Stundenverrechnungssatz: Bestandteile, Kalkulation und Beispiele

Der Stundenverrechnungssatz ist der Nettopreis, den du für eine Stunde Arbeit in Rechnung stellst. Er ist nicht dasselbe wie dein Stundenlohn. In ihm stecken neben deinem eigenen Einkommen alle Kosten deines Betriebs: Fahrzeug, Werkzeug, Versicherungen, Büro, Steuerberatung und die vielen Stunden, die du arbeitest, ohne sie einem Kunden berechnen zu können.

Im Handwerk wird der Begriff meist für die Stunde eines Gesellen oder Meisters verwendet. Bei Freelancern und Dienstleistern spricht man eher vom Stundensatz. Gemeint ist dasselbe. Material und Fremdleistungen kommen in beiden Fällen getrennt hinzu, im Handwerk meist mit einem Materialaufschlag.

Den Stundenverrechnungssatz brauchst du überall: für Stundenlohnarbeiten, für die Kalkulation von Einheitspreisen im Angebot, für Nachtragsangebote und für die Frage, ob sich ein Auftrag überhaupt lohnt.

Der häufigste Fehler steckt im Nenner. Ein Jahr hat bei einer 40-Stunden-Woche rechnerisch 52 × 40 = 2.080 Stunden. Davon kannst du aber nur einen Teil einem Kunden berechnen. Zieh zuerst die Tage ab, an denen du gar nicht arbeitest, und dann die Zeit, die zwar Arbeit ist, aber nicht bezahlt wird.

Zur nicht verrechenbaren Zeit gehören Angebote schreiben, Rechnungen und Buchhaltung, Materialeinkauf, Fahrzeiten ohne Anfahrtspauschale, Werkstatt aufräumen, Fortbildung und Akquise. Bei Freelancern ist dieser Anteil oft noch höher, weil Kundengewinnung und Pausen zwischen Projekten dazukommen.

Im Zähler stehen alle Kosten, die im Jahr anfallen, ohne Material und Fremdleistungen, die du gesondert berechnest. Nimm deine letzte Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Grundlage. Als Gründer schätzt du die Werte und prüfst sie nach dem ersten Jahr.

Betriebskosten

• Fahrzeug: Leasing oder Abschreibung, Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Wartung.
• Räume: Miete für Werkstatt, Lager, Büro oder Coworking-Platz.
• Werkzeug, Maschinen und Hardware, inklusive Abschreibung und Ersatz.
• Betriebliche Versicherungen wie Betriebs- oder Berufshaftpflicht.
• Telefon, Internet, Software, Website, Werbung.
• Steuerberatung, Kammer- und Verbandsbeiträge, Bankgebühren.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Als Einzelunternehmer bekommst du kein Gehalt. Dein Lohn ist der Gewinn. Damit er reicht, setzt du einen kalkulatorischen Unternehmerlohn an. Orientier dich an dem, was eine vergleichbare angestellte Fachkraft kostet, nicht an ihrem Netto. Denn aus dem Unternehmerlohn musst du selbst bezahlen, was beim Angestellten der Arbeitgeber übernimmt oder vom Brutto abgezogen wird: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer und Rücklagen.

Zum Schluss kommt ein Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Er deckt Zahlungsausfälle, Gewährleistungsfälle und auftragsarme Monate ab und ermöglicht Investitionen. Üblich sind 5 bis 15 Prozent.

Die Formel lautet: (Betriebskosten + Unternehmerlohn) × (1 + Zuschlag Wagnis und Gewinn) ÷ produktive Stunden. Zwei Beispiele zeigen, wie das in der Praxis aussieht.

Beispiel 1: Stundensatz für einen Solo-Handwerker

Ein Malermeister arbeitet allein mit eigenem Transporter und einer kleinen Werkstatt. Er möchte einen Unternehmerlohn von 54.000 € im Jahr erzielen, also 4.500 € im Monat vor Steuern und Versicherungen.

Der Maler sollte also mindestens rund 67 € netto pro Stunde berechnen. Gegenüber Privatkunden kommen 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu, bei 67 € netto sind das 79,73 € brutto. Nutzt er die Kleinunternehmerregelung, entfällt die Umsatzsteuer, an seiner Kalkulation ändert das aber nichts.

Beispiel 2: Stundensatz für einen IT-Freelancer

Ein IT-Freelancer arbeitet von einem Coworking-Space aus. Seine Betriebskosten sind mit 13.000 € deutlich niedriger: Hardware und Software 3.000 €, Coworking 3.600 €, Berufshaftpflicht 900 €, Steuerberatung 1.800 €, Weiterbildung 1.500 €, Marketing und Plattformgebühren 1.200 €, Sonstiges 1.000 €. Er setzt einen Unternehmerlohn von 75.000 € an.

1. Selbstkosten: 13.000 € + 75.000 € = 88.000 €
2. Plus 10 % Wagnis und Gewinn: 88.000 € × 1,10 = 96.800 €
3. Geteilt durch 1.176 produktive Stunden: 96.800 € ÷ 1.176 = 82,31 €

Sein Stundensatz liegt bei rund 82 € netto. Wer als Freelancer häufig Tagessätze anbietet, multipliziert mit 8 und landet bei etwa 660 € pro Tag. Für eine Grafikdesignerin mit ähnlicher Kostenstruktur, aber niedrigerem Zieleinkommen, funktioniert die Rechnung genauso.

Viele fragen zuerst: Was nehmen die anderen? Ein Marktvergleich ist sinnvoll, ersetzt aber nie die eigene Rechnung. Die folgenden Spannen sind grobe Orientierungswerte aus Marktbeobachtungen und Umfragen. Sie schwanken stark nach Region, Gewerk, Spezialisierung und Kundengruppe.

• Altes Gehalt durch 160 teilen: Wer als Angestellter 3.500 € brutto verdient hat und 22 € pro Stunde ansetzt, vergisst Kosten, Versicherungen und unproduktive Zeit.
• Mit 2.080 Stunden rechnen: Ohne Urlaub, Krankheit und Büroarbeit wird der Stundensatz viel zu niedrig.
• Kranken- und Altersvorsorge vergessen: Diese Beiträge zahlen Selbstständige allein. Sie gehören in den Unternehmerlohn.
• Kein Gewinnzuschlag: Ohne Reserve bringt schon ein Zahlungsausfall die Kalkulation ins Wanken. Eine Mahnung bringt das Geld nicht immer zurück.
• Mitarbeiter falsch kalkulieren: Ein Geselle kostet deutlich mehr als sein Bruttolohn. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaub, Feiertage und Krankheit müssen auf seine produktiven Stunden umgelegt werden.
• Nie überprüfen: Kosten steigen jedes Jahr. Prüf den Satz mindestens jährlich mit den echten Zahlen.

In Bürofy hinterlegst du für jeden Mitarbeiter einen Stundensatz. Erfasste Zeiten eines Projekts übernimmst du unter „Stunden abrechnen“ direkt in eine Rechnung, der hinterlegte Satz wird dabei vorgeschlagen. Ohne Konto hilft der kostenlose Stundenzettel.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Die Zahlen sind Beispiele. Er ersetzt keine individuelle betriebswirtschaftliche oder steuerliche Beratung, etwa durch deine Steuerberatung oder die Betriebsberatung deiner Handwerkskammer.