Rechnung stornieren: Stornorechnung, Korrektur und neue Rechnung richtig erstellen

Sobald eine Rechnung den Betrieb verlassen hat, ist sie ein Buchungsbeleg. Die GoBD verlangen, dass Buchungen und Belege unveränderbar sind. Jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben. Wer die Rechnung in Word überschreibt oder im Programm löscht, verstößt dagegen.

Dazu kommt das Umsatzsteuerrecht. Mit der Rechnung hast du Umsatzsteuer ausgewiesen. Dein Kunde kann daraus womöglich schon Vorsteuer gezogen haben. Diese Steuer verschwindet nicht, nur weil du die Datei löschst. Sie verschwindet erst, wenn du die Rechnung förmlich aufhebst oder berichtigst.

Die Lösung ist immer gleich: Die falsche Rechnung bleibt bestehen. Ein zweites Dokument hebt sie ganz oder teilweise auf. Beide Belege bewahrst du zusammen auf, in der Regel acht Jahre. Details im Ratgeber Belege aufbewahren.

Eine Stornorechnung ist das Spiegelbild der Originalrechnung. Sie enthält dieselben Positionen, aber mit negativen Beträgen. Damit wird der ursprüngliche Umsatz und die ausgewiesene Steuer vollständig aufgehoben.

Diese Angaben gehören auf die Stornorechnung

• Bezeichnung als Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.
• Eigene, fortlaufende Nummer aus deinem Rechnungskreis.
• Ausstellungsdatum der Stornorechnung.
• Nummer und Datum der stornierten Originalrechnung.
• Name und Anschrift von dir und dem Kunden wie auf der Originalrechnung.
• Alle Positionen mit negativem Nettobetrag, Steuersatz und negativem Steuerbetrag.
• Kurzer Grund, zum Beispiel „falscher Rechnungsempfänger“.

Storno Rechnung Muster

Ein passender Einleitungssatz lautet: „Hiermit stornieren wir unsere Rechnung Nr. RE-2026-0204 vom 14.10.2026 vollständig. Grund: Die Rechnung wurde an den falschen Empfänger adressiert. Eine korrigierte Rechnung erhalten Sie gesondert.“

In Bürofy stornierst du eine abgeschlossene Rechnung mit einem Klick. Die Stornorechnung übernimmt alle Positionen der Originalrechnung, verweist auf deren Nummer und läuft im Rechnungsnummernkreis. Abgeschlossene Rechnungen selbst bleiben unverändert.

Nicht jeder Fehler erfordert ein vollständiges Storno. Das Umsatzsteuerrecht kennt drei Wege. Welcher passt, hängt davon ab, was falsch ist.

Die Berichtigung ist der schlankste Weg. Nach § 31 Abs. 5 UStDV können fehlende oder unzutreffende Angaben durch ein Dokument ergänzt werden, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung verweist. Typisch ist ein vergessenes Leistungsdatum oder eine fehlende Steuernummer. Das Berichtigungsdokument muss die Pflichtangaben des Paragrafen 14 UStG erfüllen, soweit sie betroffen sind.

Für eine Teilminderung nach einer Reklamation reicht eine Rechnungskorrektur über den Differenzbetrag. Im Alltag heißt sie oft „Gutschrift“. Was steuerlich hinter diesem Begriff steckt, erklärt der Ratgeber Gutschrift.

Falscher Betrag

Ein Elektriker berechnet 18 Stunden statt der tatsächlich geleisteten 15. Hat der Kunde noch nicht gezahlt, stornierst du die Rechnung und stellst eine neue aus. Alternativ schreibst du eine Rechnungskorrektur über drei Stunden. Hat der Kunde schon gezahlt, erstattest du die Differenz.

Falscher Kunde oder falsche Anschrift

Ist nur ein Tippfehler in der Straße oder im Firmennamen, genügt eine Berichtigung. Ging die Rechnung aber an die falsche Person, etwa an den Mieter statt an die Hausverwaltung, stornierst du sie vollständig. Dann stellst du eine neue Rechnung an den richtigen Empfänger aus.

Falscher Steuersatz

Hier ist Vorsicht geboten. Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, etwa 19 % statt 7 %, schuldest du den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Die Korrektur wirkt erst, wenn du die Rechnung berichtigt und den zu viel berechneten Steuerbetrag an den Kunden zurückgezahlt hast.

Hast du zu wenig ausgewiesen, etwa 7 % statt 19 %, schuldest du trotzdem die richtige Steuer. Sie wird aus dem Rechnungsbetrag herausgerechnet. Ohne Korrektur zahlst du die Differenz aus eigener Tasche. Korrigiere die Rechnung deshalb schnell und bitte den Kunden um Zahlung der Differenz.

Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung

Weist ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, schuldet er sie nach § 14c Abs. 2 UStG. Er kann die Rechnung berichtigen, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Wie Rechnungen ohne Umsatzsteuer korrekt aussehen, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Die Stornorechnung mindert deine Umsatzsteuer in dem Voranmeldungszeitraum, in dem du sie ausstellst. Die Originalrechnung wird nicht rückwirkend korrigiert. Ein Rechenbeispiel:

1. September 2026: Rechnung über 2.000,00 € netto plus 380,00 € Umsatzsteuer. Du meldest 380,00 € in der Voranmeldung.
2. Oktober 2026: Storno über −2.000,00 € netto und −380,00 € Umsatzsteuer.
3. Oktober 2026: Neue Rechnung über 1.800,00 € netto plus 342,00 € Umsatzsteuer.
4. Ergebnis Oktober: −380,00 € + 342,00 € = −38,00 € Umsatzsteuer.

Über beide Monate gerechnet zahlst du also 342 € Umsatzsteuer, genau den richtigen Betrag. Wie die Voranmeldung abläuft, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuervoranmeldung.

Bei einer Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV ist es anders. Enthielt die ursprüngliche Rechnung bereits die Mindestangaben, wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt der Originalrechnung zurück. Dein Kunde behält dann seinen Vorsteuerabzug aus dem ursprünglichen Monat.

• Rechnung gelöscht oder überschrieben: Verstoß gegen die GoBD, die Nummernfolge wird lückenhaft.
• Neue Rechnung mit alter Nummer: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.
• Storno ohne Bezug: Ohne Nummer und Datum der Originalrechnung ist das Storno nicht zuzuordnen.
• Storno ohne Steuerausweis: Wird nur der Bruttobetrag negativ gestellt, bleibt die ausgewiesene Steuer formal bestehen.
• Kunden nicht informiert: Bucht der Kunde beide Rechnungen, zahlt er womöglich doppelt.
• Zu hohe Steuer nicht zurückgezahlt: Die Berichtigung nach § 14c Abs. 1 UStG greift erst nach Rückzahlung an den Kunden.

Damit Fehler gar nicht erst entstehen, prüfst du vor dem Versand am besten die Pflichtangaben. Für einzelne Rechnungen hilft auch unser kostenloser Rechnungsgenerator. Eine Übersicht findest du im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.