Gutschrift: Unterschied zur Rechnungskorrektur und wie du richtig abrechnest

Normalerweise schreibt der Unternehmer, der eine Leistung erbringt, die Rechnung. Bei der Gutschrift ist es umgekehrt. Der Kunde, also der Leistungsempfänger, rechnet über die Leistung ab, die er erhalten hat. Man spricht auch vom Gutschriftverfahren oder englisch von Self-Billing.

Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Eine Rechnung kann danach auch vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde. Die Gutschrift gilt dann steuerlich als Rechnung des Leistenden. Er muss sie nicht zusätzlich selbst schreiben.

Das Verfahren ist sinnvoll, wenn der Kunde die Abrechnungsgrundlagen besser kennt als der Leistende. Typisch sind Fälle, in denen sich der Betrag erst aus Daten des Kunden ergibt.

Typische Beispiele für das Gutschriftverfahren

• Handelsvertreter: Das Unternehmen rechnet die Provision ab, weil es die Umsätze kennt.
• Subunternehmer am Bau: Der Generalunternehmer rechnet die Leistung eines Nachunternehmers nach eigenem Aufmaß ab.
• Schrott- und Altmetallankauf: Der Händler wiegt und rechnet ab, der Handwerksbetrieb liefert nur an.
• Lizenzen und Honorare: Ein Verlag rechnet die Honorare einer Illustratorin nach verkauften Exemplaren ab.
• Plattformen und Vermittler: Eine Agentur rechnet die Stunden eines IT-Freelancers aus ihrem Zeiterfassungssystem ab.

Der Leistende kann einer Gutschrift widersprechen. Dann verliert sie ihre Wirkung als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Prüfe jede Gutschrift, die du erhältst, deshalb wie eine eigene Rechnung.

Eine umsatzsteuerliche Gutschrift braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung. Die Rollen sind nur vertauscht: Aussteller ist der Kunde, die Steuernummer oder USt-IdNr. ist aber die des Leistenden. Hinzu kommt eine besondere Angabe: Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG muss das Wort „Gutschrift“ auf dem Dokument stehen.

Die Nummer vergibt der Aussteller der Gutschrift, also der Kunde. Sie stammt aus seinem eigenen Nummernkreis. Wie du Nummernkreise sinnvoll aufbaust, liest du im Ratgeber Rechnungsnummer.

Statt „Gutschrift“ ist auch die entsprechende Bezeichnung in einer anderen Amtssprache der EU zulässig, etwa „Self-billing“. Umschreibungen wie „Abrechnung“ oder „Provisionsabrechnung“ reichen dagegen nicht. Fehlt der Vermerk, ist die Gutschrift keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Aussteller riskiert dann seinen Vorsteuerabzug.

Im kaufmännischen Sprachgebrauch heißt „Gutschrift“ meist etwas ganz anderes. Ein Kunde reklamiert, du gewährst einen Preisnachlass und schickst ihm eine „Gutschrift“ über 150 €. Steuerlich ist das keine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur. Man spricht auch von einer kaufmännischen Gutschrift.

Beispiel: Ein Fliesenleger berechnet 4.760 € brutto für ein Bad. Wegen einer sichtbaren Fuge einigt er sich mit dem Kunden auf einen Nachlass von 238 € brutto. Er schreibt eine Rechnungskorrektur mit Bezug auf die Originalrechnung: minus 200,00 € netto, minus 38,00 € Umsatzsteuer. Seine Umsatzsteuer mindert sich im Monat der Vereinbarung um 38 €.

Wie du eine fehlerhafte Rechnung komplett aufhebst, erklärt der Ratgeber Rechnung stornieren. In Bürofy erstellst du zu einer bestehenden Rechnung eine Rechnungskorrektur. So vermeidest du die Verwechslung mit dem Gutschriftsverfahren. Die Korrektur verweist automatisch auf die Originalrechnung und läuft im Rechnungsnummernkreis mit.

Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, die er nicht oder nicht in dieser Höhe schuldet, muss sie trotzdem an das Finanzamt zahlen (§ 14c UStG). Bei Gutschriften kann das den Leistenden treffen, obwohl er das Dokument gar nicht geschrieben hat.

Wann Gutschriften gefährlich werden

• Kleinunternehmer erhält Gutschrift mit Umsatzsteuer: Rechnet ein Kunde die Leistung eines Kleinunternehmers mit 19 % ab, schuldet dieser die ausgewiesene Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG, wenn er nicht widerspricht.
• Zu hoher Steuersatz: Weist die Gutschrift 19 % statt 7 % aus, schuldet der Leistende den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG.
• Leistung wurde gar nicht erbracht: Eine Gutschrift über eine nicht ausgeführte Leistung mit Steuerausweis ist ebenfalls ein § 14c-Fall.
• Reverse Charge übersehen: Bei Bauleistungen unter Bauunternehmern schuldet der Empfänger die Steuer. Weist die Gutschrift trotzdem Umsatzsteuer aus, ist sie falsch. Mehr dazu unter Reverse Charge bei Bauleistungen.

Und wenn eine Rechnungskorrektur „Gutschrift“ heißt?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung (Abschnitt 14.3 Abs. 1 UStAE) löst die Bezeichnung „Gutschrift“ auf einer kaufmännischen Rechnungskorrektur allein keine Steuer nach § 14c UStG aus. Trotzdem raten Steuerberater zur sauberen Trennung. Wer Korrekturen „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ nennt, vermeidet Rückfragen beim Kunden und bei der Betriebsprüfung.

Eine umsatzsteuerliche Gutschrift, die du erhältst, buchst du wie eine eigene Ausgangsrechnung. Sie ist deine Einnahme und enthält deine Umsatzsteuer. Ein Handelsvertreter, der eine Provisionsgutschrift über 2.000 € netto plus 380 € Umsatzsteuer bekommt, meldet 380 € Umsatzsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung.

Eine Rechnungskorrektur mindert dagegen eine frühere Einnahme. Gebucht wird sie im Zeitraum, in dem die Minderung vereinbart wurde, nicht rückwirkend im Monat der Originalrechnung. Das folgt aus § 17 Abs. 1 Satz 7 UStG.

1. Gutschrift oder Korrektur auf Vollständigkeit prüfen.
2. Bezug zur Originalrechnung oder zum Vertrag festhalten.
3. Im richtigen Voranmeldungszeitraum buchen.
4. Original und Korrektur gemeinsam aufbewahren, in der Regel acht Jahre.

Wie lange du welche Belege aufheben musst, steht im Ratgeber Belege aufbewahren.

• Gutschrift ohne Vereinbarung: Ohne vorherige Absprache ist eine Gutschrift keine Rechnung.
• Vermerk „Gutschrift“ fehlt: Dann ist das Dokument keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Vorsteuerabzug ist gefährdet.
• Falsche Steuernummer: Auf die Gutschrift gehört die Steuernummer des Leistenden, nicht die des Ausstellers.
• Korrektur als „Gutschrift“ bezeichnet: Steuerlich meist unschädlich, aber missverständlich. Besser „Rechnungskorrektur“.
• Kein Bezug zur Originalrechnung: Eine Rechnungskorrektur ohne Nummer und Datum der Originalrechnung ist kaum nachvollziehbar.
• Gutschrift ungeprüft abgeheftet: Fehler gehen zu deinen Lasten, wenn du nicht widersprichst.

Alle übrigen Pflichtangaben für Rechnungen und Gutschriften findest du im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.