Nachtragsangebot: Zusatzleistungen richtig ankündigen, kalkulieren und abrechnen

Ein Nachtrag ist jede Vergütungsforderung, die über den ursprünglichen Vertrag hinausgeht. Grundlage ist immer der Vertrag: Was im Angebot, im Leistungsverzeichnis oder in der Auftragsbestätigung steht, ist mit dem vereinbarten Preis abgegolten. Alles, was der Kunde darüber hinaus will, ist eine Zusatzleistung oder eine geänderte Leistung.

Das Nachtragsangebot ist das Dokument, mit dem du diese Mehrleistung anbietest. Es nennt die neue Leistung, Menge, Preis und den Bezug zum Hauptauftrag. Nimmt der Kunde es an, entsteht eine Vertragsergänzung. Wie du ein normales Angebot aufbaust, erklärt der Ratgeber Angebot schreiben.

Typische Anlässe für einen Nachtrag

• Zusätzliche Leistung: Der Elektriker soll in der Küche drei weitere Steckdosen setzen, die nicht im Angebot standen.
• Geänderte Leistung: Statt Fliesen im Format 30 × 60 cm wünscht die Kundin Großformat 120 × 60 cm, das deutlich aufwendiger zu verlegen ist.
• Unvorhergesehene Umstände: Unter dem alten Bodenbelag zeigt sich ein Estrich, der erst ausgeglichen werden muss.
• Geänderte Bauzeit: Der Kunde verschiebt den Beginn, dein Gerüst steht vier Wochen länger.
• Außerhalb des Bauens: Auch eine Grafikdesignerin kennt das Prinzip. Wird aus dem Logo plötzlich ein ganzes Geschäftsausstattungs-Paket, ist das ein Nachtrag zum ursprünglichen Auftrag.

Keine Nachträge sind dagegen Mehrmengen bei einem Einheitspreisvertrag. Streicht der Maler statt geschätzter 180 m² tatsächlich 200 m², rechnet er die Menge einfach nach Aufmaß ab. Erst bei großen Abweichungen von mehr als 10 Prozent kann nach § 2 Abs. 3 VOB/B ein neuer Einheitspreis verlangt werden.

Ist die VOB/B wirksam vereinbart, regelt sie Nachträge ziemlich genau. Das ist vor allem bei gewerblichen Auftraggebern, Bauträgern und öffentlichen Auftraggebern der Fall. Zwei Paragrafen gehören zusammen: § 1 VOB/B sagt, was der Auftraggeber anordnen darf. § 2 VOB/B sagt, wie du dafür bezahlt wirst.

Ankündigung vor der Ausführung

Bei zusätzlichen Leistungen nach § 2 Abs. 6 VOB/B ist die Ankündigung der Knackpunkt. Du musst dem Auftraggeber sagen, dass du für die Leistung Geld verlangst, bevor du anfängst. Das muss noch kein fertiges Nachtragsangebot sein. Ein kurzer schriftlicher Hinweis reicht, zum Beispiel per E-Mail. Die Gerichte sehen die Ankündigung zwar nicht in jedem Fall als zwingende Voraussetzung an. Wer sie vergisst, hat aber im Streitfall sehr schlechte Karten.

Der neue Preis richtet sich nach den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung. In der Praxis heißt das: Du baust auf deiner ursprünglichen Kalkulation auf. Wer im Hauptangebot knapp kalkuliert hat, kann im Nachtrag nicht plötzlich mit Fantasiepreisen arbeiten.

Ohne VOB/B gilt das Werkvertragsrecht des BGB. Für Bauverträge im Sinne von § 650a BGB gibt es seit 2018 ein eigenes Anordnungsrecht. Ein Bauvertrag ist ein Vertrag über die Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks oder einer Außenanlage. Auch Instandhaltungsarbeiten zählen dazu, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich sind.

1. Änderungsbegehren: Der Besteller verlangt eine Änderung des vereinbarten Werkerfolgs oder eine Änderung, die zur Erreichung des Werkerfolgs notwendig ist.
2. Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung: Du musst ein Nachtragsangebot vorlegen. Bei einer Änderung des Werkerfolgs gilt das nur, wenn dir die Ausführung zumutbar ist.
3. Einigungsversuch: Beide Seiten sollen Einvernehmen über Änderung und Vergütung anstreben.
4. Anordnung: Kommt binnen 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens keine Einigung zustande, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen. Du musst sie dann grundsätzlich ausführen.

Die Vergütung für angeordnete Leistungen regelt § 650c BGB. Maßgeblich sind die tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn. Alternativ kannst du auf eine vereinbarungsgemäß hinterlegte Urkalkulation zurückgreifen. Solange über die Höhe gestritten wird, darfst du in Abschlagsrechnungen 80 Prozent der in deinem Nachtragsangebot genannten Mehrvergütung ansetzen.

Bei kleineren Werkverträgen, etwa einer Reparatur oder einem Wartungsauftrag, gibt es kein einseitiges Anordnungsrecht. Hier wird jede Änderung schlicht als neue Vereinbarung geschlossen. Das gilt auch für Freelancer: Will der Kunde eines IT-Freelancers zusätzliche Funktionen, braucht es eine Vertragsergänzung.

