Rechnung schreiben: Anleitung in 8 Schritten mit Muster

Diese Reihenfolge entspricht dem Aufbau einer Rechnung von oben nach unten. Wer sie einmal sauber anlegt, kann sie für jede weitere Rechnung wiederverwenden.

1. Absender: dein Name oder Firmenname, vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
2. Empfänger: Name und vollständige Anschrift des Kunden, bei Firmen mit Rechtsform.
3. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: eine fortlaufende, nur einmal vergebene Nummer.
4. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: wann du geliefert oder gearbeitet hast.
5. Leistungsbeschreibung: Menge und Art jeder Position, so genau, dass klar ist, wofür bezahlt wird.
6. Beträge und Umsatzsteuer: Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
7. Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, Bankverbindung, gegebenenfalls Skonto.
8. Versand und Ablage: als PDF, E-Rechnung oder Papier verschicken und eine Kopie aufbewahren.

Die Schritte 1 bis 6 decken die gesetzlichen Pflichtangaben ab. Was jede Angabe genau bedeutet und welche Fehler die Vorsteuer kosten, erklärt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Hier geht es um den praktischen Ablauf.

Oben links steht das Anschriftfeld des Kunden, darüber in kleiner Schrift deine Absenderzeile. Deine vollständigen Angaben stehen im Briefkopf oder in der Fußzeile. Bei Einzelunternehmern gehört dein Vor- und Nachname dazu, auch wenn du unter einem Geschäftsnamen auftrittst. „Malerbetrieb Schmidt“ allein reicht nicht, richtig ist „Malerbetrieb Schmidt, Inhaber Jan Schmidt“.

Für die Steuer brauchst du entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viele Selbstständige nehmen die USt-IdNr., weil sie die private Steuernummer nicht auf jedem Beleg sehen wollen. Die USt-IdNr. beantragst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.

Beim Empfänger zählt die korrekte Firmierung. Schreib den Namen so, wie er im Handelsregister oder auf der Bestellung steht, also „Muster Bau GmbH“ und nicht „Firma Muster“. Bei Privatkunden reichen Name und Anschrift.

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einem nachvollziehbaren System folgen. Lücken sind erlaubt, wenn sie erklärbar sind, doppelte Nummern nicht. Bewährt haben sich Formate wie „2026-0147“ oder „RE-26-147“. Beispiele und Regeln findest du im Ratgeber Rechnungsnummer.

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem du die Arbeit abgeschlossen oder die Ware geliefert hast. Bei längeren Aufträgen gibst du einen Zeitraum an, zum Beispiel „Leistungszeitraum 02.–20.11.2026“. Fallen beide Daten auf denselben Tag, genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Das Gesetz verlangt „Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“ (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Allgemeine Begriffe wie „Arbeiten laut Absprache“ oder „Beratung“ reichen nicht. Das Finanzamt kann sonst den Vorsteuerabzug deines Kunden ablehnen.

Rechnest du nach Aufwand ab, leg den Stundenzettel bei oder verweise darauf. Bei Privatkunden im Haushalt weist du Arbeits- und Materialkosten getrennt aus. Nur dann kann der Kunde den Lohnanteil nach § 35a EStG absetzen, siehe Handwerkerleistungen absetzen.

Jede Position bekommt Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Darunter folgen die Summen: Nettobetrag, Umsatzsteuer je Steuersatz und der Gesamtbetrag. Hast du Positionen mit 19 % und 7 %, weist du beide Steuerbeträge getrennt aus.

Sonderfälle bei der Steuer

• Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, stattdessen ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Mehr in Kleinunternehmerregelung.
• Bauleistungen an Bauunternehmer: Netto-Rechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 13b UStG), siehe Reverse Charge bei Bauleistungen.
• Kunden im EU-Ausland: innergemeinschaftliche Leistung ohne deutsche Umsatzsteuer, mit USt-IdNr. beider Seiten.
• Rechnungen bis 250 € brutto: Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Es genügen Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe, aber es entscheidet, wann dein Geld kommt. Schreib ein Datum statt einer Frist: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30.11.2026“ ist eindeutiger als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.

Fehlt ein Zahlungsziel, gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein Satz wie „Bei Zahlung nach dem 30.11.2026 geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug“ schafft Klarheit. Ab dann darfst du Verzugszinsen verlangen.

Gib deine IBAN und den Verwendungszweck an, am besten die Rechnungsnummer. Ein GiroCode (QR-Code für Überweisungen) erspart dem Kunden das Abtippen. Willst du für schnelle Zahlung einen Nachlass gewähren, formuliere das Skonto mit Frist und Betrag.

Bis Ende 2026 darfst du Rechnungen an Geschäftskunden als PDF per E-Mail oder auf Papier schicken, wenn der Kunde einverstanden ist. Danach gilt der Stufenplan der E-Rechnung:

An Privatkunden darfst du weiter PDF oder Papier schicken, Kleinunternehmer sind ganz ausgenommen. Wie du eine E-Rechnung erzeugen, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung erstellen. Den Überblick über Fristen und Ausnahmen gibt E-Rechnung und E-Rechnungspflicht.

Eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG), und zwar in der Form, in der du sie verschickt hast. Bei E-Rechnungen ist das die XML-Datei.

Das folgende Beispiel zeigt eine Handwerkerrechnung an einen Geschäftskunden mit allen Pflichtangaben.

Willst du dieses Muster nicht abtippen, füll den kostenlosen Rechnungsgenerator aus. Er setzt Pflichtangaben und Summen automatisch und erzeugt wahlweise ein PDF oder eine ZUGFeRD-E-Rechnung.

• Leistungsdatum fehlt: Es ist Pflicht, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Dann reicht ein entsprechender Satz.
• Steuernummer vergessen: Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung unvollständig.
• Steuer falsch ausgewiesen: Wer zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie trotzdem (§ 14c UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer, die versehentlich Steuer ausweisen.
• Rechnung „korrigiert“ durch Überschreiben: Eine verschickte Rechnung änderst du nicht. Du stornierst sie oder berichtigst sie, siehe Rechnung stornieren.
• Zu spät geschrieben: Jede Woche Verzögerung verschiebt den Zahlungseingang. Schreib die Rechnung am Tag der Abnahme.

Bleibt die Zahlung aus, folgt zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach die Mahnung.

Für die ersten Rechnungen genügt eine Vorlage. Mit wachsender Zahl wird die Handarbeit fehleranfällig: Nummern doppelt vergeben, Summen falsch übernommen, offene Rechnungen vergessen. Ab 2028 kommt hinzu, dass Word und Excel keine E-Rechnung erzeugen können.

Bürofy verbindet Angebot, Rechnung, Mahnung und Buchhaltung und erzeugt E-Rechnungen in beiden Formaten. Für Kleinunternehmer gibt es ein eigenes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, für Betriebe mit Baustellen die Handwerkersoftware.