Stundenzettel: Was hineingehört, wer ihn führen muss und wie lange du ihn aufbewahrst

Ein Stundenzettel, auch Stundennachweis oder Arbeitszeitnachweis genannt, ist eine Liste der gearbeiteten Zeiten. Je Tag steht darin, wann die Arbeit begann und endete, wie lange Pause war und was erledigt wurde. Ob du ihn auf Papier, in Excel oder in einer App führst, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass die Angaben vollständig, zeitnah und nachvollziehbar sind.

In der Praxis erfüllt ein Stundenzettel drei Aufgaben:

• Arbeitszeiterfassung: Arbeitgeber weisen nach, dass Höchstarbeitszeiten, Pausen und der Mindestlohn eingehalten wurden.
• Lohnabrechnung: Bei Stundenlohn, Überstunden oder Minijobs ist der Stundenzettel die Grundlage für den Lohn.
• Abrechnung beim Kunden: Handwerker rechnen Stundenlohnarbeiten ab, Freelancer ihre Projektstunden. Der Stundenzettel belegt, wofür du Geld verlangst.

Für Selbstständige ohne Angestellte gibt es keine gesetzliche Pflicht, die eigene Arbeitszeit zu notieren. Wer nach Aufwand abrechnet, braucht den Nachweis trotzdem. Ohne ihn fällt es schwer, eine Rechnung über 23,5 Stunden zu begründen, wenn der Kunde nachfragt.

Gesetzlich ist der Aufbau nicht vorgeschrieben. Aus den Aufzeichnungspflichten ergibt sich aber, welche Angaben nicht fehlen sollten. Die folgende Tabelle trennt die Pflichtangaben von den Angaben, die du für die Abrechnung brauchst.

Eine Monatssumme am Ende macht den Stundenzettel erst brauchbar. Du siehst sofort, ob Soll-Stunden erreicht sind, wie viele Überstunden angefallen sind und welche Stunden du auf die Rechnung setzen.

Ob du Arbeitszeiten aufschreiben musst, hängt davon ab, ob du Beschäftigte hast und in welcher Branche du arbeitest. Drei Rechtsgrundlagen sind wichtig.

1. Allgemeine Pflicht für Arbeitgeber (BAG 2022)

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Größe. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben. Ein ordentlich geführter Stundenzettel auf Papier genügt.

2. Minijobs und bestimmte Branchen (§ 17 MiLoG)

Strengere Regeln gelten nach § 17 Mindestlohngesetz für geringfügig Beschäftigte (Minijobber, außer in Privathaushalten) und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, Gaststätten und Hotels, Gebäudereinigung, Transport und Logistik, Forstwirtschaft, Messebau und das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Viele Handwerksbetriebe fallen damit unter diese Pflicht.

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen.
• Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag erfolgen.
• Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) vorzulegen.

3. Überstunden (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Schon seit Langem verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Auch diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Ein Stundenzettel zeigt auf einen Blick, ob das Arbeitszeitgesetz eingehalten wurde. Diese Grenzen gelten für Arbeitnehmer:

Ein Beispiel: Ein Geselle arbeitet von 7:00 bis 17:00 Uhr mit 30 Minuten Pause. Das sind 9,5 Stunden Arbeitszeit. Weil er über 9 Stunden kommt, wären 45 Minuten Pause nötig gewesen. Der kostenlose Stundenzettel weist auf solche Fälle hin, bevor du ihn ausdruckst.

Für Selbstständige gelten diese Grenzen nicht. Wer allein arbeitet, darf auch zwölf Stunden am Stück auf der Baustelle stehen. Sobald du aber Mitarbeitende einsetzt, bist du für deren Arbeitszeit verantwortlich.

1. Kopf ausfüllen: Name, Monat und, wenn nötig, Personalnummer oder Kunde.
2. Täglich eintragen: Beginn, Ende und Pause am selben Tag notieren, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
3. Tätigkeit dazuschreiben: Kurz, aber so, dass ein Fremder versteht, was gemacht wurde.
4. Auftrag zuordnen: Bei mehreren Baustellen oder Projekten die Stunden je Auftrag trennen.
5. Abwesenheiten kennzeichnen: Urlaub, Krankheit und Feiertage mit Kürzel (U, K, F) statt leerer Zeile.
6. Summe bilden: Stunden je Tag und Monatssumme, bei Bedarf Soll und Überstunden.
7. Unterschreiben lassen: Mitarbeiter und Vorgesetzter, bei Stundenlohnarbeiten zusätzlich der Kunde.

Auf der Baustelle heißt der Stundenzettel oft Stundenlohnzettel oder Regiebericht. Er wird wichtig, wenn Arbeiten nicht nach Einheitspreis, sondern nach Aufwand abgerechnet werden. Ist die VOB/B vereinbart, gelten dafür klare Regeln:

• Stundenlohnarbeiten werden nur bezahlt, wenn sie vor Beginn ausdrücklich vereinbart wurden (§ 2 Abs. 10 VOB/B).
• Du musst dem Auftraggeber den Beginn der Stundenlohnarbeiten vorher anzeigen (§ 15 Abs. 3 VOB/B).
• Die Stundenlohnzettel reichst du je nach Vereinbarung werktäglich oder wöchentlich ein.
• Der Auftraggeber muss bescheinigte Zettel innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurückgeben. Tut er das nicht, gelten sie als anerkannt.

Auch ohne VOB/B lohnt es sich, den Kunden die Stunden kurz gegenzeichnen zu lassen. Bei Privatkunden ist der Stundenzettel zugleich hilfreich für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG: Der Kunde kann nur den Lohnanteil absetzen, und den weist du mit den Stunden belegbar aus. Mehr dazu im Ratgeber Handwerkerleistungen absetzen. Für Bauvorhaben ergänzt das Bautagebuch den Stundenzettel um Wetter, Material und Behinderungen.

Freelancer in IT, Design, Text oder Beratung rechnen häufig nach Stunden oder Tagen ab. Viele Auftraggeber verlangen dafür einen Stundennachweis als Anlage zur Rechnung. Er sollte je Eintrag Datum, Dauer und eine kurze Beschreibung enthalten, etwa „Startseite: Entwurf mobile Ansicht, 3,5 h“.

Auf der Rechnung selbst genügt dann eine Sammelposition wie „Entwicklungsleistungen März 2026 laut Stundennachweis, 42,5 Stunden à 95 €“. Die Pflichtangabe „Menge und Art der Leistung“ nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG ist damit erfüllt, wenn der Nachweis beiliegt. Welchen Stundensatz du ansetzen solltest, zeigt der Stundensatz-Rechner.

Rechnest du Stunden ab, ohne sie zu dokumentieren, hast du bei Streit über den Umfang schlechte Karten. Ein laufend geführter Nachweis beugt dem vor und macht Nachfragen selten. Bürofy verbindet Zeiterfassung und Rechnung: Die erfassten Stunden landen per Klick als Position auf der Rechnung, siehe Software für Freelancer.

Die Frist hängt davon ab, wofür der Stundenzettel dient. Im Zweifel gilt die längste Frist.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Digital geführte Stundenzettel bewahrst du im Originalformat auf, also die Datei oder den Export aus dem Programm. Was für Belege allgemein gilt, steht im Ratgeber Belege aufbewahren.

Für den Einstieg reicht der kostenlose Stundenzettel: Monat wählen, Zeiten eintragen, als PDF drucken oder als Excel speichern. Wer mehrere Mitarbeitende oder Baustellen hat, spart mit einer Handwerkersoftware mit Zeiterfassung das Zusammentragen am Monatsende.