Ein Nachtrag sollte für den Kunden nachvollziehbar sein. Am besten leitest du die Preise aus deinem Hauptangebot ab. Gibt es dort schon eine passende Position, übernimmst du den Einheitspreis. Ist die Leistung ganz neu, kalkulierst du mit denselben Stundensätzen und Zuschlägen wie im Hauptauftrag. Wie du einen sauberen Stundensatz ermittelst, steht im Ratgeber Stundenverrechnungssatz.

Beispiel: Ein Fliesenleger hat ein Bad mit 30 × 60 cm Fliesen zu 68 € je m² angeboten. Die Kundin wünscht nachträglich Großformat 120 × 60 cm auf 14 m² Wandfläche. Dafür ist mehr Zeit nötig, zusätzlich muss der Untergrund gespachtelt werden.

Entfällt durch die Änderung Leistung, ziehst du das ab. Würde die Kundin zum Beispiel auf eine Bordüre verzichten, erscheint diese als Minderleistung mit negativem Betrag. Das macht den Nachtrag fair und glaubwürdig.

Diese Kosten werden oft vergessen

• Zusätzliche Anfahrten und Rüstzeiten, wenn der Nachtrag einen eigenen Termin braucht.
• Gerätevorhaltung, etwa Gerüst, Trocknungsgeräte oder Mietmaschinen über die geplante Bauzeit hinaus.
• Mehraufwand im Büro für Planung, Materialbestellung und Abstimmung.
• Verzögerungen bei anderen Positionen, die durch die Änderung entstehen.

Ein Nachtragsangebot ist formal ein normales Angebot. Damit es eindeutig dem Hauptauftrag zugeordnet werden kann, braucht es aber einige zusätzliche Angaben.

1. Überschrift: „Nachtragsangebot Nr. 1 zum Auftrag AB-2026-112“.
2. Bezug: Datum und Nummer des Hauptauftrags, Bauvorhaben und Ansprechpartner.
3. Anlass: Wer hat die Änderung wann verlangt, zum Beispiel „Ihr Änderungswunsch vom 14.10.2026 auf der Baustelle“.
4. Leistungsbeschreibung: so genau wie im Hauptangebot, mit eigenen Positionsnummern wie N1.1, N1.2.
5. Preise: Mengen, Einheitspreise, Mehr- und Minderleistungen, Netto, Umsatzsteuer, Brutto.
6. Auswirkung auf die Bauzeit: zum Beispiel „Die Fertigstellung verschiebt sich um zwei Arbeitstage.“
7. Hinweis zur Ausführung: „Wir beginnen mit der Ausführung nach Ihrer schriftlichen Beauftragung.“
8. Annahmefeld: Platz für Datum und Unterschrift oder die Bitte um Bestätigung per E-Mail.

Formulierung für die Ankündigung vor dem Nachtragsangebot: „Sehr geehrter Herr Wagner, die gewünschte Verlegung im Großformat ist im Auftrag nicht enthalten. Wir weisen darauf hin, dass dafür eine zusätzliche Vergütung anfällt. Ein Nachtragsangebot erhalten Sie bis Freitag. Bis zu Ihrer Freigabe führen wir die übrigen Arbeiten wie vereinbart aus.“

In Bürofy legst du ein Nachtragsangebot als eigenes Angebot an und ordnen es demselben Projekt zu wie den Hauptauftrag. Auf der Projektseite siehst du dann, was insgesamt angeboten, berechnet und bezahlt ist.

Bei Verbrauchern ist die VOB/B oft nicht wirksam vereinbart. Dann gilt das BGB, beim Umbau eines Hauses meist als Bauvertrag oder Verbraucherbauvertrag. Privatkunden rechnen außerdem selten mit Mehrkosten. Umso wichtiger ist Klarheit vor dem ersten Handgriff.

• Bruttopreise nennen: Gegenüber Verbrauchern sollte der Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer gut sichtbar sein.
• Schriftlich bestätigen lassen: Eine Zusage auf Zuruf an der Baustelle ist schwer zu beweisen. Eine kurze E-Mail oder eine Unterschrift auf dem Nachtragsangebot genügt.
• Widerrufsrecht prüfen: Wird ein Nachtrag außerhalb deiner Geschäftsräume vereinbart, etwa in der Wohnung des Kunden, kann ein Widerrufsrecht bestehen. Kläre mit deiner Kammer, welche Belehrung du verwendest.
• Kostenvoranschlag beachten: Hast du nur einen Kostenvoranschlag abgegeben, musst du eine wesentliche Überschreitung unverzüglich anzeigen.
• Lohnanteil ausweisen: Privatkunden können Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen. Weise den Arbeitsanteil auch im Nachtrag getrennt aus. Mehr dazu unter Handwerkerleistungen absetzen.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt weder den Blick in deinen Vertrag und die vereinbarte Fassung der VOB/B noch eine Rechtsberatung im Einzelfall.