Rechnungsnummer: Regeln, Formate und Beispiele für die richtige Vergabe

Die Pflicht steht in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG. Dort heißt es sinngemäß: Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird. Mehr steht dazu nicht im Gesetz.

Die Finanzverwaltung legt das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 UStAE) großzügig aus. Wichtig ist allein die Einmaligkeit. Keine Nummer darf doppelt vorkommen. Wie die Nummer aussieht, wie lang sie ist und ob Buchstaben darin stehen, bleibt dir überlassen.

Der Zweck ist einfach: Das Finanzamt und dein Kunde sollen jede Rechnung eindeutig zuordnen können. Wer Vorsteuer aus einer Rechnung zieht, muss belegen können, dass er sie nur einmal abzieht. Eine doppelte Nummer weckt genau hier Zweifel.

Für welche Belege brauchst du eine Rechnungsnummer?

• Normale Rechnungen an Unternehmen und Privatkunden.
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, mehr dazu im Ratgeber Abschlagsrechnung.
• Schlussrechnungen, auch wenn sie frühere Abschläge verrechnen.
• Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen, siehe Rechnung stornieren.
• Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn, also wenn dein Kunde für dich abrechnet. Details im Ratgeber Gutschrift.

Keine Nummer brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und reine Quittungen. Eine Nummer schadet dort aber nicht. Sie erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung. Alle übrigen Pflichtangaben findest du im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Weil das Format frei ist, solltest du es nach praktischen Gesichtspunkten wählen. Eine gute Rechnungsnummer ist kurz, eindeutig und verrät auf einen Blick etwas über die Rechnung, etwa das Jahr. Die folgenden Muster sind alle zulässig.

Für die meisten Handwerksbetriebe, Freelancer und Dienstleister ist Jahr plus laufende Zahl die beste Wahl. Ein Elektriker mit rund 400 Rechnungen im Jahr nutzt etwa 2026-001 bis 2026-400. Eine Grafikdesignerin mit 60 Rechnungen kommt mit 2026-01 bis 2026-60 aus. Plan die Stellenzahl großzügig. Eine führende Null wie in 2026-0042 sorgt dafür, dass die Nummern in Listen richtig sortiert werden.

Muss die erste Rechnungsnummer 1 sein?

Nein. Du darfst mit jeder beliebigen Zahl beginnen, zum Beispiel mit 1000 oder 2026-100. Viele Gründer möchten nicht, dass ihr erster Kunde die Rechnung Nr. 1 erhält. Das ist zulässig. Wichtig ist nur, dass es danach geordnet weitergeht und keine Nummer doppelt vergeben wird.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer bedeutet nicht, dass du über Jahrzehnte hochzählen musst. Du darfst zum Jahreswechsel neu beginnen. Die Nummer bleibt eindeutig, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist. Aus 2026-0412 wird dann am 1. Januar 2027-0001.

Ohne Jahreszahl ist ein Neustart dagegen problematisch. Gibt es 2026 eine Rechnung Nr. 15 und 2027 wieder eine Rechnung Nr. 15, ist die Nummer nicht mehr einmalig. Zähl in diesem Fall einfach weiter.

Mehrere Nummernkreise nebeneinander

Du darfst auch mehrere Nummernkreise gleichzeitig führen. Das ist nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE ausdrücklich erlaubt, etwa für verschiedene Standorte, Geschäftsbereiche oder Zeiträume. Jeder Kreis braucht dann ein eigenes Erkennungszeichen, damit sich keine Nummern überschneiden.

• Ein Malerbetrieb mit Werkstattverkauf: M-2026-0001 für Malerarbeiten, V-2026-0001 für den Verkauf von Farben.
• Ein Hausmeisterservice mit zwei Niederlassungen: B-2026-001 für Berlin, P-2026-001 für Potsdam.
• Ein IT-Freelancer, der Wartungsverträge monatlich abrechnet: W-2026-10-01 für Wartung, P-2026-031 für Projekte.

Mehr Nummernkreise bedeuten aber auch mehr Verwaltung. Für einen kleinen Betrieb reicht meist ein einziger Kreis für alle Rechnungen. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bekommen sinnvollerweise eigene Kreise, etwa AN-2026-0001 für Angebote. Diese Belege sind keine Rechnungen und gehören nicht in den Rechnungskreis.

In Bürofy legst du die Nummernkreise in den Einstellungen fest, mit Platzhaltern für Jahr, Monat und laufende Nummer. Der Rechnungskreis kann jährlich neu starten. Rechnungskorrekturen und Stornos laufen im selben Kreis wie die Rechnungen, sodass keine Nummer doppelt entsteht.

Viele Selbstständige glauben, Rechnungsnummern müssten lückenlos sein. Das stimmt umsatzsteuerlich nicht. Der Anwendungserlass stellt klar, dass eine lückenlose Abfolge nicht verlangt wird. Fehlt Nummer 2026-0057, ist die Rechnung 2026-0058 trotzdem ordnungsgemäß.

Trotzdem solltest du Lücken vermeiden. Bei einer Betriebsprüfung fallen sie auf. Der Prüfer kann fragen, ob zu der fehlenden Nummer eine Rechnung existierte, deren Einnahme nicht verbucht wurde. Kannst du die Lücke nicht erklären, drohen Zweifel an der Vollständigkeit deiner Buchführung und im schlimmsten Fall eine Hinzuschätzung.

Typische Ursachen und wie du damit umgehst

Seit 2025 regelt § 34a UStDV, was auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen muss. Genannt sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine Rechnungsnummer ist in der Vorschrift nicht ausdrücklich aufgeführt.

Verzichten solltest du darauf trotzdem nicht. Auch als Kleinunternehmer musst du deine Einnahmen vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen. Eine fortlaufende Nummer ist dafür das einfachste Mittel. Viele Geschäftskunden erwarten sie außerdem für ihre eigene Buchhaltung. Und wenn du die Umsatzgrenzen von 25.000 € im Vorjahr oder 100.000 € im laufenden Jahr überschreitest, brauchst du die Nummer ohnehin. Alles zur Regelung liest du im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto ist die Nummer ebenfalls keine Pflicht. Ein Fliesenleger, der einem Privatkunden für 85 € ein paar Fliesen nachliefert, darf eine vereinfachte Rechnung ohne Nummer ausstellen. Praktischer ist es, auch solche Belege im normalen Kreis zu nummerieren.

• Doppelte Nummern: Das passiert schnell, wenn mehrere Personen Rechnungen in Word oder Excel schreiben. Eine Rechnungssoftware vergibt die Nummer automatisch. Für einzelne Rechnungen eignet sich auch unser kostenloser Rechnungsgenerator.
• Neustart ohne Jahreszahl: Beginnt die Zählung jedes Jahr bei 1, muss das Jahr in der Nummer stehen.
• Rechnungsnummer = Datum: Eine Nummer wie 28102026 ist nur eindeutig, solange du höchstens eine Rechnung pro Tag schreibst.
• Fehlerhafte Rechnung überschrieben: Wer eine verschickte Rechnung ändert und unter derselben Nummer neu schickt, verstößt gegen die GoBD.
• Angebote im Rechnungskreis: Angebote und Kostenvoranschläge sind keine Rechnungen und erzeugen sonst Lücken.
• Keine Nummer auf der Abschlagsrechnung: Auch Abschläge sind Rechnungen und brauchen eine eigene Nummer.

Hast du eine Nummer versehentlich doppelt vergeben, storniere die jüngere der beiden Rechnungen und stell sie mit einer neuen Nummer erneut aus. Informiere den Kunden kurz, damit er die richtige Rechnung bucht.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026). Er ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.