der Kasse. In der ersten Woche passiert Folgendes:

Zu jedem Eintrag gehört ein Beleg. Bei Einnahmen ist das die Rechnungskopie oder eine Quittung. Bei Ausgaben der Kassenbon oder die Rechnung des Lieferanten. Für Einzahlungen auf die Bank und Privatentnahmen erstellst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.

Die Belege musst du aufbewahren. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von 8 Jahren, für das Kassenbuch selbst 10 Jahre. Details stehen im Ratgeber Belege aufbewahren.

Eine Kassenbuch-Vorlage in Excel ist schnell heruntergeladen. Das Problem: Excel erfüllt die Anforderungen der GoBD in der Regel nicht. Nach § 146 Abs. 4 AO dürfen Aufzeichnungen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. In einer Tabelle kannst du jede Zahl überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt.

Ein Betriebsprüfer kann ein Excel-Kassenbuch deshalb als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Dann darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen (§ 162 AO). Bei bargeldintensiven Betrieben fallen solche Hinzuschätzungen schnell vierstellig aus.

Wenn du dein Kassenbuch auf Papier führst, gilt: keine Bleistifteinträge, kein Tipp-Ex, keine leeren Zeilen. Einen Fehler streichst du so durch, dass er lesbar bleibt, und schreibst die Korrektur daneben. Mehr zu den Grundsätzen liest du im Ratgeber GoBD.

In Bürofy legst du eine Kasse als eigenes Konto an und erfasst Ein- und Auszahlungen direkt im Kassenbuch. Bürofy verhindert dabei, dass der Bestand negativ wird, und lässt erfasste Zeiträume festschreiben.

Viele kleine Betriebe arbeiten mit einer offenen Ladenkasse, also einer Geldkassette ohne Kassensystem. Das ist weiterhin erlaubt. Grundsätzlich gilt aber die Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Bareinnahme wird einzeln aufgezeichnet.

Eine Ausnahme gibt es nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO für Betriebe, die Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld verkaufen, etwa ein Kiosk oder ein Marktstand. Sie dürfen ihre Tageseinnahmen über einen Kassenbericht ermitteln: Endbestand zählen, Ausgaben und Bankeinzahlungen hinzurechnen, Anfangsbestand abziehen. Für Handwerker mit bekannten Kunden passt diese Ausnahme meist nicht.

Kassensicherungsverordnung und TSE

Die Kassensicherungsverordnung betrifft nur elektronische Aufzeichnungssysteme, also Registrierkassen und Kassensysteme. Diese müssen seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben (§ 146a AO). Außerdem gilt eine Belegausgabepflicht, und seit 2025 müssen elektronische Kassen dem Finanzamt über ELSTER gemeldet werden.

• Negativer Kassenbestand: Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten. Ein Minusbestand zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben falsch erfasst wurden. Das ist der häufigste Grund für Hinzuschätzungen.
• Einträge nachträglich gesammelt: Wer erst am Monatsende alle Bons einträgt, erfüllt die tägliche Aufzeichnung nicht.
• Fehlende Belege: Jeder Eintrag braucht einen Beleg oder Eigenbeleg.
• Privat und geschäftlich vermischt: Privat bezahlte Ausgaben gehören nicht als Kassenausgabe ins Kassenbuch, sondern als Einlage gebucht.
• Geldtransit vergessen: Bareinzahlungen auf die Bank müssen im Kassenbuch und auf dem Bankkonto auftauchen.
• Runde Beträge und gleichbleibende Bestände: Wirken unrealistisch und machen Prüfer misstrauisch.
• Kartenzahlungen in der Kasse: EC- und Kreditkartenzahlungen sind keine Bareinnahmen und gehören nicht ins Kassenbuch.

Ein Beispiel für den Minusbestand: Ein Fliesenleger kauft am Montag Fugenmasse für 80 € bar, trägt aber die Barzahlung eines Kunden über 400 € erst am Freitag ein. Rechnerisch ist die Kasse am Montag im Minus. Ein Prüfer schließt daraus, dass das Geld für den Einkauf aus unversteuerten Einnahmen stammen könnte. Trag deshalb jede Einnahme am selben Tag ein.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.